Démarrez avec l'application web d'Expensya
Bienvenue sur Expensya, la solution tout-en-un pour gérer les dépenses professionnelles et les remboursements. Ce guide explique comment naviguer dans l’application web et vous présente les actions disponibles selon le rôle.
Explorer le tableau de bord
Après connexion, le tableau de bord affiche un aperçu de votre activité dans Expensya. Il présente vos dépenses récentes, vos notes et les validations en attente.
Configurer votre compte et vos préférences personnelles
Avant d’utiliser Expensya, configurez votre compte pour assurer un traitement fluide des dépenses et des remboursements. Cliquez sur Paramètres dans le menu déroulant de l’icône utilisateur.
Dans le menu situé sur le côté gauche, vous voyez deux sous-menus:
Paramètres généraux
Ce menu inclut les onglets suivants:
- Informations personnelles – mettez à jour vos informations personnelles, comme le nom, le prénom, l’adresse, la ville, le code postal, le numéro de téléphone et le numéro de fax. Des informations exactes garantissent un envoi correct des remboursements et un profil à jour. Cette section affiche aussi votre adresse e-mail directe, que vous pouvez utiliser pour envoyer des reçus et créer des dépenses automatiquement.
- Préférences – définissez les dépenses comme remboursables par défaut et choisissez un projet par défaut. Cela fait gagner du temps lors de l’ajout de dépenses et garantit une affectation correcte. Vous pouvez aussi sélectionner la langue et le format régional de la date et de l’heure afin d’afficher les montants et les dates dans un format familier.
- Notifications – configurez la façon dont vous recevez les notifications liées aux soumissions de notes de frais, aux validations, aux refus et aux autres mises à jour.
- Compte bancaire – ajoutez ou mettez à jour vos informations bancaires pour garantir un traitement correct des remboursements, sans retard.
Personnalisation du compte
Ce menu donne accès aux onglets suivants:
- Moyens de paiement – ajoutez ou gérez les comptes bancaires et les cartes utilisés pour régler les dépenses.
- Mes véhicules – ajoutez ou mettez à jour des véhicules pour les calculs kilométriques et des remboursements précis.
- Gestion des accès délégués – partagez un accès limité à votre compte avec des collègues choisis afin de déléguer certaines tâches.
- Contacts – gérez la liste de contacts utilisée pour ajouter des invités à vos dépenses.
- Clés API – générez et gérez des clés API pour des intégrations sécurisées avec d’autres applications.
Utiliser l’application web en tant qu’employé
Les employés peuvent suivre, soumettre et se faire rembourser leurs dépenses.
Utilisez l’onglet Dépenses pour gérer vos dépenses. Vous pouvez ajouter, modifier, supprimer ou regrouper des dépenses dans une note pour soumission.
L’onglet Notes vous permet de suivre vos notes de frais. Vous pouvez consulter, créer et exporter des notes, ainsi que vérifier leur statut de validation.
Dans l’onglet Demandes, vous pouvez soumettre des avances, si votre entreprise les autorise, et suivre leur statut jusqu’à validation.
Utiliser l’application web en tant qu’approbateur
En tant qu’approbateur, utilisez l’onglet Manager pour traiter les notes soumises et les demandes d’avance. Vous pouvez approuver ou refuser des notes de frais, suivre les dépenses de l’équipe et garantir le respect des politiques de l’entreprise.
Utiliser l’application web en tant qu’administrateur
Les administrateurs configurent les paramètres de l’entreprise via l’onglet Administration. Le menu situé sur le côté gauche donne accès à toutes les fonctionnalités d’administration disponibles.
- Fiche du tenant – consultez les informations de base de votre tenant.
- Utilisateurs et accès – gérez les utilisateurs, les groupes, les accès délégués, les contacts, les absences et les paramètres de sécurité.
- Dépenses et demandes – accédez aux listes de dépenses, aux notes et aux politiques de dépenses.
- Paiement – gérez les avances, les moyens de paiement et les comptes bancaires.
- Paramètres avancés – configurez les catégories, les affaires et les champs personnalisés.
- Barèmes et véhicules – définissez les barèmes kilométriques et gérez les véhicules.
- Paramètres globaux – gérez les dépenses, les approbations, la comptabilité et le guide de l’employé.
- Intégrations – connectez Expensya à des systèmes externes.
- Historique d'imports/exports – suivez les imports et exports de données.
- Rapports interactifs – accédez aux analyses et aux rapports.
- Abonnement et factures – gérez l’offre d’abonnement et les informations de facturation de votre entreprise.
Utiliser l’application web en tant que comptable
Utilisez l’onglet Comptable pour suivre et gérer toutes les activités comptables. Vous pouvez surveiller les notes approuvées, traiter les demandes d’avance et consulter les restitutions et les transactions.
Gérer les cartes Expensya
Utilisez l’onglet Carte Expensya pour suivre les transactions, gérer les budgets et contrôler les dépenses, selon votre rôle et la configuration de votre entreprise.
