Las autorizaciones de viaje
Una autorización de viaje es un documento elaborado conjuntamente por el empleado y su responsable directo. Describe cuáles deberán ser sus misiones y actividades profesionales en una estructura y en un lugar determinado.
Las autorizaciones de viaje es un módulo disponible en Expensya a partir de la oferta Gold. Es un módulo que se puede activar sólo con los equipos de atención al cliente de Expensya desde su sistema, y por pedida del administrador de la cuent
¿Cómo solicitar una autorización de viaje?
Tras la activación del módulo, aparecerá una nueva pestaña en la cuenta del usuario, la pestaña Solicitudes, y el usuario sólo tendrá que:
- Hacer clic en la pestaña Solicitudes
- Pulsar la opción Autorización de viaje
- Rellenar los diferentes campos del formulario de solicitud de autorización de viaje
- Hacer clic en Enviar
Cómo adjuntar archivos a las autorizaciones de viaje:
Hoy en día en Expensya, los usuarios pueden adjuntar archivos a las autorizaciones de viaje gracias a la pestaña Archivos adjuntos presente en el formulario de las autorizaciones de viaje. La adición de justificantes a las autorizaciones de viaje puede ser opcional u obligatoria para tus empleados, según la configuración que desees activar.
Cómo ver el historial de modificaciones de una autorización de viaje:
Los usuarios pueden visualizar todas las acciones realizadas sobre una autorización de viaje determinada a través de la pestaña "Historial".
Cómo exportar las autorizaciones de viaje en formato PDF:
Todos los usuarios de Expensya tienen la posibilidad de exportar las autorizaciones de viaje en formato PDF.
Gestión de las autorizaciones de viaje:
Es importante saber que la autorización de viaje es un módulo independiente del de gastos. Es decir, su creación y envío se realizan de manera independiente de la nota de gastos. Sin embargo, la autorización de viaje seguirá el mismo flujo de validación establecido para los gastos.
Configuración de proyectos para las autorizaciones de viaje:
Es posible configurar proyectos para las autorizaciones de viaje directamente desde la pestaña Administración y el submenú Proyecto. Para que el proyecto esté relacionado con las autorizaciones de viaje, se debe marcar Autorizaciones de viaje como Tipos de gasto en el formulario del proyecto creado.
Visualizar las reservas sincronizadas con la herramienta Viajes en la vista de autorizaciones de viaje:
Reserva tus viajes de negocios fácilmente con el módulo de viajes integrado de Expensya. Conecta tus herramientas de reserva y otras aplicaciones de desplazamiento a Expensya para disfrutar de una mejor experiencia de usuario en la reserva, el pago y la gestión de los gastos relacionados con los viajes de negocios.
Es posible ver la lista de reservas relacionadas con cada autorización de viaje para tener una vista completa de todos los gastos de viaje para las empresas que tienen una integración de Viajes.
Cómo asignar mis gastos a las autorizaciones de viaje:
- Una vez enviado para validación, el gerente accede a la lista de autorizaciones de viaje (ODM) recibidas para validación desde la pestaña Autorizaciones de viaje.
- El validador puede entonces realizar sus acciones de validación/rechazo sobre la ODM.
- Una vez validada en un primer nivel de validación, la ODM se puede asignar a los gastos del colaborador.
El usuario ahora puede relacionar sus gastos con su autorización de viaje:
- La fecha del gasto condiciona la visualización de las autorizaciones de viaje disponibles.
- Los campos personalizados asociados a la ODM también pueden sincronizarse con el formulario de gastos.
