Gestion du module carte virtuelle

Imen Habouria Mis à jour par Imen Habouria

La carte virtuelle Expensya est une carte dématérialisée qu'on peut alimenter avec un montant prédéfini et qu'on peut activer pour une période déterminée.  

Cette carte présente les mêmes caractéristiques qu'une carte classique, elle dispose d'un numéro, un code CVV et d'une date d'expiration. 

Elle peut être utilisée de la même manière qu'une carte bancaire classique. 

Pour activer le module carte virtuelle veuillez contacter votre gestionnaire de compte ou le support Expensya.

Autorisation de demandes de cartes virtuelles pour les employés :

Une fois le paiement virtuel activé pour une entreprise, un nouveau paramètre sur la fiche employé s’affiche permettant de préciser si celui-ci peut faire des demandes de cartes virtuelles. ​

Moyen de paiement « Carte Expensya »

A l’activation du paiement virtuel pour un utilisateur, un nouveau moyen de paiement « Carte Expensya » est créé automatiquement et assigné à cet utilisateur. La carte virtuelle Expensya est une carte à débit société et sera utilisée pour les dépenses payées via la carte virtuelle Expensya.

Création d’une affaire liée aux cartes virtuelles

Création d’une affaire ou Cost Center afin de grouper les dépenses par catégories ou services.

  1. Se connecter sur l’interface administrateur
  2. Cliquer sur Affaires
  3. Cliquer sur « Ajouter une affaire »

  1. Remplir les champs nécessaires à l’identification de l’affaire en cochant carte virtuelle dans le champ type de dépense.

  1. Cliquer sur l’onglet « Validation/Approbation »
  2. Mettre le valideur de l’affaire si besoin d’un circuit de validation spécifique aux cartes virtuelles
  3. Sauvegarder.

Paramétrage d’une règle sur les cartes virtuelles

  1. Se connecter sur l’interface administrateur
  2. Cliquer sur Politiques de dépenses
  3. Cliquer sur « Règles de cartes virtuelles »
  4. Cliquer sur « Ajouter une nouvelle règle de cartes virtuelles »

  1. Cliquer sur « Autoriser automatiquement certaines demandes de cartes virtuelles » ou « Empêcher automatiquement les demandes de certaines cartes virtuelles »

  1. Remplir le seuil d’autorisation ou de refus
  2. Cliquer sur « Suivant »

  1. Remplir la cellule « Nom de la règle »
  2. Valider la création de la règle en cliquant sur « Ajouter la règle »

 

Visualiser les demandes de cartes

En tant qu’administrateur, vous avez accès à voir les différentes demandes de cartes virtuelles.

Depuis l’onglet Administration :

  1. Ouvrir le menu Paiement
  2. Cliquer sur Cartes virtuelles

Pour désactiver une carte virtuelle, il suffit de :

  1. Ouvrir la carte en question et cliquer sur désactiver

Ou bien :

  1. Depuis la liste des cartes virtuelles
  2. Sélectionner la carte à désactiver
  3. Cliquer sur désactiver

Les demandes de cartes virtuelles suivent le même flux de validation paramétré pour les dépenses.
Si la demande de carte virtuelle est associée à une affaire, celle-ci suivra le flux de validation de l’affaire.

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Import du relevé bancaire par l’Administrateur

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