Gestion des exceptions automatiques
Les dépenses qui dépassent les politiques de l'entreprise et sont payées avec un moyen de paiement professionnel (carte Expensya ou carte bancaire de l'entreprise) sont considérées comme des exceptions. Elles sont gérées automatiquement. Cela permet de réduire l'effort manuel, d'appliquer les politiques de manière cohérente et de renforcer la responsabilisation.
Création automatique d'exceptions
Une exception et une alerte associée sont automatiquement générées lorsqu'une dépense payée avec une carte Expensya ou une autre carte bancaire dépasse les plafonds ou les taux forfaitaires autorisés.
L'exception indique le montant dépassé (montant payé moins le plafond), sans remboursement immédiat. L'employé doit alors justifier le dépassement et demander une approbation.
Exemple :
Le tenant applique une règle de remboursement avec un plafond de 10 EUR pour une catégorie de dépenses.
- Si un employé paie 120 EUR avec ses fonds personnels, il est remboursé de 10 EUR, sauf s'il soumet une demande d'exception manuellement.
- Si un employé paie 120 EUR avec une carte Expensya ou une autre carte bancaire, le système déclenche automatiquement une exception pour les 110 EUR dépassés.
Gestion des exceptions
Les administrateurs, managers et comptables peuvent examiner les exceptions et décider de les accepter, les rejeter ou de mettre à jour le montant supplémentaire payé.
Exemple :
Le tenant applique une règle de remboursement avec plafond de 10 EUR pour une catégorie de dépenses.
- L'employé annule l'exception (ou l'exception est rejetée par un examinateur). L'employé doit alors rembourser le montant supplémentaire complet. L'exception est supprimée par le système.
- L'examinateur des dépenses (manager, administrateur ou comptable) ajuste le remboursement à 50 EUR. L'employé demande une exception de 60 EUR sur les 110 EUR dépassés et doit rembourser les 50 EUR restants.
Création automatique de facture de crédit
Si un employé paie une dépense avec une carte Expensya ou une autre carte bancaire et dépasse les plafonds ou les taux forfaitaires, le système génère automatiquement une facture de crédit remboursable, sauf si le remboursement total dû à l’entreprise est nul.
Cette facture est créée une fois la dépense archivée. Son montant correspond au remboursement requis pour le dépassement.
Inclusion dans les rapports et les exportations
Les factures de crédit, indiquant les montants exacts à rembourser, sont incluses dans les notes de frais et les exports.
