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Personnalisation et Préférences

Export personnalisé

Cet article donne un aperçu des options d'exportation de données polyvalentes d'Expensya - des exportations standard Excel et PDF à d'autres formats tels que Cegid, Sage, Quadratus et SAP. De plus, il couvre l'automation sans faille pour ces intégrations et la possibilité d'options d'exportation personnalisées selon les besoins spécifiques et les détails de licence. Des informations de contact sont fournies si des informations supplémentaires ou un devis sont nécessaires.

Mis à jour

Comment créer une catégorie et configurer mon plan comptable?

L'article détaille le processus de création et de gestion des catégories de dépenses dans Expensya, un aspect clé de l'organisation et de l'assimilation des transactions financières. Il fournit des illustrations sur la création d'une catégorie, la configuration des comptes associés et la personnalisation des formulaires de dépenses pour une gestion améliorée. Il mentionne des détails essentiels comme le rendu obligatoire des reçus ou la dissimulation de la TVA, parmi d'autres.

Mis à jour par Rim Ferchichi

Personnaliser les champs du formulaire d'une dépense

Ce guide offre aux administrateurs d'entreprise des instructions détaillées sur comment personnaliser les champs d'un formulaire de dépense dans Expensya. Ensuite, il montre comment modifier une catégorie en changeant son icône ou son libellé, et comment définir des paramètres adaptés à leurs besoins spécifiques. De plus, il explique comment ajouter des catégories prédéfinies pour améliorer l'expérience utilisateur. L'objectif de ce tutoriel est d'augmenter le contrôle des utilisateurs sur les champs du formulaire de dépense en offrant une expérience plus personnalisée et adaptée à leurs besoins commerciaux uniques.

Mis à jour par Malika Maachaoui

Configurer la reconnaissance intelligente d’une catégorie

L'article offre des instructions détaillées pour aider les administrateurs de compte à configurer la reconnaissance intelligente des catégories dans Expensya. Il met en évidence l'utilisation pratique de cette fonctionnalité par l'exemple de la création d'une catégorie 'Transport' qui regroupe diverses dépenses comme le bus, le taxi, le métro et le train. La fonctionnalité de reconnaissance intelligente d'Expensya peut associer automatiquement de telles dépenses à la catégorie désignée. Le processus consiste à créer ou à modifier une catégorie existante, à configurer ses paramètres et à s'assurer que toutes les catégories prédéfinies pertinentes dans Expensya sont correctement liées, pour finalement sauvegarder les paramètres.

Mis à jour

Comment je peux modifier mon abonnement ?

Cet article offre un guide simplifié, étape par étape, pour aider les utilisateurs à mettre à jour leurs offres d'abonnement sur Expensya. Les utilisateurs peuvent choisir un plan d'abonnement adapté et décider d'une fréquence de paiement qui convient à leurs besoins. La fonction de renouvellement automatique est activée automatiquement, et des informations sont fournies sur comment la désactiver.

Mis à jour

Comment désactiver la compensation des indemnités kilométriques?

Cet article fournit des instructions claires sur comment désactiver la fonction de compensation automatique pour les indemnités kilométriques sur Expensya, destiné aux administrateurs de l'entreprise. Cette option, lorsqu'elle est activée, modifie la valeur des dépenses kilométriques futures pour équilibrer tout trop-payé ou trop-peu-payé effectué avant un changement d'échelle. Cela peut entraîner l'affichage d'une valeur zéro pour le remboursement de certaines dépenses kilométriques, mais assure une cohérence annuelle. Le guide accompagne les utilisateurs tout au long du processus pour décocher la case correspondante et désactiver cette fonction.

Mis à jour

Comment donner ou recevoir une délégation d'accès sur Expensya

Cet article fournit un guide complet sur comment utiliser la fonctionnalité de délégation d'accès dans Expensya, qui permet aux utilisateurs d'accorder ou de recevoir des droits d'accès à un autre compte, indépendamment de leurs rôles. Des étapes détaillées sont fournies sur comment permettre l'accès à votre compte et comment obtenir l'accès à un autre compte à la fois sur le site web et l'application mobile. Il comprend également une section sur comment supprimer l'accès délégué.

Mis à jour

Barème des indemnités kilométrique par utilisateur(s), affaire ou valeur de champ personnalisé

L'article est un guide complet sur la façon dont les administrateurs d'Expensya peuvent ajouter des taux spécifiques de remboursement des frais kilométriques pour certains utilisateurs, projets et valeurs de champ personnalisées, en plus du taux standard appliqué par l'entreprise. Il comprend des étapes détaillées sur l'activation de cette fonctionnalité, sa configuration, l'attribution du tarif à un utilisateur, plusieurs utilisateurs, un projet, une valeur de champ personnalisé et enfin, comment supprimer le barème créé.

Mis à jour

Gestion des absences

L'article fournit un guide détaillé sur la manière d'importer les fichiers d'absences dans Expensya, une fonctionnalité qui permet aux valideurs ou aux comptables de surveiller les absences des employés telles que les congés payés, les congés, ou les arrêts maladie. Cela leur permet de vérifier qu'aucune dépense n'a été engagée pendant une période de congé d'un employé. Des instructions détaillées sont incluses sur la manière de télécharger, de remplir et d'importer un fichier CSV relatif aux absences. L'article explique également comment mettre en place une règle spécifiquement pour les dépenses engagées pendant les absences, et comment visualiser les absences en mode calendrier.

Mis à jour

Les tags sur Expensya

L'article informe les lecteurs sur la fonctionnalité de création de "tags" dans Expensya. Être bénéfique pour les administrateurs, les valideurs ou les comptables, les tags permettent aux utilisateurs de créer des groupes, filtrer les listes d'affichage, marquer les dépenses traitées, et effectuer de nombreuses autres actions. Des directives étape par étape sont données sur la manière d'attribuer une étiquette à une dépense ou à un(des) utilisateur(s). Des instructions concernant la manière de contacter l'équipe de support pour la création d'étiquettes sont également décrites.

Mis à jour

Gestion des devises multiples

Cet article explique comment Expensya offre aux utilisateurs la possibilité de gérer plusieurs devises, y compris la devise de l'employé, la devise de l'entreprise et même la devise d'une dépense. Il fournit un guide étape par étape pour les administrateurs pour configurer l'affichage des montants des notes de frais dans la devise de l'employé ou de l'entreprise. Il contient également des captures d'écran utiles démontrant l'affichage des notes en devise de l'employé et de l'entreprise.

Mis à jour

Activation des exceptions par les administrateurs et gestion des demandes d'exceptions

Cet article fournit des informations complètes sur les quatre types de politiques de dépenses disponibles sur Expensya, en mettant en évidence l'importance de la demande d'exception. Ce dispositif, disponible uniquement pour le type de règle de dépenses "remboursement par plafond", peut être approuvé ou refusé par le validateur ou l'administrateur du compte. L'article explique comment l'administrateur peut permettre les exceptions, et donne des instructions sur l'ajout d'un second validateur capable de gérer les demandes d'exception.

Mis à jour par Rim Ferchichi

Moyens de paiement professionnels

Cet article vous guide sur comment configurer et gérer les moyens de paiement professionnels via Expensya. Le système permet aux employés d'utiliser les fonds de l'entreprise pour leurs dépenses professionnelles, les obligeant ainsi à différer et valider les dépenses non remboursables payées par une carte de crédit d'entreprise. De plus, il illustre comment les administrateurs peuvent ajouter un moyen de paiement professionnel et démontre le processus de sa configuration. En outre, il couvre comment les administrateurs peuvent l'attribuer à des employés spécifiques et explique comment modifier ou désactiver des moyens de paiement professionnels existants. Finalement, vous apprendrez comment exporter tous les détails pertinents concernant les moyens de paiement professionnels sélectionnés ou tous.

Mis à jour

Les notifications e-mail envoyées par Expensya

Cet article regroupe les différentes notifications par email qu'Expensya envoie aux différents utilisateurs - collaborateurs, validateurs, comptables et délégués. Il comprend des notifications lorsqu'un administrateur crée un nouveau collaborateur, et lorsque une note est approuvée, rejetée, envoyée au comptable, ou archivée. Il couvre également les courriels pour lorsque des factures sont envoyées par courrier électronique, et lorsque l'on reçoit ou crée une délégation d'accès. En outre, il détaille les courriels que les validateurs reçoivent lorsqu'ils reçoivent une note à valider et lorsqu'une note est envoyée au comptable. Enfin, il parle de rappels par courriel et de notifications d'accès délégué.

Mis à jour

Associer des champs personnalisés à une affaire depuis l'interface web d'Expensya

Cet article informe les administrateurs d'une nouvelle fonctionnalité qui permet de lier des champs personnalisés à des affaires directement depuis l'interface d'administration web. Cette fonctionnalité simplifie les tâches administratives, réduit la dépendance au support client et donne plus de contrôle aux administrateurs. La fonction s'intègre de manière transparente en ajoutant un champ "affaire" dans l'interface de création de champs personnalisés sous forme de menu déroulant, listant toutes les affaires disponibles pour une association facile.

Mis à jour par Rim Ferchichi

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