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Notes et dépenses

Flux d'une Dépense

Cet article fournit un guide complet pour comprendre les différents statuts qu'une dépense enregistrée traverse pendant son cycle de vie sur Expensya. De son téléchargement et sa vérification à sa soumission et sa validation, chaque statut signifie une étape spécifique dans le processus de gestion des dépenses. L'article fournit des descriptions détaillées pour chaque statut, accompagnées de notes et d'avertissements pour garantir une meilleure compréhension du processus.

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Ajout d'une dépense

Cet article vous propose un guide complet sur les moyens d'ajouter des dépenses à votre compte Expensya. Que vous utilisiez le site web, l'application mobile ou même l'envoi par courrier électronique, le guide offre des instructions détaillées sur la soumission des dépenses. La technologie intelligente OCR+ facilite ce processus en scannant les informations du reçu et en remplissant automatiquement les champs de dépense. L'article inclut également des recommandations pour une numérisation réussie et met en évidence les avantages et le fonctionnement de la technologie OCR+.

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Ajouter des invités aux dépenses

Cet article offre un guide détaillé sur comment ajouter des invités à vos dépenses sur Expensya, via le site web et l'application mobile. Il propose une explication pas à pas, à partir de l'accès à l'onglet des dépenses, le choix d'une dépense, et le processus de remplissage des informations des invités. L'article est enrichi de captures d'écran pour un guide visuellement plus complet.

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La traduction d'une facture

Cet article informatif détaille comment la fonctionnalité de traduction sur Expensya peut aider les utilisateurs à gérer les dépenses à partir de reçus en langues étrangères. Il explique comment utiliser cette fonctionnalité lors de la numérisation d'une facture - de la navigation vers l'onglet "Dépenses", du téléchargement du reçu étranger, à la visualisation de la facture traduite. L'article contient également des précautions concernant d'éventuelles erreurs et incohérences dans les traductions automatisées.

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Diviser une dépense en plusieurs catégories

Cet article didactique vous guide à travers le processus de division des dépenses multi-catégories sur une seule facture à l'aide du site web Expensya. Il fournit une marche à suivre étape par étape, de la mise en ligne de la facture, à la vérification des champs pré-remplis, en passant par la sélection d'un projet, et en choisissant de diviser la dépense. Il détaille davantage comment ajouter, modifier ou supprimer des lignes de catégories, et comment créer des dépenses distinctes pour chaque catégorie. Enfin, l'article se termine par une explication de la manière de vérifier indépendamment chaque dépense, de les confirmer, de les rattacher à des notes et de les envoyer pour validation.

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Vérifier les dépenses

Ce guide complet offre un aperçu approfondi des diverses fonctionnalités offertes par les applications web et mobiles de Expensya. Il couvre le processus d'examen des dépenses, les demandes d'exception, l'ajout d'invités à une dépense, la division d'une dépense en plusieurs catégories et la traduction de factures. Chaque section fournit une explication détaillée sur la finalité de la fonction, son fonctionnement, et des conseils pour son utilisation afin d'améliorer l'efficacité. Ce guide contient également des références à des articles supplémentaires pour une compréhension plus approfondie de chaque fonction. Les lecteurs peuvent s'attendre à acquérir une connaissance avancée de l'utilisation des applications Expensya pour une gestion optimale des dépenses.

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Envoi d'une Dépense pour Validation

Cet article est un guide convivial sur comment gérer efficacement les dépenses en utilisant Expensya. Il explique des procédures pour la récupération automatique des dépenses, la soumission individuelle des dépenses, et la manipulation de plusieurs dépenses. Il fournit des instructions détaillées et des images pour aider à naviguer ces fonctionnalités. Une ressource complète pour quiconque désireux d'exploiter pleinement les fonctionnalités rentables d'Expensya.

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Envoi Automatique des Notes de Frais (AutoNDF)

Cet article fournit un guide pas à pas sur la récupération et la soumission automatique des dépenses en utilisant la fonction autoNDF sur Expensya. Il explique comment les administrateurs d'entreprise peuvent définir des intervalles pour la récupération automatique des dépenses et passe en revue le processus de soumission automatique des dépenses à des notes pré-crées.

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Rappeler une Note

Ce guide instructif fournit des instructions claires sur la façon de rappeler un rapport de dépenses qui a été soumis par erreur ou qui doit être modifié après soumission en utilisant Expensya. L'article souligne la nécessité de cette fonctionnalité en expliquant les problèmes couramment rencontrés par les utilisateurs et les managers, et décrit les conditions qui doivent être remplies pour qu'un rapport de dépenses soit rappelable.

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Réduire le temps de remboursement

Cet article informatif fournit des conseils essentiels sur la façon d'accélérer le processus de remboursement en utilisant Expensya. Il conseille aux utilisateurs les meilleures pratiques, telles que l'ajout d'une dépense dès qu'elle est engagée et la compréhension des délais spécifiques fixés par leurs entreprises. Il met également en valeur l'utilisation bénéfique de la fonctionnalité AutoNDF d'Expensya pour accélérer le processus.

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Envoi des notes chez Expensya

Cet article guide les utilisateurs sur la façon de soumettre leurs dépenses pour validation sur Expensya, une étape cruciale vers le remboursement. Grâce à des instructions étape par étape, les utilisateurs apprendront comment accéder à l'onglet 'Notes', attribuer des dépenses à une note et finalement la soumettre pour examen. Ce guide couvre à la fois les versions Web et mobile d'Expensya, garantissant que tous les utilisateurs, quel que soit leur plateforme préférée, peuvent facilement naviguer à travers ce processus.

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Le flux d'une note

Ce guide vous accompagne dans le cycle de vie d'un rapport de dépense sur Expensya, expliquant chaque étape de la création à la finalisation. Comprenez les rôles et les actions spécifiques que les employés, les managers et les comptables peuvent entreprendre et comment ces étapes impactent la progression du rapport, du statut 'Brouillon' à 'Archivé'. Ce guide est l'outil parfait pour tous les utilisateurs pour comprendre et naviguer efficacement sur le flux de validation des dépenses d'Expensya.

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Création de Notes

Cet article vous guide pas à pas dans la création, la gestion, et si nécessaire, la suppression d'un rapport de dépense ou 'note' sur Expensya, à la fois depuis les versions web et mobile. Un rapport de dépense regroupe de multiples dépenses liées à un seul événement ou une période spécifique et offre aux utilisateurs une vue d'ensemble des dépenses et de leur statut. Le guide met en avant la possibilité de créer un rapport de dépense automatiquement par e-mail, vous offrant une approche plus simple et rationalisée de la gestion des dépenses.

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Gestion des Dépenses

Cet article fournit un guide complet sur comment ajouter et supprimer des factures en utilisant à la fois le site web et l'application mobile d'Expensya. Avec plusieurs façons d'ajouter des factures, vous pouvez choisir la méthode qui répond à vos besoins, que ce soit la Reconnaissance Intelligente, la Saisie Manuelle, ou le Traitement par Email. Le guide détaille également comment vous pouvez facilement supprimer les factures indésirables. Non seulement il propose des instructions spécifiques pour chaque méthode, mais il comprend également des conseils clés et des aides visuelles pour vous guider tout au long du processus.

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Assigner une dépense ou une indemnité kilométrique à une note

Cet article fournit un guide détaillé sur comment assigner des dépenses et des frais kilométriques à un rapport existant dans Expensya en utilisant à la fois la version web et mobile. Non seulement le guide démontre le processus étape par étape pour lier les dépenses à un rapport, mais il propose aussi des aides visuelles pour vous assister tout au long du processus. Que vous choisissiez d'assigner des dépenses depuis l'onglet 'Dépenses' ou que vous souhaitiez les lier lors de la création d'une nouvelle entrée de dépense, ce tutoriel a tout ce qu'il vous faut.

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Validation des dépenses sur le web et le mobile

Cet article illustre le processus pour les responsables de passer en revue et d'approuver ou de rejeter les dépenses soumises par les employés sur Expensya. Il détaille les directives pour à la fois la version du site web et celle de l'application mobile. Les responsables reçoivent un e-mail leur notifiant toute soumission de dépense, qu'ils peuvent alors vérifier. L'approbation ou le rejet de ces rapports de dépenses modifie le statut du rapport, avec le soumissionnaire étant informé par e-mail de la mise à jour.

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Validation des Notes

Cet article fournit un guide détaillé pour les managers pour naviguer efficacement à travers le processus crucial de revue des rapports des employés et d'approbation ou de rejet des dépenses. Les validateurs reçoivent des notifications par e-mail lorsqu'un rapport a été soumis pour leur validation et ils peuvent exécuter le processus de validation via la plateforme web Expensya, l'application mobile, ou l'application Teams. De plus, l'article mentionne la possibilité pour les employés de faire des demandes d'exception pour un remboursement qui dépasse une limite fixée par l'entreprise.

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Justificatif de note obligatoire

Cet article offre un guide détaillé sur la gestion des justifications des notes de frais, ou "justificatif de note", au sein d'Expensya. Ces documents importants expliquent pour quelle raison une certaine dépense a été réalisée, favorisant la transparence et la justification des dépenses des employés. Il pourrait comprendre des références comme des invitations officielles, des engagements professionnels, ou des entrées de calendrier électronique. L'article couvre de manière exhaustive les différents scénarios et règles associées aux obligations de justifications des notes et comment le système aborde ces cas.

Mis à jour par Rim Ferchichi

Comment les alertes d'Expensya renforcent la conformité et préviennent les anomalies.

Les alertes et notifications jouent un rôle crucial dans la détection des anomalies et dans le maintien de la conformité aux politiques internes lors du processus de gestion des notes de frais. Décou…

Mis à jour par Rim Ferchichi

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