Die Dienstreiseanträge
Der Dienstreiseantrag ist ein Dokument, das gemeinsam von dem Mitarbeiter und seinem Vorgesetzten erstellt wird. Es beschreibt die Aufgaben und Tätigkeiten, die in einer beruflichen Situation in einer bestimmten Struktur und an einem bestimmten Ort auszuführen sind. Die Mitarbeiter müssen oft Einsätze außerhalb ihres üblichen Arbeitsortes durchführen. Expensya bietet Ihnen eine einfache und innovative Alternative für die Verwaltung Ihrer Dienstreiseanträge.
„Dienstreiseanträge“ ist ein Modul, das auf Expensya ab der Gold-Version verfügbar ist. Dieses Modul kann auf Anfrage von Ihrem Administrator bei Ihrem Ansprechpartner aktiviert werden.
So erstellen Sie einen Dienstreiseantrag
Sobald das Modul von Expensya Seite aktiviert wurde, wird ein neuer Tab im Benutzerkonto angezeigt: der Tab "Anfragen":
- Klicken Sie auf Den Tab " Anfragen ".
- Klicken Sie auf die Option " Dienstreiseanträge ".
- Klicken Sie auf "Dienstreiseantrag hinzufügen".
- Füllen Sie die verschiedenen Felder des Dienstreiseantrags aus.
- Klicken Sie auf "Speichern".
Wie Sie Dateien an Dienstreiseanträge anhängen können:
In Expensya können Benutzer heute über den Tab "Anhang" im Formular für Dienstreiseanträge Dateien anhängen. Das Anhängen von Belegen an Dienstreiseanträge kann für Ihre Mitarbeiter optional oder obligatorisch sein, je nachdem, welche Konfiguration Sie aktivieren möchten.
Wie Sie den Änderungsverlauf eines Dienstreiseantrags einsehen können:
Nutzer können alle Aktionen, die an einem bestimmten Antrag vorgenommen wurden, über den Reiter "Verlauf" einsehen.
So exportieren Sie Dienstreiseanträge als PDF-Datei:
Alle Expensya-Nutzer haben die Möglichkeit, Dienstreiseanträge als PDF zu exportieren, wie im folgenden Screenshot gezeigt.
Verwaltung von Dienstreiseanträgen:
Es ist wichtig zu wissen, dass der Dienstreiseantrag ein von den Ausgaben unabhängiges Modul ist. Das bedeutet, dass die Erstellung und das Einreichen von Dienstreiseanträge unabhängig von der Erstellung und dem Versand von Spesenabrechnungen erfolgt.
Der Dienstreiseantrag folgt jedoch demselben Validierungsfluss, der auch für die Ausgaben eingerichtet wurde.
Einrichten von einem Projekt für Dienstreiseanträge:
Es ist möglich, Projekte für Dienstreiseanträge direkt über den Reiter "Admin" und das Untermenü "Projekte" einzurichten. Damit das Projekt mit Dienstreiseanträgen verknüpft wird, müssen Sie im Formular des erstellten Projekts " Dienstreiseanträge " in "Ausgabenarten" ankreuzen.
Mit dem Reisetool synchronisierte Buchungen in der Dienstreiseantragsansicht anzeigen:
Buchen Sie Ihre Geschäftsreisen auf ein Reisetool Ihrer Wahl, das Sie mit Expensya synchronisieren können. Dazu können Sie Ihre Ausgaben auf Expensya erfassen, um eine bessere User Experience bei der Buchung, Bezahlung und Verwaltung der Ausgaben für Geschäftsreisen zu erhalten.
Es ist möglich, die Liste der mit jedem Dienstreiseantrag verbundenen Buchungen einzusehen, um einen vollständigen Überblick über alle Reiseausgaben für Unternehmen zu erhalten.
Wie kann ich meine Ausgaben den Dienstreiseanträgen zuordnen:
- Sobald Sie zur Validierung gesendet wurden, kann der Genehmiger über den Reiter "Dienstreiseanträge" auf die Liste der zur Validierung erhaltenen Dienstreiseanträge zugreifen.
- Der Genehmiger kann dann die Dienstreiseanträge genehmigen/ablehnen.
Nach Bestätigung des Dienstreiseantrags durch einen der Validatoren kann der Mitarbeiter damit beginnen, Ausgaben zu tätigen und sie in seine Spesenaufstellung einzutragen
Der Benutzer kann nun seine Ausgaben mit seinem Dienstreiseantrag verknüpfen:
- Das Datum der Ausgabe bestimmt die Anzeige der verfügbaren Dienstreiseanträge.
- Die mit dem Dienstreiseantrag verbundenen benutzerdefinierten Felder können auch mit dem Ausgabenformular synchronisiert werden.
