Comment créer une catégorie et configurer mon plan comptable?

Chaque transaction financière nécessite une attention particulière, une classification précise, et une analyse approfondie pour assurer la transparence et la conformité aux normes comptables. Dans ce contexte, Expensya se distingue en simplifiant et optimisant ce processus essentiel.  

Cet article explore de manière simple comment la création de catégories et la configuration du plan comptable dans Expensya peuvent significativement faciliter votre gestion comptable quotidienne.  

La création des catégories et la configuration du plan comptable sont des actions réservées aux administrateurs de l'entreprise. 
Créer une catégorie
  1. Rendez-vous sur l'onglet "Administration", sous-menu "Catégories"
  2. Appuyez sur "Ajouter une catégorie"
  1. Choisissez l’icône (facultatif) et l’intitulé de la catégorie,
Les "primitives" dans Expensya agissent comme des étiquettes intelligentes pour vos dépenses. Lorsque vous soumettez une dépense, la technologie OCR analyse les termes clés comme "restaurant" ou "carburant", activant automatiquement les primitives associées. Cette approche assure une catégorisation rapide et précise, tout en minimisant les erreurs humaines.

Paramétrer un compte de charge, compte de TVA et un taux de récupération
  1. Depuis "Comptabilité"
  2. Saisissez le compte de charge, le compte de TVA et le taux de récupération

Personnaliser les champs du formulaire de dépense
  1. Cliquez sur "Personnalisation"
  2. Rendez obligatoire, optionnel ou caché les différentes composantes d'une dépense

L'OCR, ou Reconnaissance Optique de Caractères, devient un allié essentiel dans la création et la personnalisation des catégories sur Expensya.

En fusionnant l'OCR avec la personnalisation des catégories, Expensya transforme automatiquement les informations clés des reçus en données organisées au sein des catégories personnalisées. Cela améliore l'efficacité de la gestion des catégories.

Modifier une catégorie existante
  1. Rendez-vous sur "Administration", sous-menu "Catégories"
  2. Sélectionnez la catégorie à modifier
  1. Accédez aux paramètres et personnalisez selon votre besoin

Assignez une catégorie à un groupe d'utilisateur :

En tant qu'administrateur, vous pouvez créer des groupes d'utilisateurs basés sur des axes analytiques tels que les départements, les projets ou les équipes. Ensuite, vous pouvez assigner des catégories spécifiques à chaque groupe, en définissant les catégories auxquelles chaque groupe a accès.

  1. Accédez à la catégorie en question
  2. Cliquez sur le bouton "suivant" jusqu'à atteindre le formulaire d'assignation des groupes d'utilisateurs,

  1. Sauvegarder
Comment paramétrer un pourcentage de remboursement par catégorie :

Cette option est disponible pour toutes les offres et elle activable sous demande.
Pour activer cette fonctionnalité, il faut contacter l'équipe support.

Une fois activée, vous pouvez paramétrer les taux de remboursement pour vos catégories,

Pour cela, il suffit de :

  1. Se rendre à l'onglet “Administration”, sous-menu “Catégories”;
  2. Accéder à la catégorie à laquelle vous voulez affecter les pourcentages de remboursement;
  3. Ajouter le pourcentage de remboursement dans le champ “Taux de remboursement”;
  4. Appuyer sur le bouton “+” pour l’ajouter à la liste des Taux par défaut;
  5. Cliquer sur “Sauvegarder” pour enregistrer le taux.

 Pour supprimer un taux de remboursement, il suffit de cliquer sur l'icone de "suppression" puis de cliquer sur "sauvegarder" :


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