Integrar Reservas de Egencia en Expensya
Egencia es una agencia de viajes especializada en viajes de negocios con su propia herramienta de reserva de viajes.
Expensya y Egencia se han asociado para integrar las reservas hechas en Egencia en tiempo real en Expensya, creando automáticamente una solicitud de autorización.
El propósito de sincronizar las reservas es tener visibilidad del costo total del viaje, incluyendo gastos en el informe de gastos y gastos de viaje dentro de la misma solicitud de autorización con la capacidad de vincular una solicitud de autorización a gastos.
¿Qué es una solicitud de autorización?
Una solicitud de autorización es un viaje creado automáticamente en Expensya cuando el usuario reserva su viaje en Egencia. Consiste en una o más reservas (como un boleto de avión, hotel, alquiler de coche). Las reservas están vinculadas a una solicitud de autorización.
Las solicitudes de autorización pueden ser vistas en la pestaña de Expensya Solicitudes > Órdenes de misión
La solicitud de autorización contiene:
- Una etiqueta
- Fechas de viaje
- Destino
- Campos personalizados (si corresponde)
- Descripción
- Reservas asociadas
La solicitud de autorización asume que el administrador aprueba el viaje en Egencia, y por lo tanto, la solicitud de autorización se crea en Expensya sin necesidad de revalidación. Posteriormente, el viajero puede agregar los gastos incurridos durante el viaje a la solicitud de autorización.
¿Cómo vincular gastos a una solicitud de autorización?
El campo de solicitud de autorización aparece en el formulario de gasto cuando su fecha cae dentro de la fecha de inicio y fin definidas de una solicitud de autorización existente asociada con el colaborador.
En el formulario de gasto, el colaborador debe asociar su gasto con una orden de misión propuesta para asignar el gasto al costo total del viaje.
¿Cómo ver las reservas en relación con las solicitudes de autorización en Expensya?
Una reserva corresponde a un viaje en Egencia en un segmento definido (por ejemplo, un boleto de avión, hotel, alquiler de coche). Las reservas están vinculadas a una solicitud de autorización.
Las reservas pueden verse en la pestaña de Expensya Solicitudes > Reservas. Desde esta lista de reservas, un botón redirige al usuario de Expensya a Egencia.
En caso de cancelación de una reserva en Egencia, el estado de la reserva cambia a cancelada en Expensya.
En resumen, el proceso funciona de la siguiente manera:
- El usuario hace una o más reservas en Egencia para un viaje.
- Las reservas se envían automáticamente y en tiempo real a Expensya.
- Se crea una solicitud de autorización que contiene estas reservas en Expensya.
- El usuario puede asignar sus gastos a una solicitud de autorización si la fecha del gasto se alinea con las fechas de inicio y fin de la solicitud de autorización.
