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Comment créer un compte Expensya?
Le flux d'une note
Comment créer une note ?
Comment ajouter ou supprimer une dépense ?
Comment ajouter mes frais kilométriques ?
Ajouter un invité sur une dépense
La gestion de mes véhicules personnels
Assigner une dépense ou un frais kilométrique à une note
Exports par notes et par dépenses
Mes paramètres personnels
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Mes notes sont à l’état brouillon, qu’est-ce que ça veut dire ?
Demande et gestion des avances
Demande et gestion des ordres de missions
Import automatique du relevé de carte bancaire
Moyens de paiement professionnels
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Les moyens de paiement personnels
Gestion de mot de passe
Taux de change sur Expensya
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Mettre à jour mon application mobile Expensya
Traduction des dépenses
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Création et gestion des avoirs et annulation des dépenses sur Expensya
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Première utilisation - Entreprise
Comment ajouter ou désactiver un utilisateur ?
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Gérer les véhicules professionnels
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Comment créer une catégorie et configurer mon plan comptable?
Personnaliser les champs du formulaire d'une dépense
Configurer la reconnaissance intelligente d’une catégorie
Comment configurer les politiques de dépenses
Comment paramétrer les comptes bancaires dans Expensya
Comment gérer les frais kilométriques dans Expensya
Comment je peux modifier mon abonnement ?
Comment exporter l'ensemble des notes de frais de votre entreprise?
Comment désactiver la compensation des indemnités kilométriques?
Les différences entre administrateur global et administrateur restreint
Comment donner ou recevoir une délégation d'accès sur Expensya
Ajouter une indemnité forfaitaire - Le perdiem allemand
Comment saisir des frais kilométriques avec un véhicule professionnel
Les statuts d'une dépense
Comment intégrer les réservations depuis Egencia vers Expensya
Barème de frais kilométrique par utilisateur(s), affaire ou valeur de champ personnalisé
L’export Cube BI
Forfait Mobilités Durables
Les cartes Expensya – Gestion des rôles des administrateurs
Gestion des absences
Les tags sur Expensya
Fichier modèle d'import Utilisateurs
Configuration du FMD Standard
Gestion des devises multiples
Les champs personnalisés-les bases
Contrôle additionnel de la conformité des reçus
Champ personnalisé de type choix parmi liste
Les paramètres de sécurité - Configuration des mots de passe
Données comptables des catégories par Groupe
Import du relevé bancaire par l’Administrateur
Gestion des règles avec les avoirs
Tableau de bord BI avancé : Rapports interactifs
L’export PDF avec justificatifs pour faire apparaitre le tableau des Per Diem nécessaire pour les déclarations Allemandes
Gestion du module carte virtuelle
Export tickets Restaurants
Comment configurer un barème kilométrique par période ?
Comment récupérer un large volume de dépenses par l’API Expensya
Les cartes Expensya – Gestion des transactions
Les cartes Expensya – Gestion des comptes
Les principaux exports à générer depuis le compte Expensya
Comment paramétrer des paliers de taux de remboursement pour chaque trajet selon l'indemnité légale de déplacement en Allemagne
Import des véhicules personnels par l’administrateur
Comprendre les paramètres de calcul des frais kilométriques
Envoi automatique des notes de frais
Gestion des mots de passe par l’administrateur
Champs personnalisés : liaison avec une règle de dépense
Utilisation et suivi de consommation d’une avance
Import/Export d'accès délégués
Identification du domaine @expensya
Export des provisions
Configuration du FMD – Forfait par trajet
Pemière utilisation - Portail Expert
Questions fréquentes
Politique de confidentialité et stockage des données
Support Technique
Comment et dans quels cas contacter le support d'Expensya?
Le support pour la carte de paiement d’Expensya
Archivage à valeur légale
Exigences techniques de l'AEAT pour la certification du scanner
Archivage à valeur probante par pays
Archivage à valeur probante en France
Archivage à valeur légale en Espagne
J'ai installé le scanner, mais j'ai un message d'erreur
Comment le client récupère ses données suite à l’archivage
Quand puis-je jeter le reçu ou la facture en papier
Comment calculer les frais kilométriques selon l'URSSAF?
Est-ce que le barème kilométrique s'applique aux véhicules électriques ?
Comment visualiser les notes/ dépenses en mode Calendrier ?
Comment collecter mes factures depuis différents sites marchands ?
Que veut dire « à vérifier » à côté de mes dépenses ?
Comment utiliser le scan intelligent ?
Comprendre la compensation sur mes frais kilométriques
Comment modifier le moyen de paiement avec lequel je m'abonne à Expensya ?
Je suis Manager/Comptable mais je ne vois pas les dépenses que je dois traiter
Puis-je payer dans la devise de mon choix ?
Comment parrainer un contact ?
Comment modifier les dépenses des autres collaborateurs dans Expensya
Utiliser les filtres avancés pour filtrer les Notes/Dépenses
Cas pratique de calcul des frais kilométriques en appliquant la compensation
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Comment utiliser les APIs publiques d’Expensya ?
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Fichier modèle d'import Utilisateurs
Mis à jour
par Imen Habouria
L’ajout des utilisateurs sur Expensya peut se faire via un fichier d’import, facile à renseigner et rapide à intégrer.
C’est l’administrateur du compte qui a la possibilité d’importer ce fichier sur le compte depuis le web et d’ajouter les utilisateurs en une seule fois ou même de mettre leurs comptes à jour.
Pour télécharger le fichier modèle d'import des utilisateurs il suffit de :
- Accéder à l'onglet Administrateur sous menu Utilisateurs,
- Cliquer sur Importer
- Télécharger le fichier modèle
Voici les différents champs présents sur le fichier :
- LastName (Nom du collaborateur)
- FirstName (Prénom du collaborateur)
- Language (Langue du collaborateur)
- PayId : Identifiant unique (Matricule)
- PayId2 : Axe analytique 1
- PayId3 : Axe analytique 2
- PayId4 : Axe analytique 3
- PayId5: Axe analytique 4
- PayId6 : Axe analytique 5
- Mail (Mail du collaborateur)
- ManagerMail (Mail du Manager (validateur) )
- ManagerPayId Matricule unique du Manager
- IsAdmin "Admin =1 Pas Admin = 0"
- IsAccountant "Comptable =1 Pas Comptable = 0"
- Tags
- LocalCountry ( Pays de contrat du collaborateur)
- LocalCurrency (Devise du collaborateur)
- ReviewerMail (Mail du vérificateur)
- ReviewerPayId (Matricule unique du vérificateur)
- DefaultProjectExternalId (référence interne de l'affaire par défaut)
- IsActive "Activation = 1 Désactivation = 0"
- MailAlias (Mail secondaire)
- MileageRate ( Barème Kilométrique)
- IKReference ( Référence frais kilométrique)
Si vous avez besoin d'ajouter des niveaux de validations supplémentaires, il suffit de créer de nouvelles colonnes sur le fichier d'import comme suit :
Valideur niveau 2 :
- ValidatorMail-0
- ValidatorPayId-0
Valideur niveau 3 :
- ValidatorMail-1
- ValidatorPayId-1
Consultez aussi "Comment ajouter un utilisateur?"
