Justificatif de note obligatoire
Mis à jour
Qu'est ce qu'un justificatif de note ?
Un "justificatif de note" est un document qui explique pourquoi une dépense a été faite, comme un déplacement professionnel, une mission ou toute autre dépense. Il peut s'agir d'une convocation à une formation, d'une invitation professionnelle ou même d'une entrée dans un agenda électronique.
Dans Expensya, certaines dépenses exigent un justificatif de note, tandis que pour d'autres, c'est facultatif. Cette exigence vise à garantir que les dépenses sont justifiées et transparentes.
Nous allons examiner un exemple où le justificatif de la note est considéré comme un fait générateur.
- Accédez à l'onglet Notes.
- Cliquez sur +Note
- Repérez le bouton Fait Générateur, il apparaîtra de cette manière.
Expensya a mis en place un système qui bloque l'envoi pour approbation des notes de frais dans trois situations spécifiques :
- Si une dépense requiert un justificatif de note obligatoire et qu'il est manquant dans une note de frais, Expensya demande explicitement ce document essentiel pour cette dépense spécifique. Cela assure que toutes les dépenses nécessitant un justificatif soient correctement justifiées, améliorant ainsi la transparence et la validité des remboursements.
- Omission du justificatif de note: Si un utilisateur ne remplit pas le justificatif de note pour une dépense soumise, Expensya bloque automatiquement l'envoi de cette dépense pour approbation. Cette démarche rappelle aux utilisateurs l'importance de fournir les informations nécessaires pour chaque dépense, garantissant ainsi une gestion précise des notes de frais.
- Non-cochage de la levée d'obligation du justificatif de note: Expensya propose une option pour enlever l'obligation du justificatif de note pour certaines dépenses spécifiques. Toutefois, si un utilisateur oublie de sélectionner cette option pour une dépense nécessitant normalement un justificatif de note, le système empêche l'envoi de cette dépense pour approbation. Cette mesure vise à éviter toute tentative de contourner les règles établies, assurant ainsi la justification adéquate des dépenses essentielles.
Voici comment fonctionne le processus lors de la création de votre note de frais :
Note avec un justificatif de note obligatoire et la case de levée d'obligation non cochée :
- Lorsque le justificatif de note est renseigné, la note peut continuer son parcours dans le processus d'approbation.
- Cependant, si le justificatif de note n'est pas complété, la note de frais est automatiquement rejetée, avec un message expliquant ce refus. Dans ce cas, l'utilisateur doit ajouter le justificatif manquant avant de pouvoir soumettre à nouveau la note pour approbation.
Note avec un justificatif de note obligatoire et la case de levée d'obligation cochée :
- Si le justificatif de note n'est pas renseigné mais que l'option de levée d'obligation est activée, la note peut continuer dans le processus d'approbation.
Note avec un justificatif de note obligatoire et la case de levée d'obligation cochée pour au moins une dépense :
- Si le justificatif de note n'est pas renseigné pour une dépense mais que l'obligation est levée, la note peut continuer dans le processus d'approbation.
Note avec un justificatif de note facultatif :
- Vous pouvez envoyer la note pour approbation, indépendamment du fait que le justificatif de note soit ou non renseigné.
