Verständnis der Tagespauschalenberechnung über Zeitzonen hinweg
Aktualisiert
Um Berechnungen durchzuführen, verlässt sich unser Tagespauschalenmodul auf zwei Schlüsselfaktoren: die Tagespauschalenkonfiguration (normalerweise durch Landesvorgaben definiert oder durch das Unternehmen angepasst) und die vom Nutzer in Expensya eingegebenen Reisedetails (einschließlich Abfahrts-/Ankunftsorte, Daten, Uhrzeiten, Reiseschritte und die gewählte Tagespauschale).
Sobald die Konfiguration identifiziert ist, wenden wir die darin definierten Regeln an: wie ein Tag betrachtet wird (ob als Kalendertag oder als 24-Stunden-Zeitraum), und welche Auswahllogik befolgt wird, wenn an einem Tag mehrere Orte besucht werden (z.B. zuerst besucht, zuletzt besucht, Ort mit der meisten verbrachten Zeit oder Priorisierung des Auslandsaufenthalts). Zusätzlich berücksichtigen wir die Paketregeln und die Voraussetzungen für Vorschüsse.
Beim Überprüfen der vom Nutzer bereitgestellten Reiseinformationen können wir innerhalb desselben Reiseschritts auf mehrere Zeitzonen stoßen.
Fallbeispiel:
Betrachten wir folgendes Beispiel:
- (01/09) New York UTC-4 6:00 AM
- (01/09) London UTC+1 6:00 PM
- (02/09) Dubai UTC+4 2:00 PM
- (03/09) New York UTC-4 8:00 AM Am
1. September befand sich der Nutzer sowohl in New York als auch in London und verbrachte Zeit in zwei unterschiedlichen Zeitzonen.
Abhängig von der Art der für die Berechnung benötigten Informationen können Umrechnungen erforderlich sein:
Für Zeitbereichsbedingungen ist keine Umrechnung erforderlich. Eine Regel könnte beispielsweise lauten: "Gewähren Sie ein reduziertes Tagespauschale, wenn der Nutzer vor 19:00 Uhr zurückkehrt." In diesem Fall verwenden wir die Rückkehrzeit in der lokalen Zeitzone des Rückkehrortes.
Im gegebenen Beispiel kehrt der Nutzer um 8:00 Uhr nach New York zurück, sodass ein reduziertes Tagespauschale angewendet wird.
Im Wesentlichen basieren Zeitbereichsbedingungen immer entweder auf der Abfahrts- oder Rückkehrzeit, was bedeutet, dass keine Umrechnung erforderlich ist.
Für die Bedingungen der verbrachten Zeit hingegen müssen wir ermitteln, wann Umrechnungen notwendig sind.
Die Tagesgrenzen sind immer zeitzonenunabhängig, was bedeutet, dass keine Umrechnungen erforderlich sind.
Die in einem Ort verbrachte Zeit wird verwendet, um die Standortlogik zu bestimmen (z.B. wenn die Regel lautet: "Betrachten Sie den Ort, an dem der Nutzer die meiste Zeit an diesem Tag verbracht hat"). In diesem Fall sind Umrechnungen notwendig, um die tatsächlich verbrachte Zeit genau zu berechnen.
Regeln für Zeitzonenumrechnung:
Zeitzonenumrechnungsregel Nummer 1
Wenn der Mitarbeiter Informationen über seine Reise bereitstellt:
- [Ort A] [Abfahrtsdatum] [Abfahrtszeit]
- [Ort B] [Ankunftsdatum] [Ankunftszeit]
- [Ort C] [Ankunftsdatum] [Ankunftszeit]
- [Ort A] [Rückkehrdatum] [Rückkehrzeit]
Um die in Ort A verbrachte Zeit zu berechnen, müssen wir die Ankunftszeit in Ort B in die Zeitzone von Ort A umrechnen.
Um die in Ort B verbrachte Zeit zu berechnen, müssen wir die Ankunftszeit in Ort C in die Zeitzone von Ort B umrechnen.
Ebenso müssen wir zur Bestimmung der in Ort C verbrachten Zeit die Rückkehrzeit aus Ort A in die Zeitzone von Ort C umrechnen.
Zeitzonenumrechnungsregel Nummer 2
In Fällen, in denen eine Tagespauschale basierend auf der verbrachten Zeit gewährt wird, ist sie auf die 24-Stunden-Pauschale begrenzt. Landesvorgaben definieren normalerweise keine Pauschalen für Zeiträume über 24 Stunden, sodass, wenn die verbrachte Zeit 24 Stunden überschreitet, sie auf die 24-Stunden-Pauschale begrenzt wird.
Zeitzonenumrechnungsregel Nummer 3
Wenn die Umrechnung zu einer Dauer von mehr als 24 Stunden vor dem ersten oder nach dem letzten Tag führt, sollten wir keinen zusätzlichen Tag hinzufügen, da er die festgelegten Tagesgrenzen nicht beeinflussen sollte. Diese Grenzen werden entweder durch die Kalendertagregel oder die 24-Stunden-Regel bestimmt. Beispielsweise erhält der Reisende seine letzte Tagespauschale an dem Tag, an dem er am 1. Dezember zum Standort zurückkehrt.
Zeitzonenumrechnungsregel Nummer 4
Außerdem wird ein "Zwischentag" immer als 24 Stunden Abwesenheit betrachtet. Das bedeutet, dass, selbst wenn der Nutzer aufgrund von Zeitzonenumrechnungen weniger oder mehr als 24 Stunden verbringt, die verbrachte Zeit an einem Zwischentag konsequent als 24 Stunden betrachtet wird.
- Reisebeispiel:
A > B > C > A
- Ort A = Paris UTC+2
- Ort B = Rio de Janeiro UTC-3
- Ort C = Bangkok UTC+7
01/09 Paris UTC+2 6:00 Uhr
02/09 Rio UTC-3 10:00 Uhr
04/09 Bangkok UTC+7 01:00 Uhr
05/09 Paris UTC+2 22:00 Uhr
- Um die verbrachte Zeit an jedem Ort jeden Tag zu berechnen, müssen wir Folgendes definieren:
- Die Tagesgrenzen: Im Falle eines Kalendertages wird dies von 00:00 Uhr bis 23:59 Uhr sein.
- Die an diesem Tag besuchten Orte.
- Die in jedem Ort verbrachte Zeit: Dies wird basierend auf den zuvor erwähnten Zeitzonenumrechnungen durchgeführt.
Für den 1. September:
Die Tagesgrenzen sind von 6:00 Uhr bis 23:59 Uhr gesetzt.
Der einzige an diesem Tag besuchte Ort ist Paris.
Die verbrachte Zeit erfordert keine Umrechnung, da der Nutzer nur in einer Zeitzone Zeit verbringt, insgesamt 18 Stunden in Paris.
Für den 2. September:
Die Tagesgrenzen sind von 00:00 Uhr bis 23:59 Uhr definiert.
Die an diesem Tag besuchten Orte umfassen Paris und Rio.
Um die verbrachte Zeit zu berechnen, müssen wir die Zeit in die Zeitzone von Paris (UTC+2) umrechnen. Gemäß der Zeitzonenumrechnungsregel Nr. 1 entspricht 10:00 Uhr in UTC-3 15:00 Uhr in UTC+2. Wir berechnen dann die Zeit in Rio ohne Umrechnung.
Zeit in Paris verbracht ist von 00:00 Uhr bis 15:00 Uhr, insgesamt 15 Stunden.
Zeit in Rio verbracht ist von 15:00 Uhr bis 23:59 Uhr, insgesamt 14 Stunden.
In diesem Fall gilt die Zeitzonenumrechnungsregel Nr. 4: Die an diesem Tag verbrachte Zeit wird als 24 Stunden betrachtet, unabhängig von der tatsächlich verbrachten Zeit.
Für den 3. September:
Die Tagesgrenzen sind von 00:00 Uhr bis 23:59 Uhr definiert. Jedoch beginnt der nächste Tag in Bangkok (UTC+7) um 1:00 Uhr, was bedeutet, dass der 3. September effektiv um 15:00 Uhr Rio-Zeit endet.
Zeitzonenumrechnungsregel Nummer 5
Der folgende Tag weist ein neues Reiseziel auf und die Ankunftszeit an diesem Ziel, wenn in die Zeitzone des zuletzt besuchten Ortes für den aktuellen Tag umgerechnet wird, erfolgt vor dem Ende des Tages. Daher wird die Ankunftszeit an diesem neuen Ziel als das Ende des Tages angesehen und der zuletzt besuchte Ort für den aktuellen Tag sollte nicht als Ausgangsort mit Mitternacht als Zeit für den nächsten Tag aufgeführt werden.
In diesem Fall werden wir die Tagesgrenzenumrechnung durchführen, um die Dauer zu berechnen. Für einen Tag, der als „Zwischentag“ (weder Abfahrtstag noch Rückkehrtag) betrachtet wird, sollten die Tagesgrenzen jedoch immer von 00:00 Uhr bis 23:59 Uhr auf Basis eines Kalendertages sein.
Der einzige an diesem Tag besuchte Ort ist Rio.
Die in Rio verbrachte Zeit, gemäß Zeitzonenumrechnungsregeln Nr. 1 und Nr. 4, ist von 00:00 Uhr bis 15:00 Uhr (was 1:00 Uhr Bangkok-Zeit entspricht), insgesamt 15 Stunden.
Hier gilt Zeitzonenumrechnungsregel Nr. 4: Die an diesem Tag verbrachte Zeit wird als 24 Stunden betrachtet, unabhängig von der tatsächlich verbrachten Zeit.
Für den 4. September:
Die Tagesgrenzen sind von 00:00 Uhr bis 23:59 Uhr definiert.
Der einzige an diesem Tag besuchte Ort ist Bangkok (die von 00:00 Uhr bis 1:00 Uhr in Rio verbrachte Zeit wurde bereits am Vortag erfasst).
Um die verbrauchte Zeit zu berechnen, verwenden wir nur die Zeitzone von Bangkok (UTC+7).
Die in Bangkok verbrachte Zeit ist von 1:00 Uhr bis 23:59 Uhr, insgesamt 23 Stunden.
Hier gilt die Zeitzonenumrechnungsregel Nr. 4: Die an diesem Tag verbrachte Zeit wird als 24 Stunden betrachtet, unabhängig von der tatsächlich verbrachten Zeit.
Für den 5. September:
Die Tagesgrenzen sind von 00:00 Uhr bis 22:00 Uhr definiert.
Die an diesem Tag besuchten Orte sind Bangkok und Paris.
Um die verbrachte Zeit zu berechnen, müssen wir die Rückkehrzeit aus Paris in die Zeitzone von Bangkok (UTC+7) gemäß Zeitzonenumrechnungsregel Nr. 1 umrechnen. So wird 22:00 Uhr (UTC+2) in 3:00 Uhr am nächsten Tag (UTC+7) umgerechnet. Basierend auf Zeitzonenumrechnungsregeln Nr. 2 und Nr. 3:
Die in Bangkok verbrachte Zeit = von 00:00 bis 23:59 UTC+7 (24h) (Er verbrachte faktisch mehr als 24h, aber wir beschränken es, um den 06/09 nicht zu berücksichtigen, an dem er tatsächlich nicht gereist ist).
