Comment fonctionnent les demandes d'exception ?

Selim Ounis Mis à jour par Selim Ounis

Sur Expensya, il existe 4 types de politiques de dépenses

 Vous trouverez plus de détails concernant les politiques de dépenses au niveau de l'article suivant : Comment configurer les politiques de dépenses

Dans certains cas de dépenses soumises à un remboursement par plafond (2ème type de règle), l'utilisateur a le droit de demander une exception pour avoir le remboursement du montant total de sa dépense ou d'un montant supérieur au plafond.

La demande d’exception est une option disponible uniquement avec la règle de dépense de type : remboursement par plafond. 

La demande d'exception peut être acceptée ou rejetée par le validateur ou l'administrateur du compte.

La demande d'exception n'est possible que si l'administrateur ait activé à l'avance cette option au niveau de la règle en question. 
Les demandes d’exception sont applicables sur toutes les catégories sauf “frais kilométriques” 

 

Activation des exceptions par l'administrateur 
  1. Dans l’onglet “Administration”, choisissez la sous-catégorie “Politiques de dépenses” 
  2. Rendez-vous dans la page “Règles de dépenses” 
  3. Cliquez sur “Ajouter une nouvelle règle de dépense” 

 

  1. Configurez votre règle de dépense en suivant les étapes mentionnées dans l'article suivant : Comment configurer les politiques de dépenses
  2. Dans la 3ème étape, cochez l’option “Autoriser les exceptions sur toutes les catégories sauf les frais kilométriques” 
  3. Pour finir, cliquez sur le bouton “Ajouter la règle” 

Ajout d’un validateur secondaire pour gérer les demandes d’exceptions  

Les demandes d’exception peuvent être gérés par l’administrateur du compte et /ou le validateur N+1 ou encore par un validateur supplémentaire :  

Pour ajouter un validateur secondaire, il suffit de suivre les étapes suivantes 

  1. Dans l’onglet “Administration”, choisissez la sous-menu “Utilisateurs” 
  2. Cliquez sur l’utilisateur auquel vous allez affecter le validateur secondaire 
  3. Allez dans l’onglet “Validation/Approbation” 
  4. Dans la section “Niveaux de validation supplémentaires”, mettez le nom du validateur dans le premier champ 
  5. Cliquez sur “Aucune” et choisissez “Demande d’exception” 
  6. Enregistrez vos modifications via le bouton “Mettre à jour” 

 

Faire une demande d’exception 

Si vous voulez vous faire rembourser sur la totalité d’une dépense qui dépasse le montant remboursable, vous avez la possibilité de demander une exception. 

Pour ce faire, 

  1. Allez dans l’onglet “Dépenses” 
  2. Cliquez sur “+ Dépense”, puis “Saisie manuelle” 
  3. Remplissez les champs pour créer votre dépense 
  4. Cochez “À Rembourser” 
  5. Dès que vous remplissez le champ qui ne respecte pas la règle de dépense, un bouton “Demander une exception ?” s’affiche. Le champ “Description” devient donc obligatoire. 
  6. Remplissez le champ “Description”, puis, cliquez sur le bouton “Sauvegarder” 
Si vous ne cliquez pas sur le bouton “Demander une exception ?” et que vous sauvegardez, la dépense sera créée, mais vous ne serez remboursés que sur le montant remboursable par défaut. 

 

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