Le flux d'une note

Selim Ounis Mis à jour par Selim Ounis

Sur Expensya, une note passe par différentes étapes depuis sa création jusqu'à son incorporation dans le système de comptabilité.

Les différents états d'une note
  1. Brouillon

A sa création, une note est automatiquement à l’état "Brouillon". A ce stade, la note n'est visible que par son propriétaire. Il peut ajouter, modifier et supprimer les dépenses qui y sont assignées.

Afin d'envoyer une note il suffit de:

  • Sélectionnez la note,
  • Cliquez sur Envoyer

Après que la note soit envoyée, son état passe de "Brouillon" à "Envoyée" si votre entreprise n'a établi qu'un niveau de validation. Si les niveaux de validation sont multiples elle passe à l'état "En validation".

  1. Envoyée

Le valideur niveau 1 peut:

  • "Tout approuver": toutes les dépenses de la note sont approuvées, la note passe au valideur supplémentaire ou au comptable (selon le flux de validation mis en place par l'entreprise)
  • "Tout rejeter": toutes les dépenses de la note sont rejetées. Cette dernière est renvoyée vers l'employé pour y apporter les corrections nécessaires et la renvoyer.
  • "Approuver 1/X": le valideur niveau 1 approuve une dépense sur la totalité. La dépense approuvée suit le flux de validation établi par l'entreprise, et celles rejetées sont renvoyées à l'employé pour correction.
  1. En validation

Comme le valideur niveau 1, le valideur supplémentaire peut :

  • "Tout approuver": toutes les dépenses de la note sont approuvées, la note passe au comptable
  • "Tout rejeter": toutes les dépenses de la note sont rejetées. Cette dernière est renvoyée vers l'employé pour y apporter les corrections nécessaires et la renvoyer.
  • "Approuver 1/2": le valideur supplémentaire approuve une dépense sur la totalité. La dépense approuvée suit le flux de validation établi par l'entreprise, et celles rejetées sont renvoyées à l'employé pour correction.

Si la note contient des dépenses assignées à une affaire, cette note sera envoyée en premier lieu au valideur de l'affaire.

  1. A la compta

Une note validée par tous les valideurs arrive à l'état 'à la compta', le comptable peut:

  • "Tout archiver": la note entière est prête à être intégrée dans le système de comptabilité
  • "Tout rejeter": cette note doit être modifiée, un message de rejet s’affichera aux valideurs et à l'employé
  • "Rejeter 1/X": la dépense archivée est prête à être intégrée dans votre système de comptabilité, les autres seront rejetées et renvoyées vers l'employé

  1. Archivée

Une note est archivée après validation du comptable de l'entreprise. Elle est par la suite intégrée dans le système de comptabilité et remboursée selon les modalités de l'employeur.

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