La carte Expensya (DRAFT mis en PRIVATE) --> DO NOT SHARE WITH CUSTOMERS

Dans cet article, nous allons aborder les points suivants:

la création de la carte Expensya
la demande de budgets
l'approbation ou le rejet des demandes de budgets
la liaison d'un budget à la carte
l'ajout de justificatifs aux dépenses créées automatiquement.

Création de la carte Expensya :

Il convient de noter que le module carte Expensya n'est disponible que :
- à partir de l'offre Gold
- après demande auprès de l'équipe commerciale pour l'activation du rôle de gestion des cartes

La création de la carte Expensya ne se fait que par l’administrateur qui a le rôle « gérer les cartes » activée et elle se fait comme suit,

Rendez-vous dans "Administration", puis dans menu "Paiement"
Accédez au sous-menu “Moyens de paiement”
Dans l'onglet “Cartes Expensya”, cliquez sur le bouton “+ Ajouter une carte Expensya”
Définissez les jours et heures d’utilisation de la carte

Vous pouvez ensuite affiner les paramètres d’utilisation en cochant « Définir les autorisations par nature de dépense ? », vous pourrez ensuite choisir les catégories de marchands autorisés

Dans le champ “Employé“, attribuez cette carte à l’un de vos collaborateurs

Il est impossible pour un employé d'avoir plus d'une carte active en même temps.

Entrez le numéro de téléphone du collaborateur dans le champ “Numéro de téléphone mobile”

Le numéro de téléphone mobile est requis pour activer l’authentification forte et garantir une meilleure sécurité des paiements. Les SMS de confirmation sont envoyés sur le téléphone associé pour valider les opérations sensibles.

Une fois l’ensemble des paramètres définis, cliquez sur “Ajouter”

Vous recevez un lien sur votre téléphone afin de confirmer la création de la carte.

Une invitation est envoyée par mail au collaborateur. Celui-ci doit s’identifier pour activer sa carte de paiement.

La carte virtuelle est désormais activée. En cas de besoin, une carte physique peut être commandée.

Demande de budget :

En tant que collaborateur, vous pouvez, maintenant que la carte est créée, demander votre premier budget comme suit,

La section “Carte Expensya“ apparaît désormais. Cliquez dessus.
Allez dans l’onglet “Mes budgets”.
La liste de budgets est vide pour le moment. Cliquez sur le bouton “Demander mon premier budget”
Spécifiez les détails de votre demande de budget, tels que le motif et son montant.
Une fois la demande de budget est prête. Appuyez sur “Envoyer”

La demande de budget est transmise au manager. Celui-ci reçoit une notification. Il peut la vérifier, pour ensuite l’approuver ou la rejeter.

Le budget ne sera utilisable que chez les marchands dont la/es catégorie(s) est/sont associée(s) à la carte lors de sa création

Vous pouvez suivre votre demande de budget depuis cette section. Le statut passera à « Approuvé » dès que le manager l’aura acceptée.

Approuver ou rejeter une demande de budget :

En tant que Manager vous pouvez approuver et rejeter les demandes de budget.

Rendez-vous dans l’onglet “Manager”
Dans la page “Budgets”, vous trouverez dans “A approuver” la liste des budgets en attente de validation
Cliquez sur le budget à examiner
Une fois votre revue finalisée, vous pouvez accepter ou refuser la demande de budget.

Une fois le budget approuvé, le collaborateur est automatiquement informé et peut commencer à utiliser sa carte.

Vous pouvez suivre les dépenses effectuées avec ce budget, et le clôturer lorsqu’il n’est plus utile.

Lier un budget à la carte Expensya :

Si un collaborateur a plusieurs budgets, il doit lier le budget qu’il souhaite utiliser à sa carte Expensya.

Rendez-vous dans l’onglet “Carte Expensya”
Dans la page “Mes budgets”, vous trouverez à gauche la liste de tous les budgets et demandes actifs.
Cliquez sur le budget que vous voulez lier à la carte, puis cliquez sur “Associer à ma carte”

La modification est prise en compte en temps réel. Au prochain paiement, c’est le nouveau budget qui sera utilisé.

Une icône indique quel budget est lié à la carte Expensya

Vous pouvez voir la liste des budgets expirés ou clôturés en activant cette coche.

Gestion des remboursements :

Exemple introductif : Si vous avez effectué un achat en ligne et que vous allez être remboursé à cause d'une livraison qui n'a pas abouti, sur quel budget l'argent sera retourné ?

Les remboursements sont gérés d’une manière intelligente et flexible, les différents cas possibles sont :

Réception d’un remboursement lié à une transaction initiale ; Cette dernière sera automatiquement liée au budget de la transaction initiale et le montant du budget sera mis à jour en conséquence, indépendamment du statut du budget.
Réception d’un remboursement non lié à une transaction initiale ; Cette dernière sera automatiquement liée au budget qu’on estime se rapprochant le plus selon les paramètres de la transaction (montant, marchand, date, …)

Dans ce cas, le collaborateur aura la possibilité d’assigner cette dernière à un autre budget.

Pour chaque remboursement reçu, une notification s’affiche sur l’application mobile Expensya pour en informer le collaborateur.

Ajout de justificatifs :

Vous avez la possibilité d’ajouter les justificatifs une fois les dépenses effectuées.

Pour ce faire,

Rendez-vous dans l’onglet « Dépenses »

Pour chaque transaction effectuée avec votre carte, une nouvelle dépense est créée automatiquement, avec les données de la transaction.

Cliquez sur la dépense à laquelle vous voulez ajouter le justificatif
Cliquez sur « Sélectionner un reçu » et ajoutez le directement depuis votre ordinateur, ou plus simple encore : prenez-le en photo depuis votre téléphone.

Le montant de la TVA est reconnu automatiquement.

Une fois les informations vérifiées, cliquez sur « Sauvegarder ».

Cette icône signifie que la transaction est en cours de traitement.

Vous pouvez ajouter votre justificatif, mais il faudra attendre que l’icône disparaisse pour envoyer la dépense en validation.

Vérifions maintenant le budget

Rendez-vous dans l’onglet « Carte Expensya », puis dans « Mes budgets »
Sélectionnez votre budget
Vous pouvez voir le montant dépensé, ainsi que le solde restant sur ce budget.

Vous retrouvez ici les transactions liées au budget