Umgang mit Berichten mit obligatorischem Nachweis
Aktualisiert
Was ist ein Ausgabennachweis?
Ein Ausgabennachweis ist ein Dokument, das den Grund für eine angefallene Ausgabe erklärt, wie zum Beispiel eine Geschäftsreise, eine Mission oder eine andere Ausgabe. Es könnte eine Einladung zu einer Schulung, eine berufliche Einladung oder sogar ein Eintrag in einem elektronischen Kalender sein.
In Expensya erfordern einige Ausgaben einen Ausgabennachweis, während er für andere optional ist. Diese Anforderung zielt darauf ab, sicherzustellen, dass Ausgaben ordnungsgemäß begründet und transparent sind.
L!assen Sie uns ein Beispiel untersuchen, bei dem der Ausgabennachweis als Fait Générateur betrachtet wird.
- Gehen Sie zum Reiter Abrechnungen
- Klicken Sie auf +Abrechnung.
- Suchen Sie die Schaltfläche Fait Générateur; sie wird wie beschrieben erscheinen.
Expensya hat ein System implementiert, das die Einreichung von Berichten zur Validierung in drei spezifischen Situationen blockiert:
- Fehlender obligatorischer Ausgabennachweis: Wenn eine Ausgabe einen obligatorischen Ausgabennachweis erfordert und dieser in einem Bericht fehlt, fordert Expensya ausdrücklich dieses wesentliche Dokument für diese spezifische Ausgabe an. Dies stellt sicher, dass alle Ausgaben, die einen Nachweis benötigen, ordnungsgemäß begründet sind, wodurch Transparenz und Rückerstattungsgültigkeit verbessert werden.
- Auslassung des Ausgabennachweises: Wenn ein Benutzer den Nachweis für eine eingereichte Ausgabe nicht ausfüllt, blockiert Expensya automatisch die Einreichung zur Validierung. Diese Aktion erinnert die Benutzer an die Bedeutung der Bereitstellung notwendiger Informationen für jede Ausgabe, um eine präzise Verwaltung der Berichte zu gewährleisten.
- Nicht-Setzen des Schalters "Exception Fait Générateur": Expensya bietet die Option, die Nachweispflicht für bestimmte Ausgaben zu verzichten. Wenn jedoch ein Benutzer diese Option für eine Ausgabe, die einen Nachweis erfordert, nicht auswählt, verhindert das System die Einreichung zur Validierung. Diese Maßnahme soll Versuche verhindern, bestehende Regeln zu umgehen, und sicherstellen, dass wesentliche Ausgaben ordnungsgemäß begründet werden.
Im Allgemeinen funktioniert der Prozess bei der Erstellung Ihres Berichts wie folgt:
Bericht mit obligatorischem Ausgabennachweis und nicht aktivierter Ausnahmeverzicht:
- Wenn der Ausgabennachweis ausgefüllt ist, kann der Bericht den Validierungsprozess fortsetzen.
- Ist der Ausgabennachweis jedoch nicht ausgefüllt, wird die Ausgabenabrechnung automatisch mit einer Erklärung abgelehnt. In diesem Fall muss der Benutzer den fehlenden Nachweis hinzufügen, bevor er den Bericht zur Validierung erneut einreicht.
Bericht mit obligatorischem Ausgabennachweis und aktivierter Ausnahmeverzicht:
- Wenn der Ausgabennachweis nicht ausgefüllt ist, aber die Ausnahmeverzicht-Option aktiviert ist, kann der Bericht den Validierungsprozess fortsetzen.
Bericht mit obligatorischem Ausgabennachweis und aktivierter Ausnahmeverzicht für mindestens eine Ausgabe:
- Wenn der Ausgabennachweis für eine Ausgabe nicht ausgefüllt ist, aber der Ausnahmeverzicht aktiviert ist, kann der Bericht den Validierungsprozess fortsetzen.
Bericht mit optionalem Ausgabennachweis:
- Sie können den Bericht zur Validierung einreichen, unabhängig davon, ob der Ausgabennachweis bereitgestellt wird oder nicht.
