Die Workflows der Egencia Buchungsintegration
Aktualisiert
Die API-Buchungsintegration ermöglicht den Echtzeit-automatischen Import von Buchungsdaten von Egencia zu Expensya. Diese nahtlose Integration bietet zwei unterschiedliche Erfahrungen, jede mit ihrem eigenen einzigartigen Workflow.
Es ist wichtig zu beachten, dass diese beiden Workflow-Optionen sich gegenseitig ausschließen. Nur eine der beiden Erfahrungen kann für den Mieter aktiviert werden.
Besuchen Sie diesen Artikel für weitere Informationen über die Autorisierungsanfragen und wie Buchungen von Egencia auf der Expensya-Plattform angezeigt werden können: Integration von Buchungen von Egencia in Expensya
Egencia Buchung --> Autorisierungsanfrage
- Buchungserstellung in Egencia
- Der Benutzer initiiert eine Buchung in Egencia.
- Die Buchung wird dann vom Manager des Benutzers (Genehmiger) in Egencia validiert.
- Import der Buchung nach Expensya als Autorisierungsanfrage
- Sobald bestätigt und validiert, wird die Buchung sofort in Expensya importiert.
- Eine Autorisierungsanfrage wird automatisch in Expensya generiert und mit den Buchungsdetails ausgefüllt.
Es ist möglich, Buchungen ohne Autorisierungsanfragen zu wählen, falls erforderlich.
Wichtige Hinweise:
- Buchungs-Updates in Egencia (Stornierungen oder Änderungen) werden in Expensya reflektiert, die entsprechende Autorisierungsanfrage wird entsprechend aktualisiert.
- Neue Buchungen innerhalb der Daten einer bestehenden Autorisierungsanfrage in Expensya werden automatisch dieser Missionsbestellung hinzugefügt.
- Wenn alle Buchungen innerhalb einer Autorisierungsanfrage storniert werden, wird die Autorisierungsanfrage auch in Expensya als storniert markiert.
Autorisierungsanfrage in Expensya --> Buchung in Egencia
- Erstellung einer Autorisierungsanfrage in Expensya:
- Der Benutzer erstellt eine Autorisierungsanfrage in Expensya.
- Die Autorisierungsanfrage muss vom Genehmiger des Benutzers in Expensya genehmigt werden.
- Weiterleitung zu Egencia:
- Nach der Validierung erhalten Benutzer einen Weiterleitungslink per E-Mail.
- Ein Button "Buchen von Egencia" erscheint im Buchungsabschnitt der Autorisierungsanfrage und ermöglicht Benutzern den Zugang zu Egencia, um ihre Buchung abzuschließen.
Die Buchungsdaten müssen mit dem Start- und Enddatum der Autorisierungsanfrage übereinstimmen.
Sobald die Buchung abgeschlossen und bestätigt ist, wird sie sofort in Expensya importiert und nahtlos in die spezifische, vom Benutzer ursprünglich referenzierte Autorisierungsanfrage integriert.
