Wie man ein großes Ausgabenvolumen über die Expensya API abrufen kann
Expensya stellt öffentliche APIs zur Verfügung, mit denen Daten sofort abgerufen, hinzugefügt und bearbeitet werden können.
In diesem Artikel zeigen wir, wie Sie mithilfe der Expensya APIs ein großes Ausgabenvolumen im Falle einer URSSAF-Prüfung oder für eine einfache Buchprüfung abrufen können.
Wie wendet man die öffentlichen APIs von Expensya an?
Dieser Link führt Sie zu einem Artikel, in dem erklärt wird, wie Sie sich mit den Expensya-APIs verbinden können.
Mit welchen APIs können Sie ein großes Ausgabenvolumen abrufen?
Wir stellen zwei APIs zur Verfügung, mit denen Ausgaben in großem Umfang abgerufen werden können.
Die Wahl der API hängt von Ihrem Bedarf ab:
- Wenn Sie Rohdaten im JSON-Format abrufen möchten, damit Sie sie in Ihrem Programm nach Belieben auswerten können
- Sie müssen die API „GetExpenses“ verwenden, die sich unter der Rubrik „Expenses" befindet. Diese API ermöglicht Ihnen, anhand der angegebenen Parameter eine Ausgabenliste zu erhalten.
- Wenn Sie die Daten im Format eines aktiven Exports auf Ihrem Expensya-Konto abrufen möchten (Beispiel: Excel Standard Expensya, PDF Standard Expensya, Full csv Expensya...).
- Sie müssen die API „ExportExpenses“ verwenden, die Sie unter der Rubrik „Export“ finden. Zunächst müssen Sie sich an den Expensya-Support wenden, damit dieser Ihnen die eindeutige Kennung des gewünschten Exports mitteilen kann (Die Kennung liegt im Guid-Format vor).
A - API GetExpenses
Um ein großes Ausgabenvolumen abzurufen, sind hier einige Parameter, die Sie berücksichtigen sollten, damit Sie ein genaues Ergebnis erhalten:
- Wenn Sie die Ausgaben für eine bestimmte Einheit abrufen möchten. Sie verfügen über die Parameter ‚analytische Achsen‘, die in der Mitarbeiterakte vorhanden sind:
- ownerPayId2: die erste analytische Achse des Mitarbeiters. Wird in der Regel verwendet, um die Entität des Mitarbeiters zu identifizieren.
- ownerPayId3: die zweite analytische Achse des Mitarbeiters.
- ownerPayId4: die dritte analytische Achse des Mitarbeiters.
- ownerPayId5: die vierte analytische Achse des Mitarbeiters.
- ownerPayId6: die fünfte analytische Achse des Mitarbeiters.
- Wenn Sie die Ausgaben nach einem Zeitraum abrufen möchten. Sie verfügen außerdem über Parameter, mit denen Sie Ihre Suche verfeinern können:
- dateFilterType: Mit diesem Parameter können Sie das Zieldatum über seine Werteliste im 'enum'-Format auswählen.
- InvoiceDate = 1: Datum der Ausgabe
- ValidationDate = 2: Datum der Ausgabenvalidierung
- AccountingValidationDate = 3: Datum der Buchhaltungsvalidierung (Archivierung der Ausgabe)
- SubmissionDate = 4: Datum der Einsendung der Ausgabe
- CreationDate = 6: Datum der Erstellung der Ausgabe
- UserModificationDate = 9: Datum der Änderung durch den Mitarbeiter
- ValidatorModificationDate = 10: Datum der Änderung durch den Validierer
- startDate: Startdatum entsprechend dem in dateFilterType angegebenen Wert (Format - date-time (as date-time in RFC3339))
- endDate: Enddatum entsprechend dem in dateFilterType angegebenen Wert (Format - date-time (as date-time in RFC3339))
- Wenn Sie nur eine genaue Aufstellung der Ausgaben abrufen möchten:
- reportState: Spesenstatus, Sie haben eine Werteliste im ‚enum‘-Format:
- Submitted = 2: Status gesendet
- Rejected = 3: Status abgelehnt
- Validated = 4: Status genehmigt
- Closed = 5: Status archiviert
- ValidatedAndExported = 6: Status genehmigt und exportiert
- PreSubmitted = 8: Status in Validierung
Von Expensya vorgeschlagene Best Practice
- Verwenden Sie den Parameter ‚pageSize‘, um die Anzahl der Ergebnisse pro Seite zu begrenzen (max. 100 pro Seite)
- Verwenden Sie den Parameter 'page', um zwischen den Seiten zu navigieren (Standard: 0)
- Expensya-Empfehlung: Nicht mehr als 100 API-Anrufe pro Minute.
- Die beste Zeit, um ein solches Ausgabenvolumen abzurufen, ist zwischen 02:00 und 04:00 Uhr (Paris Time Zone).
Ergebnis der GetExpenses API
B - API ExportExpenses
Nachdem Sie die Export-ID vom Expensya-Support abgerufen haben, müssen Sie sie in den folgenden Parameter eintragen:
- exportId: eindeutige Kennung des Exportformats. Bitte wenden Sie sich an den Expensya-Support, damit er Ihnen diese eindeutige ID zusenden kann.
- Wenn Sie die Ausgaben für eine bestimmte Einheit abrufen möchten. Sie verfügen über die Parameter ‚analytische Achsen‘, die in der Mitarbeiterakte vorhanden sind:
- payId2: die erste analytische Achse des Mitarbeiters. Wird in der Regel verwendet, um die Einheit des Mitarbeiters zu identifizieren.
- payId3 : die zweite analytische Achse des Mitarbeiters.
- Wenn Sie die Ausgaben nach einem Zeitraum abrufen möchten. Sie haben außerdem Parameter, mit denen Sie Ihre Suche verfeinern können:
- dateFilterType: Mit diesem Parameter können Sie das Zieldatum über seine Werteliste im 'enum'-Format auswählen.
- InvoiceDate = 1: Datum der Ausgabe
- ValidationDate = 2: Datum der Ausgabenvalidierung
- AccountingValidationDate = 3: Datum der Buchhaltungsvalidierung (Archivierung der Ausgabe)
- SubmissionDate = 4: Datum der Einsendung der Ausgabe
- CreationDate = 6: Datum der Erstellung der Ausgabe
- UserModificationDate = 9: Datum der Änderung durch den Mitarbeiter
- ValidatorModificationDate = 10: Datum der Änderung durch den Validierer
- startDate: Startdatum entsprechend dem in dateFilterType angegebenen Wert (Format - date-time (as date-time in RFC3339))
- endDate: Enddatum entsprechend dem in dateFilterType angegebenen Wert (Format - date-time (as date-time in RFC3339))
- Wenn Sie nur eine genaue Aufstellung der Ausgaben abrufen möchten:
- reportState: Spesenstatus, Sie haben eine Werteliste im ‚enum‘-Format:
- Submitted = 2: Status gesendet
- Rejected = 3: Status abgelehnt
- Validated = 4: Status genehmigt
- Closed = 5: Status archiviert
- ValidatedAndExported = 6: Status genehmigt und exportiert
- PreSubmitted = 8: Status in Validierung
- Wenn Sie auch die Ausgabenbelege zurück haben möchten:
- includeReceipts : Ausgabenbeleg hinzufügen (der Parameter ist vom Typ Boolean, daher müssen Sie ‚true‘ für ja und ‚false‘ für nein ausfüllen)
Wenn Sie eine große Anzahl von Ausgaben exportieren möchten, empfehlen wir Ihnen, die API Get Expenses zu verwenden, da sie leistungsfähiger ist und es weniger Risiko eines Timeouts gibt.
Ergebnis der ExportExpenses API:
Beschreibung der ResultItem-Elemente:
FileUrl: Link zum Herunterladen der Exportdatei der Ausgaben.
FileExtension: Die Erweiterung der Exportdatei
FileName : Der Name der Exportdatei
