Le flux d'une note
Sur Expensya, une note passe par différentes étapes depuis sa création jusqu'à son incorporation dans le système de comptabilité.
Les différents états d'une note
- Brouillon
A sa création, une note est automatiquement à l’état "Brouillon". A ce stade, la note n'est visible que par son propriétaire. Il peut ajouter, modifier et supprimer les dépenses qui y sont assignées.
Afin d'envoyer une note il suffit de:
- Sélectionnez la note,
- Cliquez sur Envoyer
Après que la note soit envoyée, son état passe de "Brouillon" à "Envoyée" si votre entreprise n'a établi qu'un niveau de validation. Si les niveaux de validation sont multiples elle passe à l'état "En validation".
- Envoyée
Le valideur niveau 1 peut:
- "Tout approuver": toutes les dépenses de la note sont approuvées, la note passe au valideur supplémentaire ou au comptable (selon le flux de validation mis en place par l'entreprise)
- "Tout rejeter": toutes les dépenses de la note sont rejetées. Cette dernière est renvoyée vers l'employé pour y apporter les corrections nécessaires et la renvoyer.
- "Approuver 1/X": le valideur niveau 1 approuve une dépense sur la totalité. La dépense approuvée suit le flux de validation établi par l'entreprise, et celles rejetées sont renvoyées à l'employé pour correction.
- En validation
Comme le valideur niveau 1, le valideur supplémentaire peut :
- "Tout approuver": toutes les dépenses de la note sont approuvées, la note passe au comptable
- "Tout rejeter": toutes les dépenses de la note sont rejetées. Cette dernière est renvoyée vers l'employé pour y apporter les corrections nécessaires et la renvoyer.
- "Approuver 1/2": le valideur supplémentaire approuve une dépense sur la totalité. La dépense approuvée suit le flux de validation établi par l'entreprise, et celles rejetées sont renvoyées à l'employé pour correction.
- A la compta
Une note validée par tous les valideurs arrive à l'état 'à la compta', le comptable peut:
- "Tout archiver": la note entière est prête à être intégrée dans le système de comptabilité
- "Tout rejeter": cette note doit être modifiée, un message de rejet s’affichera aux valideurs et à l'employé
- "Rejeter 1/X": la dépense archivée est prête à être intégrée dans votre système de comptabilité, les autres seront rejetées et renvoyées vers l'employé
- Archivée
Une note est archivée après validation du comptable de l'entreprise. Elle est par la suite intégrée dans le système de comptabilité et remboursée selon les modalités de l'employeur.
