Comment configurer les politiques de dépenses
Mis à jour
En tant qu'administrateur, vous avez le pouvoir d'introduire des politiques de dépenses sur la plateforme Expensya, vous permettant ainsi de notifier vos collaborateurs en temps réel lors de dépassements, tout en ayant une vue d'ensemble immédiate de la situation.
Créer une règle de dépense
- Rendez-vous sur "Administration", sous menu "Politiques de dépenses"
- Cliquez sur "Ajouter une nouvelle règle de dépense"
- Sélectionnez le type de règle
Afin de comprendre en détail les options fournies, veuillez consulter cet article : Options de Configuration des Règles de Dépenses.
- Cliquez sur "Suivant"
- Paramétrez les conditions d'application de la règle
Vous pouvez consulter cet article afin de comprendre l’utilité de chaque option de conditionnement.
- Cliquez sur "Suivant"
- Vérifiez l'exactitude de vos paramètres, nommez la règle et accordez des exceptions si nécessaire
- Cliquez sur "Ajouter la règle"
Une fois qu'une règle est créée, elle s'applique uniquement aux nouvelles dépenses. Pour l'appliquer aux dépenses déjà soumises, il est nécessaire de les rejeter et de les renvoyer.
Il est possible d’appliquer une règle de dépense pour gérer les avoirs : pour plus de détails veuillez consulter cet article via ce lien : Gestion des règles avec les avoirs
Il convient de souligner que l'application de ces règles de dépense n'implique pas l'interdiction des transactions réalisées au moyen de la carte Expensya. À titre illustratif, dans l'hypothèse où un collaborateur possède un solde de trente euros et procède à un règlement de vingt-cinq euros pour un déjeuner, ladite transaction sera validée, même dans le cas où une restriction prévoyant un plafond de quinze euros par repas aurait été instaurée par l'administrateur. Dans ce contexte, il incombe aux administrateurs ainsi qu'aux personnes en charge de la validation des dépenses de procéder à un examen rigoureux des transactions effectuées au moyen des cartes Expensya, dans le but d'adopter les ajustements internes nécessaires.
Désactiver une règle de dépense
- Rendez-vous sur l’onglet "Administration", sous menu "Politiques de dépenses"
- Sélectionnez la règle à désactiver puis cliquez sur "Désactiver"
Les règles une fois créées sur Expensya peuvent être désactivées mais pas supprimées
