Archivage à valeur probante en France
La finalité de l’archivage à valeur probante :
L'archivage à valeur probante permet aux clients d’Expensya de conserver les justificatifs au format numérique au lieu de les garder au format papier.
Ceci permet aux clients de jeter le reçu papier une fois que la dépense est ajoutée sur Expensya avec le justificatif et qu’elle est archivée dans la solution Expensya.
Un traitement sécurisé de l’archivage conforme aux dispositions légales françaises :
Afin que les reçus au format numérique soient reconnus en cas de contrôle fiscal en France, ils doivent être soumis aux normes et règles imposées par l’administration fiscale française, comme l’indique l'article A102 B-2 de la loi française "Livre des procédures fiscales" .
La solution Expensya permet de garantir cette procédure comme suit :
- Lors de la numérisation du reçu, Expensya applique une signature électronique conforme à eIDAS*
- L’enregistrement repose sur la technologie WORM (Write Once, Read Many) et le document numérisé est enregistré au format PDF A/3 (ISO 19005-3) *.
- Le stockage des archives électroniques s’effectue au sein de l'Union européenne conformément à l'article 32 du GDPR sur la sécurité du traitement.
Les options de l'archivage à valeur probante mises à disposition par Expensya :
Expensya propose deux services distincts d’archivage (Expensya-CDC ou Expensya-Vault). Ces deux options sont payantes et figurent sur le Bon de Commande ou sur l’annexe « Conditions Commerciales » du contrat.
Le tableau ci-dessous répond aux différents FAQ concernant les deux options d’archivage légal proposées par Expensya et le stockage d’Expensya :
- PDF/A* : C’est une version normalisée ISO du format PDF spécialisée pour l'archivage et la conservation à long terme des documents numériques. Le PDF/A diffère du format PDF standard en interdisant les fonctionnalités inadaptées à l'archivage à long terme, telles que la liaison de polices et le chiffrement.
- eIDAS* : Electronic IDentification Authentication and trust Services est un règlement de l'UE sur l'identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein de l'Union Européenne.
- SEC 17a-4(f), CFTC 1.31(d) et FINRA* : Ces règles appartiennent à la Règlementation américaine sur la conservation des documents électroniques, telles que la durée de conservation, le format, la qualité et la disponibilité des documents.
- L'ISO/CEI 27001:2013* : Spécifie les exigences relatives à l'établissement, à la mise en œuvre, à la mise à jour et à l'amélioration continue d'un système de management de la sécurité de l'information dans le contexte d'une organisation.
- NF Z42-013* : Une norme internationale qui porte sur les spécifications pour la conception et l’exploitation des systèmes informatiques utilisés pour l’archivage électronique.
