Expensya-Alarme verbessern die Einhaltung und verhindern Anomalien: Ein Leitfaden für Buchhalter
Aktualisiert
Alarme und Benachrichtigungen spielen eine entscheidende Rolle bei der Erkennung von Anomalien und der Sicherstellung der Einhaltung interner Richtlinien im Spesenmanagementprozess.
Lassen Sie uns untersuchen, wie diese Funktionen eine erhöhte Kontrolle bieten, Unregelmäßigkeiten verhindern und das Spesenmanagement optimieren.
- Ausgabenrichtlinien-Alarme
Expensya zeigt eine Warnung an, wenn ein Spesenbericht gegen die Ausgabenpolitik des Mieters verstößt.
- Doppelter Alarm
Expensya erkennt außerdem Duplikate bei verschiedenen Mitarbeitern und gibt entsprechend eine Warnung aus.
- Belegkonformitäts-Alarm
Expensya ermöglicht die Überprüfung der Bildqualität und zeigt eine Warnung in der Ausgabenliste an. Wenn die Bildqualität unzureichend ist (z. B. verschwommen), wird eine Warnung sowohl an den Mitarbeiter als auch an den Prüfer gesendet.
- Verdacht auf Belegbetrug Alarm
Expensya überprüft das Belegbild und zeigt eine Warnung in der Ausgabenliste und innerhalb der Ausgabe selbst an, ausschließlich für den Prüfer im Falle eines vermuteten Bildbetrugs.
- Zusätzliche Dateien Alarm
Expensya erzeugt einen Alarm, wenn zusätzlich zur Ausgabenbegründung Dateien hinzugefügt werden.
- Feldänderungs-Alarm
Expensya gibt eine Warnung bei nach oben gerichteten Änderungen an wesentlichen Zahlen aus (z. B. zurückgelegte Entfernung, Spesenbetrag, Wechselkurs). Zusätzlich erscheint eine farbcodierte Warnung, wenn der USt-Satz nicht mit dem Spesenbetrag übereinstimmt.
- Beispiel 1:
Wenn ein Mitarbeiter eine Ausgabe mithilfe der Schnellscan-Option hinzufügt und den ausgegebenen Betrag manuell erhöht, erscheint eine Warnung wie folgt:
- Beispiel 2:
Wenn ein Mitarbeiter eine Kilometerleistung hinzufügt und die automatisch berechnete Entfernung manuell erhöht, erscheint eine Warnung wie folgt:
