Beantragung und Verwaltung von Dienstreiseaufträgen

Imen Habouria Aktualisiert von Imen Habouria

Der Dienstreiseauftrag ist ein Dokument, das gemeinsam vom Arbeitnehmer und seinem Vorgesetzten erstellt wird und die Aufgaben und Aktivitäten beschreibt, die dem Arbeitnehmer in einer Arbeitssituation in einer bestimmten Struktur und an einem bestimmten Ort obliegen. Ihre Mitarbeiter müssen häufig Aufträge außerhalb ihres normalen Arbeitsbereichs ausführen. Expensya bietet Ihnen eine einfache und innovative Alternative, um Ihre Dienstreiseaufträge ohne Druck zu verwalten. 

„Dienstreiseaufträge“ ist ein Modul, das in Expensya ab dem Gold-Paket verfügbar ist. Diese Funktion kann von unserem System aus intern und auf Anfrage des Kontoadministrators aktiviert werden. 

Wie man einen Dienstreiseauftrag erstellt 

Sobald das Modul auf unserer Seite aktiviert ist, wird eine neue Registerkarte im Benutzerkonto angezeigt, die Registerkarte „Anträge“, befolgen Sie dafür die nachstehenden Schritte: 

 

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte „Anträge“ 
  2. Klicken Sie auf die Option „Dienstreiseauftrag“ 

  1. Füllen Sie die verschiedenen Felder des Formulars für den Antrag des Dienstreiseauftrags aus. 
  1. Klicken Sie auf „Einreichen“ 

Anhängen von Dateien an Dienstreiseaufträge: 

In Expensya können Benutzer jetzt Dateien an Dienstreiseaufträge anhängen, indem sie die Registerkarte „Dateianhänge“ im Formular für Dienstreiseaufträge verwenden.  Je nach gewählter Konfiguration ist das Hinzufügen von Belegen zu Dienstreiseaufträge für Ihre Mitarbeitenden optional oder obligatorisch. 

Anzeige des Änderungsverlaufs eines Dienstreiseauftrags: 

Die Benutzer können alle Aktionen, die für einen bestimmten Dienstreiseauftrag durchgeführt wurden, über die Registerkarte „Verlauf“ einsehen

Exportieren von Dienstreiseaufträgen im PDF-Format: 

Alle Expensya-Benutzer haben die Möglichkeit, Dienstreiseaufträge im PDF-Format zu exportieren, wie im folgenden Screenshot gezeigt. 

Verwaltung von Dienstreiseaufträgen: 

Es ist wichtig zu wissen, dass „Dienstreiseauftrag“ ein von den Ausgaben unabhängiges Modul ist. Das bedeutet, dass die Erstellung und der Versand unabhängig von der Erstellung und dem Versand von Reisekostenabrechnungen erfolgt. 

Der Dienstreiseauftrag folgt jedoch demselben Validierungskette, die für die Ausgaben eingerichtet wurde. 

 

Projektkonfiguration für Dienstreiseaufträge: 

Sie können Geschäfte für Dienstreiseaufträge direkt über die Registerkarte „Admin“ und das Untermenü „Projekte“ einrichten. Damit das Projekt mit Dienstreiseaufträgen verknüpft wird, müssen Sie „Dienstreiseaufträge“ als „Ausgabenarten“ im Formular für den erstellten Fall ankreuzen. 

Aufrufen der synchronisierten Buchungen mit dem Reisetool in der Dienstreiseauftrag-Ansicht:  

Buchen Sie Ihre Geschäftsreisen ganz einfach über das mit Expensya integrierte Travel-Modul. Verknüpfen Sie Ihre Buchungstools und andere Travel-Anwendungen mit Expensya, um die Benutzererfahrung bei Buchung, Bezahlung und Verwaltung von Geschäftsreiseausgaben zu verbessern. 

Es ist möglich, die Liste der Buchungen für jeden Dienstreiseauftrag einzusehen, um einen vollständigen Überblick über alle Reisekosten für Unternehmen mit einer Geschäftsreiseintegration zu erhalten.  

Wie kann ich meine Ausgaben den Dienstreiseaufträgen zuordnen? 

  • Sobald der Dienstreiseauftrag zur Validierung gesendet wurde, kann der Manager über die Registerkarte „Dienstreiseaufträge“ auf die Liste der zur Validierung erhaltenen Dienstreiseaufträge zugreifen. 
  • Der Validierer kann dann am Dienstreiseauftrag seine Validierungs-/Ablehnungsaktionen vornehmen. 
  • Nach der Validierung durch eine erste Validierungsebene wird der Dienstreiseauftrag auf die Ausgaben des Mitarbeiters angerechnet. 

Der Benutzer kann nun seine Ausgaben mit seinem Dienstreiseauftrag verknüpfen: 

  • Das Ausgabedatum bestimmt die Anzeige der verfügbaren Dienstreiseaufträge. 
  • Die benutzerdefinierten Felder, die mit dem Dienstreiseauftrag verbunden sind, können auch mit dem Ausgabenformular synchronisiert werden.

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