Le flux d'une note
Sur Expensya, une note passe par différentes étapes depuis sa création jusqu'à son incorporation dans le système de comptabilité.
Les différents états d'une note
- Brouillon
A sa création, une note est automatiquement à l’état Brouillon. A ce stade, la note n'est visible que par son propriétaire. Il peut ajouter, modifier et supprimer les dépenses qui y sont assignées.
Afin d'envoyer une note il suffit de:
- Sélectionnez la note,
- Cliquez sur Envoyer
Après que la note soit envoyée, son état passe de Brouillon à Envoyée si votre entreprise n'a établi qu'un niveau de approbation. Si les niveaux d'approbation sont multiples elle passe à l'état En approbation.
- Envoyée
L'approbateur niveau 1 peut:
- Tout approuver: toutes les dépenses de la note sont approuvées, la note passe à l'approbateur supplémentaire ou au comptable (selon le flux d'approbation mis en place par l'entreprise)
- Tout rejeter: toutes les dépenses de la note sont rejetées. Cette dernière est renvoyée vers l'employé pour y apporter les corrections nécessaires et la renvoyer.
- Approuver 1/X: l'approbateur niveau 1 approuve une dépense sur la totalité. La dépense approuvée suit le flux d'approbation établi par l'entreprise, et celles rejetées sont renvoyées à l'employé pour correction.
- En approbation
Comme l'approbateur niveau 1, l'approbateur supplémentaire peut :
- Tout approuver: toutes les dépenses de la note sont approuvées, la note passe au comptable
- Tout rejeter: toutes les dépenses de la note sont rejetées. Cette dernière est renvoyée vers l'employé pour y apporter les corrections nécessaires et la renvoyer.
- Approuver 1/2: l'approbateur supplémentaire approuve une dépense sur la totalité. La dépense approuvée suit le flux d'approbation établi par l'entreprise, et celles rejetées sont renvoyées à l'employé pour correction.
- A la compta
Une note approuvée par tous les approbateurs arrive à l'état 'à la compta', le comptable peut:
- Tout archiver: la note entière est prête à être intégrée dans le système de comptabilité
- Tout rejeter: cette note doit être modifiée, un message de rejet s’affichera aux approbateurs et à l'employé
- Rejeter 1/X: la dépense archivée est prête à être intégrée dans votre système de comptabilité, les autres seront rejetées et renvoyées vers l'employé
- Archivée
Une note est archivée après approbation du comptable de l'entreprise. Elle est par la suite intégrée dans le système de comptabilité et remboursée selon les modalités de l'employeur.
