Integration von Buchungen von Egencia in Expensya
Egencia ist ein Reisebüro, das sich auf Geschäftsreisen spezialisiert hat und über ein eigenes Buchungstool verfügt.
Expensya und Egencia haben sich zusammengeschlossen, um Buchungen, die bei Egencia vorgenommen werden, in Echtzeit in Expensya zu integrieren und automatisch einen Antrag zu erstellen.
Der Zweck der Synchronisierung von Buchungen besteht darin, einen Überblick über die Gesamtkosten der Reise zu erhalten, einschließlich der Ausgaben im Spesenbericht und der Reiseausgaben innerhalb desselben Antrags mit der Möglichkeit, einen Antrag mit Ausgaben zu verknüpfen.
Was ist ein Antrag?
Ein Antrag ist eine „Reise“, die automatisch in Expensya erstellt wird, wenn der Benutzer seine Reise bei Egencia bucht. Er besteht aus einer oder mehreren Buchungen (wie einem Flugticket, Hotel oder Mietwagen). Buchungen sind mit einem Antrag verknüpft.
Anträge können im Expensya-Tab Anfragen.
Der Antrag enthält:
- Eine Bezeichnung
- Reisedaten
- Zielort
- Benutzerdefinierte Felder (falls zutreffend)
- Beschreibung
- Zugehörige Buchungen
Der Antrag geht davon aus, dass der Manager die Reise bei Egencia genehmigt, und daher wird der Antrag in Expensya erstellt, ohne dass eine erneute Validierung erforderlich ist. Anschließend kann der Reisende die während der Reise angefallenen Ausgaben dem Antrag hinzufügen.
Wie verknüpft man Ausgaben mit einem Antrag?
Das Antrag-Feld erscheint im Ausgabenformular, wenn das Datum der Ausgabe innerhalb des definierten Start- und Enddatums eines bestehenden Antrags liegt, der mit dem Mitarbeiter verknüpft ist.
Im Ausgabenformular muss der Mitarbeiter seine Ausgabe mit einem vorgeschlagenen Reiseauftrag verknüpfen, um die Ausgabe den Gesamtkosten der Reise zuzuordnen.
Wie kann man Buchungen im Zusammenhang mit Anträgen in Expensya einsehen?
Eine Buchung entspricht einer Reise bei Egencia auf einem definierten Segment (z. B. einem Flugticket, Hotel oder Mietwagen). Buchungen sind mit einem Antrag verknüpft.
Buchungen können im Expensya-Tab Anfragen > Buchungen eingesehen werden. Von dieser Buchungsliste aus führt eine Schaltfläche den Expensya-Benutzer zu Egencia.
Im Falle einer Buchungsstornierung bei Egencia ändert sich der Buchungsstatus in Expensya auf storniert.
Zusammenfassend funktioniert der Prozess wie folgt:
- Der Benutzer tätigt eine oder mehrere Buchungen bei Egencia für eine Reise.
- Buchungen werden automatisch und in Echtzeit an Expensya gesendet.
- In Expensya wird ein Antrag erstellt, der diese Buchungen enthält.
- Der Benutzer kann seine Ausgaben einem Antrag zuordnen, wenn das Ausgabedatum mit den Start- und Enddaten des Antrags übereinstimmt.
