Tenants dans Expensya : Ce Que Vous Devez Savoir
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Dans Expensya, un tenant désigne le compte dédié d'une entreprise au sein de la plateforme. Pensez-y comme à un espace de travail où toutes les activités de gestion des dépenses sont centralisées et organisées spécifiquement pour une organisation. Chaque tenant est unique à l’entreprise qui le crée, garantissant un environnement sécurisé et personnalisé pour gérer les dépenses.
Configuration d’un Tenant : Le Rôle de l’Administrateur du Tenant
Pour commencer à utiliser Expensya, un administrateur désigné doit créer un compte tenant. L’administrateur du tenant est le principal gestionnaire du compte et est responsable de la configuration du système pour répondre aux besoins de l'organisation.
- Création du Tenant :
L’administrateur s’inscrit sur Expensya et établit le tenant de l’entreprise. Ce compte devient le centre névralgique pour la gestion de toutes les dépenses de l’organisation.
- Ajout des Utilisateurs :
L’administrateur invite les employés à rejoindre le tenant en ajoutant leurs adresses e-mail. Ces utilisateurs pourront soumettre, approuver ou examiner les dépenses en fonction des rôles qui leur sont attribués.
Suivez les articles disponibles via ce lien pour gérer les utilisateurs.
- Attribution des Rôles :
Des rôles tels qu’employé, manager ou comptable peuvent être assignés aux utilisateurs. Chaque rôle détermine les autorisations et responsabilités de l’utilisateur au sein du système.
- Définition du Workflow de Remboursement :
L’administrateur configure un processus personnalisé d’approbation et de remboursement des dépenses. Ce workflow garantit que les dépenses suivent un chemin préétabli, de la soumission à la validation et à la comptabilité.
Que se passe-t-il ensuite ?
Une fois la configuration du tenant terminée, les utilisateurs invités recevront un e-mail d’invitation à rejoindre la plateforme. Voici les étapes suivantes :
- Validation du Compte :
Les utilisateurs doivent valider leur compte en suivant les instructions contenues dans l’e-mail d’invitation.
- Soumission des Dépenses :
Les utilisateurs peuvent ensuite soumettre leurs dépenses via la plateforme. Les outils intuitifs d’Expensya, comme la numérisation des reçus et l’extraction automatique des données, rendent ce processus rapide et simple.
- Traitement des Dépenses :
Les dépenses soumises sont automatiquement dirigées via le workflow défini par l’administrateur. Cela garantit qu'elles sont validées, approuvées et enregistrées conformément aux politiques de l’entreprise.
Une fois les dépenses validées, elles sont envoyées en comptabilité pour le traitement final et le remboursement, complétant ainsi le cycle de manière efficace et transparente.
