Intégrer les réservations depuis Egencia vers Expensya
Egencia est une agence de voyage spécialisée dans le voyage d’affaires qui dispose de son propre outil de réservation des voyages.
Expensya et Egencia ont réalisé en partenariat une intégration des réservations prises dans Egencia en temps réel dans Expensya avec la création d’un ordre de mission en automatique.
L’intérêt de synchroniser les réservations est d’avoir une visibilité du coût total du déplacement entre les dépenses de la note de frais et les dépenses voyage au sein du même ordre de mission. Avec la possibilité de rattacher un ordre de mission à ses dépenses.
Qu'est-ce qu'un ordre de mission ?
Un ordre de mission est un « voyage » créée automatiquement dans Expensya quand l’utilisateur réserve son voyage dans Egencia. Il est constitué d’une ou plusieurs réservations (un billet d’avion, un hôtel, une location de voiture…). Les réservations sont rattachées à un ordre de mission.
Les ordres de missions sont consultables dans l’onglet Demandes > Ordre de mission
L’ordre de mission contient :
- Un libellé,
- Les dates du voyage,
- La destination,
- Des champs personnalisés (si applicable)
- Une description
- Les réservations associées
L’ordre de mission part du principe que le manager valide le voyage dans Egencia, et il y a donc une création de cet ordre de mission dans Expensya sans revalidation nécessaire. Par la suite, le voyageur peut rajouter ses dépenses faites lors du voyage dans l’ordre de mission.
Comment lier des dépenses à un ordre de mission ?
- Le champ ordre de mission s’affiche sur le formulaire de la dépense quand sa date est bien située entre la date de début et de fin d’un voyage défini dans un ordre de mission existant associé au collaborateur
- Dans le formulaire de dépense, le collaborateur doit associer sa dépense à un ordre de mission proposé pour pouvoir imputer la dépense au coût total du voyage.
- Le champ ordre de mission peut être obligatoire ou optionnel.
- Un utilisateur peut associer plusieurs dépenses à un ordre de mission.
Comment visualiser les réservations par rapport aux ordres de mission dans Expensya ?
Une réservation correspond à un voyage dans Egencia sur un segment défini (un billet d’avion, un hôtel, une location de voiture…). Les réservations sont rattachées à un ordre de mission.
Les réservations sont visibles dans l’onglet Expensya Demandes > Réservations . Depuis cette liste de réservations, un bouton redirige l’utilisateur d’Expensya vers Egencia.
En cas d’annulation d’une réservation dans Egencia, la réservation passe à l’état annulée dans Expensya.
Pour résumer le process s’effectue comme suit :
- L’utilisateur effectue une ou plusieurs réservations sur Egencia dans le cadre d’un voyage
- Les réservations sont envoyées automatiquement et en temps réel vers Expensya
- Un ordre de mission contenant ces réservations est créé dans Expensya
- L’utilisateur peut assigner ses dépenses à un ordre de missions si la date de la dépense est concordante avec la date de début et la date de fin de l’ordre de mission.
