Wie der Kunde seine Daten nach der Archivierung abruft
Bei einer Prüfung durch das Finanzamt muss der Kunde Belege für Ausgaben vorlegen, die bis zu 10 Jahre alt sind.
Die Extraktion von Daten aus gescannten Belegen erfolgt in 2 Szenarien und berücksichtigt das vom Kunden gewählte Angebot zur beweiskräftigen Archivierung (Expensya-Arkhineo oder Expensya-Vault).
- Fall 1: Der Kunde hat noch einen aktiven Vertrag mit Expensya.
- Fall 2: Der Kunde hat keinen aktiven Vertrag mehr mit Expensya, hat aber immer noch Zugang zu den Quittungen, die vor 10 Jahren archiviert wurden.
Fall 1: Der Kunde hat noch einen aktiven Vertrag mit Expensya.
Hierzu kann der Kunde seine Ausgaben mit Belegen direkt aus Expensya in verschiedenen Formaten (z. B. CSV) exportieren und sie dem Prüfer des Finanzamts mit den Identifikationsdaten vorlegen, die er von seinem Expensya-Konto abrufen muss.
Expensya stellt dem Kunden eine Schnittstelle zur Verfügung, mit der er selbständig die Herausgabe jedes digitalen Dokument im Expensya-Speicher anfordern kann:
- Anmeldung als Administrator-Benutzer
- Klicken Sie auf die Registerkarte „Verwaltung“, dann auf den Bereich „Ausgaben und Anträge“ und schließlich auf das Untermenü „Ausgaben“.
- Die Filter nach Zeitraum, Mitarbeitende und Ausgabenstatus verwenden
- Verwenden Sie die Schaltfläche „Exportieren“, um alle digitalen Dokumente zu extrahieren.
Wenn bei einer Prüfung ein Nachweis der Echtheit der digitalen Dokumente verlangt wird, unterscheidet sich das Verfahren je nach dem Archivierungsangebot, das auf dem Expensya-Konto aktiviert ist:
- Wenn der Kunde über das beweiskräftige Archivierungsangebot Expensya Vault verfügt
Der Kunde kann den Nachweis der Echtheit der digitalen Dokumente direkt aus der Lösung heraus erhalten, wie in den folgenden Screenshots dargestellt:
- Wenn der Kunde über das beweiskräftige Archivierungsangebot Expensya-Arkhineo verfügt
Der Antrag auf Ausstellung von authentischen Dokumenten ist bei Expensya einmal pro Abonnementjahr kostenlos. Für jede zusätzliche Anfrage innerhalb eines Jahres wird ein Kostenvoranschlag erstellt.
Fall 2: Der Kunde hat keinen aktiven Vertrag mehr mit Expensya, hat aber weiterhin Zugang zu Belegen, die vor weniger als 6 Jahren, 10 Jahren oder sogar 11 Jahren archiviert wurden, je nachdem, welche Archivierungsoption gewählt wurde.
Nach Ablauf des Expensya-Vertrags wird eine E-Mail-Benachrichtigung an alle Administratoren des Kontos gesendet, in der sie darüber informiert werden, dass ihre Daten nach 90 Tagen gelöscht werden und dass sie diese abrufen sollten.
Bei der Beantragung eines Nachweises der Echtheit digitaler Dokumente gibt es je nach Archivierungsangebot zwei Vorgehensweisen:
- Wenn der Kunde über das beweiskräftige Archivierungsangebot Expensya Vault verfügt
Der Antrag auf Rückgabe muss per Einschreiben mit Rückschein an Expensya unter Angabe der Identifikationsmerkmale (Kundenkennung, Zeitraum der getätigten Ausgaben und Name des aktiven Nutzers) gestellt werden.
Die vorgenannte Rückgabe erfolgt auf einem von Expensya geeigneten elektronischen oder optischen Datenträger.
- Wenn der Kunde über das beweiskräftige Archivierungsangebot Expensya-Arkhineo verfügt
Trotz der Löschung des Kontos nach 90 Tagen bleiben die digitalen Dokumente jedoch bis zum vereinbarten Ende der Aufbewahrungsfrist (6 oder 11 Jahre, je nach dem vom Kunden gewählten Angebot) bei Arkhineo gespeichert.
Der Antrag auf Rückgabe kann auch per Einschreiben mit Rückschein an Arkhineo unter Angabe der Identifikationsmerkmale (Kunden-ID, Zeitraum der getätigten Ausgaben und Name des aktiven Nutzers) gestellt werden. Arkhineo nimmt die Rückgabe an den Kunden auf einem geeigneten elektronischen oder optischen Trägermedium vor.
Arkhineo wird Belege anfordern, um die Identität des Kunden zu überprüfen und kann vom Kunden verlangen, dass er ein kostenpflichtiges Konto bei ihnen einrichtet, um seine Daten abrufen zu können.
Die Arkhineo-Logins sind auf der Registerkarte Verwaltung >> unter dem Menü Globale Einstellungen >> Buchhaltung >> Beweiskräftige Archivierung verfügbar.
Der Echtheitsnachweis, der bei Arkhineo gespeichert wird, besteht aus den folgenden Elementen:
- Die digitale Version des Dokuments.
- Der Zeitstempel (sekundengenaue Scanzeit) des digitalen Dokuments.
- Eine elektronische Signatur.
