Paramètres du tenant
Mis à jour
Vous pouvez modifier les paramètres du tenant sur Expensya depuis le web.
- En tant qu'administrateur, rendez-vous sur Administration, puis dans Paramètres globaux.
- Personnalisez la configuration du tenant
Dépenses
1. Facturable au client :
Ce paramètre permet aux collaborateurs d'indiquer si une dépense doit être remboursée par un client à votre tenant. Cela simplifie le suivi des dépenses remboursables et facilite la gestion des transactions avec les clients.
2. Avoirs et Annulations des dépenses :
Ce paramètre permet aux collaborateurs d'ajouter les factures d'avoir et de gérer les annulations de dépenses. Il offre une flexibilité pour traiter les ajustements de facturation et les erreurs dans les dépenses enregistrées.
3. Avoirs et Annulations d'indemnités kilométriques :
Ce paramètre autorise les collaborateurs à annuler des indemnités kilométriques qui sont en attente de traitement comptable ou déjà archivés. Cela simplifie le processus de correction et de gestion des frais liés aux déplacements.
4. Indemnité de voyage:
Cette fonction calcule un forfait journalier en se basant sur les détails d'un déplacement professionnel dans certains pays. Elle facilite le calcul des indemnités de voyage pour les voyages d'affaires.
5. Remboursable :
En activant ce paramètre, les collaborateurs peuvent spécifier si une dépense doit être remboursée par le tenant. Cela contribue à une clarification efficace des dépenses remboursables.
6. Pièce jointe obligatoire :
Lorsqu'activé, ce paramètre exige une pièce jointe pour les dépenses liées aux véhicules à moteur, en particulier les indemnités kilométriques. Cela assure une documentation adéquate pour ces types de dépenses.
7. Véhicules personnels :
Ce paramètre restreint la création et la modification de véhicules personnels par les employés, renforçant ainsi le contrôle et la cohérence des données relatives aux véhicules dans l'application.
8. Accès délégué :
Il permet aux collaborateurs d'avoir la possibilité de gérer les accès délégués, simplifiant la délégation de responsabilités dans la gestion des dépenses.
9. Contrôle de la qualité de l'image :
L'OCR vérifie la qualité de l'image, en analysant des aspects tels que les contrastes et la netteté. Si nécessaire, une alerte est affichée pour suggérer la reprise de la photo, garantissant des informations claires pour le traitement.
10. Contrôle d'altération de l'image :
Ce paramètre vérifie si une image a été altérée. Le cas échéant, une alerte est envoyée aux approbateurs, comptables et administrateurs pour prévenir toute manipulation non autorisée.
Approbation:
1. Envoyer à la compta :
Ce paramètre permet au manager de communiquer avec le comptable du tenant en envoyant une note spécifique. Cela facilite la collaboration et la communication entre les différents niveaux de gestion et la comptabilité.
2. Envoyer automatiquement à la compta :
Lorsqu'activé, ce paramètre envoie automatiquement au comptable les notes de frais qui ont été approuvées. Cela simplifie le processus d'acheminement des dépenses approuvées vers le département de comptabilité.
3. Vue calendaire :
En activant ce paramètre, lors de l'approbaition des notes de frais, les dépenses sont affichées par défaut dans une vue calendrier. Cela peut aider à avoir une meilleure compréhension des dépenses dans le contexte temporel.
4. Relance des approbateurs :
Ce paramètre envoie des rappels par e-mail aux approbateurs des notes de frais qui n'ont pas encore été traitées. Cela aide à maintenir le processus d'approbation en cours et à éviter les retards.
5. Envoyer une relance aux approbateurs 3 jours après la réception d'une note, ensuite chaque 3 jours jusqu'au traitement :
Ce paramètre établit un système de relance automatisée. Si une note n'est pas traitée dans les 3 jours suivant sa réception, des rappels sont envoyés toutes les 3 jours jusqu'à ce qu'elle soit traitée. Cela aide à maintenir un flux de travail efficace.
6. Envoi automatique des notes de frais :
Ce paramètre regroupe les dépenses vérifiées à un moment prédéfini, puis envoie automatiquement une note de frais consolidée pour approbation. Cela simplifie le processus d'approbation en évitant d'envoyer chaque dépense individuellement.
7. Envoyer toute la note à l'approbateur additionnel :
Lorsque ce paramètre est activé, la note de frais complète est envoyée aux approbateurs supplémentaires pour examen. Cela permet une approbation globale de la note plutôt que d'examiner les dépenses séparément.
8. Modification des dépenses par le comptable :
En autorisant le comptable à modifier les dépenses des employés, ce paramètre facilite la correction et la mise à jour des informations financières par le département de comptabilité.
9. Modification des dépenses par l'approbateur :
Ce paramètre permet à l'approbateur de niveau 1 de modifier les dépenses des employés. Cela peut être utile pour effectuer des ajustements mineurs avant l'approbation finale.
10. Modification des dépenses par le vérificateur :
Ce paramètre autorise le vérificateur à modifier les dépenses des employés. Cela garantit une vérification minutieuse et précise avant l'approbation finale.
Comptabilité
1. Fin de l'exercice comptable :
En utilisant ce paramètre, vous pouvez sélectionner la date de clôture de l'exercice comptable de votre tenant. Cela vous permet de gérer plus efficacement les rapports financiers et les analyses pour des périodes spécifiques.
2. Les champs TVA et autres taxes :
Ce paramètre masque les informations relatives à la TVA et aux autres taxes étrangères lorsque des dépenses sont engagées à l'étranger. Cela simplifie l'interface pour les utilisateurs et permet de se concentrer sur les informations pertinentes pour leur propre pays.
3. Taux de change modifiable :
En activant ce paramètre, les collaborateurs sont autorisés à modifier le taux de change pour les dépenses effectuées à l'étranger. Cela donne plus de flexibilité pour tenir compte des taux de change réels au moment de l'engagement des dépenses.
4. Données comptables des catégories par groupe :
Ce paramètre permet la création de sous-catégories groupées sous une catégorie mère. Cela facilite l'organisation des données comptables en permettant une hiérarchie plus claire et structurée pour les rapports et l'analyse.
5. Régime TVA :
Ce paramètre permet de sélectionner le régime de taxe sur la valeur ajoutée (TVA) qui convient le mieux à votre tenant. Cela peut varier en fonction des lois fiscales de votre pays et des besoins de déclaration fiscale de votre tenant.
