Le flux d'une Note

Sur Expensya, une Note passe par différentes étapes, elle change d'état depuis sa création jusqu'à sa finalisation, c'est ce qu'on appelle le flux d'une note (Flux d'approbation), qui va de l'état de "Brouillon" à l'état "Archivée".

  • Les différents états d’une Note ?

Lorsque vous créez une Note, elle est à l’état « Brouillon » c’est-à-dire que vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer les dépenses qui y sont assignées. Cette Note ne sera visible que par le propriétaire.

L’état de la Note subit des changements selon la fonction que vous occupez sur Expensya.

En mode « Employé » :

Dès qu’un employé crée sa Note, elle sera à l'état « Brouillon ». 

Pour envoyer votre Note :

 Cochez la Note en question

 Appuyez sur « Action » et « Envoyez »

Lorsque la note est envoyée au validateur niveau 1 (manager), son état passera de « Brouillon » à « Envoyée » si vous n'avez pas activé les niveaux de validations supplémentaires

En mode « Vérificateur » ou «Validateur niveau 1» :

Si vous avez activé les niveaux de validation supplémentaires au niveau de la société, l'employé enverra sa Note au validateur niveau 1 (vérificateur) qui n'est pas le manager.

Lorsque le validateur niveau 1 reçoit une Note de la part d'un employé, elle sera à l'état "à contrôler". Seuls le validateur niveau 1 et l’administrateur pourront voir une Note à l'état "A contrôler".

Le validateur niveau 1 aura le choix soit de rejeter soit d'approuver cette Note.

Son choix aura une répercussion sur l'état de la Note :

  • «Approuvée » : c'est à dire que le validateur niveau 1 a approuvé la Note 
  • «Envoyée » : cela veut dire qu'après l'approbation du vérificateur ou validateur niveau 1, cette Note est envoyée au validateur niveau 2(manager)
  • «Rejetée » : c'est le fait que le validateur niveau 1 n'a pas approuvé cette Note. Elle sera de nouveau ré-envoyée vers l'employé pour la modifier.

N.B : lorsque la Note est rejetée, elle sera visible par le validateur niveau 1, l'administrateur et l'employé en question.

En mode « Manager » ou « Validateur niveau 2 » :

Lorsque le validateur niveau 2 (manager) reçoit la Note, elle sera sous le statut de « Envoyée ».

Le validateur niveau 2 aura le choix soit d’approuver soit de rejeter cette Note.

Le choix du validateur niveau 2 aura une répercussion sur l’état de la Note :

  • « Approuvée », s’il n’y pas de comptable rattaché au compte de la société sur Expensya ou que la Note est envoyée vers un validateur supplémentaire.
  • « En compta » c’est-à-dire qu’elle a été approuvée et envoyée au comptable.
  • « Rejetée » cela veut dire que cette Note n’a pas été approuvée par le validateur niveau 2 et qu’elle doit être à nouveau modifiée. En la rejetant, il renvoie la Note vers l’employé en indiquant la raison du rejet.

En mode « Validateur(s) supplémentaire(s) »:

Le validateur supplémentaire ne validera les Notes que si vous l'intégrez dans votre flux d'approbation.

Dès que le validateur niveau 2 approuve la Note, celle-ci sera envoyée au validateur supplémentaire avec l'état «Approuvée».

Le validateur supplémentaire aura le choix soit d’approuver soit de rejeter cette Note.

Le choix du validateur supplémentaire aura une répercussion sur l’état de la Note :

  • « Approuvée », s’il n’y pas de comptable rattaché au compte de la société sur Expensya ou que la Note est envoyée vers un autre validateur supplémentaire.
  • « En compta » c’est-à-dire qu’elle a été approuvée et envoyée au comptable.
  • « Rejetée » cela veut dire que cette Note n’a pas été approuvée par le validateur supplémentaire et qu’elle doit être à nouveau modifiée. En la rejetant, il renvoie la Note vers l’employé en indiquant la raison du rejet.

En mode « Comptable » :

Une fois que le comptable reçoit la Note, il pourra soit archiver soit rejeter cette Note.

Donc la Note aura deux états possibles :

  • « Archivée » est cela veut dire que cette note est prête à être intégrée au niveau de la comptabilité
  • Ou « Rejetée » cette Note doit être modifiée à nouveau et un message de rejet s’affichera au niveau des différents validateurs et l’Employé en question.

En mode « Administrateur » :

L’Administrateur peut tout faire, il peut jouer le rôle de l’Employé, des validateurs niveau 1 et 2 et du Comptable.

  • Comment changer l’état d’une Note ?

Il est possible de changer l’état d’une Note tant qu’elle n’est pas archivée.

Seul l’administrateur peut changer l’état d’une Note :

 Rendez-vous sur l'onglet « Administration », sous menu « Notes »

 Cliquez sur la Note en question et lui changer son état en appuyant sur le crayon

 

 

 


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