Le flux d'une Note

Sur Expensya, une Note passe par différentes étapes, elle change d'état depuis sa création jusqu'à sa finalisation, c'est ce qu'on appelle le flux d'une note (Flux d'approbation), qui va de l'état de « Brouillon » à l'état « Archivée ».

Les différents états d’une Note :

Lorsque vous créez une Note, elle est à l’état « Brouillon » c’est-à-dire que vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer les dépenses qui y sont assignées. Cette Note ne sera visible que par le propriétaire.

L’état de la Note subit des changements selon la fonction que vous occupez sur Expensya.

En mode « Employé » :

Dès qu’un employé crée sa Note, elle sera à l'état « Brouillon ». 

Pour envoyer votre Note :

  1. Cochez la Note en question,
  2. Appuyez sur « Actions » et « Envoyez »,

Lorsque la note est envoyée au valideur niveau 1, son état passera de « Brouillon » à « Envoyée » si vous n'avez pas activé les niveaux de validations supplémentaires.

En mode «Valideur niveau 1» :

Le valideur niveau 1 aura le choix soit de :

  • « Tout Approuvée » : c'est à dire que le valideur niveau 1 a approuvé cette Note et passera soit valideur supplémentaire soit au comptable (selon le flux de validation mis en place)
  • « Tout rejeter » : cela veut dire que valideur niveau 1, a rejeté la totalité de la Note et elle sera renvoyer ver l'employé pour la modifier.
  • « Approuver 1/2 » : c'est le fait que le valideur niveau 1 a approuvé partiellement la Note. La dépense rejetée sera de nouveau envoyer vers l'employé et celle qui est approuvée partira soit vers le valideur supplémentaire ou le comptable (selon le flux de validation mis en place).
Lorsque la Note est rejetée, elle sera visible par le valideur niveau 1, l'administrateur, l'employé en question et le comptable (si vous en avez un).
En mode « Valideur(s) supplémentaire(s) »:

Le valideur supplémentaire ne validera les Notes que si vous l'intégrez dans votre flux d'approbation.

Dès que le valideur niveau 1 approuve la Note, celle-ci sera envoyée au valideur supplémentaire avec l'état « En validation ».

Le valideur supplémentaire aura le choix soit de :

  • « Tout Approuvée » : c'est à dire que le valideur supplémentaire a approuvé cette Note et passera au comptable (si vous en avez un).
  • « Tout rejeter » : cela veut dire que valideur supplémentaire, a rejeté la totalité de la Note et elle sera renvoyer ver l'employé pour la modifier.
  • « Approuver 1/2 » : c'est le fait que le valideur supplémentaire a approuvé partiellement la Note. La dépense rejetée sera de nouveau envoyer vers l'employé et celle qui est approuvée partira vers le comptable (si vous en avez un).
Lorsque la Note est rejetée, elle sera visible par le valideur supplémentaire, le valideur niveau 1, l'administrateur, l'employé en question et le comptable (si vous en avez un).
Si la note contient des dépenses assignées à une affaire, cette note sera envoyée en premier lieu chez le valideur de l'affaire qui aura le choix soit de l'approuver soit de la rejeter.
En mode « Comptable » :

Une fois que le comptable reçoit la Note, il aura le choix de :

  • « Tout Archiver » cela veut dire que cette note est prête à être intégrée au niveau de la comptabilité et que le salarié va être remboursé.
  • « Tout Rejeter » cette Note doit être modifiée à nouveau et un message de rejet s’affichera au niveau des différents valideurs et l’Employé en question.
  • « Rejeter 1/2 » c'est le fait que le comptable rejette partiellement la Note. La dépense rejetée sera de nouveau envoyer vers l'employé.
Lorsque la Note est rejetée, elle sera visible par le comptable, valideur supplémentaire (si vous en avez un), administrateur et l'employé en question.

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Comment ajouter mes dépenses ?

Comment créer une note ?

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