Primer uso - Empresa
¿Cómo añadir o desactivar un usuario?
Expensya permite al Administrador de la cuenta agregar los empleados de su empresa únicamente desde la Web. Para añadir un usuario, hay que seguir el siguiente proceso: Vete a la pestaña "Administrac…
Configuración de la empresa
La configuración de la empresa en Expensya se puede modificar desde la web. Se trata de una manipulación que solamente puede realizar el Administrador. Como administrador, hay que acceder a «Administ…
Exportación personalizada
¿No encuentras la exportación que necesitas? Compara aquí las exportaciones propuestas con cada oferta o solicita un presupuesto a nuestros equipos comerciales utilizando este formulario o llamando a…
¿Cómo utilizar la importación del extracto de la tarjeta de crédito?
Expensya le permite importar el extracto de la tarjeta de crédito desde la versión web para facilitar el seguimiento y cotejar los datos de Expensya y las transacciones presentes en el extracto. Para…
Los bancos compatibles con Expensya
Expensya admite los extractos de las tarjetas de crédito de los siguientes bancos: American Express . Bancos Courtois/Crédit du Nord . BNP Paribas . Caisse d'Epargne . Chase . CIC . LCL . HSBC . Miss…
¿Cómo crear grupos de usuarios en Expensya?
¿Qué es un grupo de usuarios en Expensya? Como Administrador, puedes crear grupos de usuarios en Expensya. Esta función permite reunir a los usuarios de una empresa en torno a un eje analítico. Al cr…
¿Cómo asignar un administrador o un contable a los grupos de usuarios?
Expensya permite asignar un administrador o un contable a los grupos de usuarios. Al asignar un administrador o un contable a un grupo, el administrador o el contable asignado únicamente verá o valid…
Gestionar los accesos delegados
Los administradores pueden gestionar los accesos delegados de las cuentas de usuarios desde la versión web. Para ello: En Administración , ir a la sección Usuarios y accesos. Entrar en Acceso delegad…
¿Cómo crear un proyecto en Expensya?
En Expensya, como Administrador , puedes añadir proyectos desde la versión web. En Expensya, un proyecto es una base analítica. Si lo explicamos de forma sencilla, se trata de un campo adicional que…
Asignar un usuario o un grupo a un proyecto
Como administrador, Expensya te permite asignar usuarios o grupos de usuarios a un proyecto desde la versión web. Asignar usuarios o grupos de usuarios a un proyecto. En la pestaña Administración , a…
Gestionar los vehículos profesionales
Como administrador, puedes gestionar los vehículos profesionales desde la versión web. Para activar esta funcionalidad, ponte en contacto con el servicio de atención al cliente de Expensya en support…
¿Cómo rellenar la plantilla de importación de proyectos?
Como administrador en Expensya, podrás ganar tiempo descargando una plantilla de importación de proyectos, desde la web, que te permitirá crear todos tus proyectos en una vez. Los siguientes campos s…
¿Cómo crear una categoría y configurar mi plan contable?
Como Administrador , puedes crear y modificar las categorías de gastos desde la interfaz web. Cuando modificas las categorías en Expensya, también podrás configurar para cada categoría las cuentas de…
Personalizar los campos del formulario de un gasto
En Expensya, el administrador puede personalizar los campos del formulario de entrada de los gastos. Para gestionar los campos de un gasto según una categoría: Ir a la interfaz Administración , y hac…
Configurar el reconocimiento inteligente de una categoría
Como administrador , puedes configurar el reconocimiento inteligente de las categorías. Por ejemplo, puedes crear una categoría «Transporte» que incluirá los gastos de autobús, taxi, metro y tren. Cu…
¿Cómo configurar las reglas de gastos?
Como Administrador , puedes establecer límites máximos para las distintas categorías desde la versión web. Puedes crear cuatro tipos de reglas de gastos: Un aviso: Se mostrará un mensaje informativo…
¿Cómo configurar las cuentas bancarias en Expensya?
Expensya permite a los administradores añadir las cuentas bancarias de la empresa y de los empleados desde la versión web. Los administradores también pueden solicitar al equipo de atención al client…
¿Cómo gestionar los kilometrajes en Expensya?
La gestión de los kilometrajes abarca la gestión de los vehículos y la gestión de los gastos de desplazamiento. Para gestionar los kilometrajes: Se puede cambiar de tasa (Agencia Tributaria, tasa fij…
¿Cómo cambiar de suscripción?
¿Quieres cambiar de plan de suscripción? Para ello solo tendrás que: Acceder a la pestaña Administración. Hacer clic en Suscripción en el menú lateral situado a la izquierda de la página . Elige la t…
¿Cómo exportar todos los informes de gastos de tu empresa?
Como Administrador de tu cuenta Expensya, podrás exportar todos los informes de gastos de la cuenta de tu empresa únicamente desde la versión web. Esta acción sólo puede ser efectuada por un usuario…
¿Cómo desactivar la compensación en los kilometrajes?
Nota : La compensación es un sistema de cálculo que usan las empresas francesas o con filiales en Francia. Si no quieres que se proceda automáticamente a la compensación de los gastos de kilometraje,…
Diferencias entre un administrador global y un administrador restringido
Un administrador global gestiona todas las funcionalidades de una empresa, mientras que un administrador restringido (también llamado administrador de grupo) gestiona únicamente los parámetros relati…
Cómo otorgar o recibir una delegación de acceso en Expensya
Una delegación de acceso implica delegar los derechos propios a otra persona o asignarle una misión a alguien. En Expensya, la delegación de acceso permite a un usuario otorgar o recibir los derechos…
¿Cómo declarar kilometrajes con un vehículo profesional?
Expensya permite declarar gastos de kilometraje desde la versión web y desde la versión móvil. Los kilometrajes realizados con vehículos profesionales no son reembolsables. La creación de los vehícul…
Los estados de un gasto
Un gasto introducido en Expensya sigue un ciclo en el que pasa por varios estados: Cargado : el gasto acaba de ser introducido utilizando el reconocimiento inteligente y el sistema necesita que se co…
Las tasas de kilometraje por usuario(s) , proyecto o valor de campo personalizado
Además de la tasa estándar para el reembolso de los gastos de kilometraje aplicada por tu empresa, el administrador de la cuenta de Expensya puede añadir otras tasas específicas aplicables a uno o va…
Gestión de las ausencias
La importación de las ausencias puede realizarse en Expensya y permite al validador o al contable visualizar las ausencias de los empleados (vacaciones pagadas, tiempo libre, enfermedad...). Esto per…
Las etiquetas en Expensya
Con una utilidad aún mejor que los ejes analíticos, en Expensya tienes la posibilidad de crear etiquetas. Como administrador, validador o contable, las etiquetas le permiten crear grupos, filtrar la…
Campos personalizados — Bases
Los campos personalizados sirven para añadir información en un formulario de gastos y pueden ser de tipo texto, elegir de una lista, números o casillas a marcar. Se utilizan para obtener más detalles…
Control adicional de la conformidad de los recibos
Para optimizar el control de la conformidad de los recibos de gastos, Expensya ofrece las siguientes dos funcionalidades, que pueden activarse juntas o de forma separada. Control de la calidad de la…
Campo personalizado de tipo elegir de una lista
Expensya te da la posibilidad de añadir un campo personalizado de tipo elegir de una lista para que puedas ampliar la información que se incluye en el formulario del gasto. El administrador de la cue…
Ajustes de seguridad - Configuración de contraseñas
Es posible aumentar la seguridad de tus cuentas activando las opciones de seguridad como : Caducidad de contraseñas. Bloqueo de la reutilización de contraseñas. Bloqueo de la recuperación automática…
Datos contables de las categorías por Grupo
Si eres un administrador de una instancia multiusuario, puedes utilizar esta funcionalidad para simplificar la gestión y el mantenimiento de la cuenta. Por ejemplo, si tienes datos contables distinto…
Importación del extracto de la tarjeta por parte del Administrador
Con el fin de optimizar la gestión de los gastos y añadirlos fácilmente a las cuentas de los usuarios, Expensya ofrece la posibilidad al administrador de importar los extractos de las tarjetas de déb…
¿Cómo configurar una tarifa de kilometraje por período?
Además de poder configurar los kilometrajes por grupos, con distintos tipos de vehículos, tarifas, unidades de distancia, etc., ahora puedes gestionar tus tarifas de kilometraje por periodos de tiemp…
Cómo recuperar un gran volumen de gastos a través de la API de Expensya
Expensya facilita API públicas, que te permiten recuperar, añadir y modificar datos al instante. En este artículo hablaremos de cómo recuperar un gran volumen de gastos utilizando las API de Expensya…
Entender cómo se calculan los kilometrajes
Este artículo concierne sólo a las empresas francesas o las que tienen filiales en Francia y que aplican la compensación en el cálculo de los kilometrajes. Para poder comprender la lógica del cálculo…
Envío automático de los gastos
Porque nuestra prioridad es hacerte la vida más fácil, Expensya te ofrece una forma más sencilla y rápida de enviar tus gastos. El administrador puede configurar el envío automático, un proceso que r…
Gestión de contraseñas por parte del administrador
Algunas empresas utilizan direcciones de correo electrónico ficticias para crear las cuentas de sus empleados. Estas direcciones de correo electrónico sólo permiten el acceso a cuentas de Expensya y…
Campos personalizados: vincular a una regla de gastos
Expensya te da la posibilidad de ir más allá en la configuración de las funcionalidades de tu empresa. Si bien ya es posible vincular un campo personalizado a una categoría, a partir de ahora también…
Uso y seguimiento del consumo de un anticipo
En Expensya es posible utilizar y seguir el consumo de un anticipo previamente validado por un mánager y archivado por un contable. El empleado podrá utilizar el anticipo como forma de pago al introd…
Identificación del dominio @expensya
Si tu empresa utiliza el antispam MailInBlack, las notificaciones de la solución Expensya se bloquean por defecto: Restablecimiento de la contraseña, confirmación de la validación de los informes de…
Exportación de provisiones
Tanto el adminsitrador como el contable pueden exportar las provisiones para tener una visión general de los futuros gastos que los empleados enviarán en validación. El archivo exportado extrae todos…
