Rechtswertarchivierung in Spanien

Rim Chermiti Aktualisiert von Rim Chermiti

Legal-Value-Archivierung bedeutet, dass der Nachweis nicht mehr in Papierform aufbewahrt wird.

Expensya bietet diese Funktion für spanische Unternehmen und Tochtergesellschaften an.

Wir verfügen über eine gesetzliche Zertifizierung für zertifizierten/unterschriebenen Nachweis gemäß regulatorischen Standards (Order EHA/962/2007)

Das Prinzip ist einfach: Jeder von Expensya gescannte und unterschriebene Nachweis ist im Falle einer Steuerkontrolle vorzeigbar, und als Ergebnis können Sie das Papier wegwerfen. Expensya wird sie bis zum Ende der Steuerfrist archivieren und nach dem lokalen Rechtsstandard unterzeichnen.

Wichtig: Expensya kann nur Bilder der Dokumente signieren, die über intelligente Erkennung und Rechnungen erfasst wurden, die die elektronische Signatur des Lieferanten oder Anbieters enthalten. Dateien, die nicht die elektronische Signatur des Anbieters und Belege enthalten, die nicht über intelligente Erkennung gescannt werden, können nicht von Expensya unterzeichnet werden, und daher müssen Sie für spanisches Recht Ihre Proof im Papierformat behalten.

Aus der mobilen App:
  • Sie müssen ein Bild Ihres Belegs (das Bild sollte nicht aus der Telefongalerie ausgewählt oder von einer App geteilt werden) durch unseren Smart-Scan machen.
  • Sobald das Foto aufgenommen wurde, wird Expensya den Beleg archivieren, unterschreiben und einen zuverlässigen Prüfpfad nach spanischem und europäischem Recht garantieren.

Dasselbe gilt für angehängte Dateien:

  • Wenn die Datei signiert ist, wird sie mit einem geschlossenen Vorhängeschloss angezeigt:
  • Wenn die Datei nicht signiert ist, wird sie mit einem offenen Vorhängeschloss angezeigt, was darauf hinweist, dass Expensya den Überwachungspfad nicht garantieren kann, da diese Datei nicht mit der mobilen Anwendung Expensya gescannt wurde.

Aus der Web-Version:

Sie laden eine Datei herunter, die die elektronische Signatur des Anbieters oder nur des Anbieters enthält, damit sie von Expensya signiert werden kann.

So erkennen Sie den Unterschied zwischen einem archivierten und/oder signierten Nachweis:

  • Wenn es das Symbol eines geschlossenen Vorhängeschlosses gibt, bedeutet dies, dass Ihr Beleg in unseren Servern archiviert ist und einen rechtlichen Wert hat.
  • Wenn es das Symbol eines offenen Vorhängeschlosses gibt, bedeutet dies, dass Ihr Beleg auf unseren Servern archiviert ist, aber dass wir den Audit-Trail nicht garantieren können, und daher müssen Sie für die spanische Gesetzgebung Ihren Nachweis in Papierform aufbewahren.

  • Ihre angehängten Dateien, die an der Quelle signiert sind, werden ebenfalls archiviert und signiert:
  • Und wenn Sie auf das Vorhängeschloss klicken, können Sie die Details der Archivierung sehen:
  • Angefügte Dateien, die nicht an der Quelle signiert sind, werden mit einem geöffneten Vorhängeschloss angezeigt:

Im Falle der Steuerkontrolle können Sie Ihre von Expensya archivierten und signierten Gutscheine herunterladen, unabhängig davon, ob sie sich in den angehängten Dateien oder in der Übersicht über die betreffenden Ausgaben befinden.

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