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Comment une facture électronique est traitée dans Medius Expense

Mis à jour par Roufaida Djouadi

Ceci s'applique uniquement si votre entreprise a activé la fonctionnalité de facturation électronique dans Medius Expense et est configurée pour recevoir des factures électroniques. En cas de doute, contactez votre administrateur.

Lorsqu'un fournisseur émet une facture électronique avec vos identifiants de routage, Medius Expense la traite automatiquement et crée soit une nouvelle dépense, soit la réconcilie avec une dépense existante — sans aucune action manuelle de votre part.

Flux de réception d'une facture électronique
  1. Le fournisseur émet la facture électronique et la soumet à sa PA (plateforme agréée).
  2. La PA du fournisseur l'achemine vers la PA de votre entreprise.
  3. La PA de votre entreprise transmet la facture électronique à votre compte Medius Expense.
  4. Medius Expense reçoit la facture électronique et identifie le collaborateur destinataire grâce à son adresse e-mail professionnelle.
  5. Medius Expense vérifie si une dépense correspondante existe déjà pour ce collaborateur.
Si Medius Expense ne parvient pas à identifier le collaborateur destinataire — par exemple parce que l'adresse e-mail était absente ou saisie incorrectement par le fournisseur — la facture électronique ne lui sera pas automatiquement attribuée. Elle apparaîtra alors comme Non attribuée dans la liste des factures électroniques, où l'administrateur ou le comptable de l'entreprise pourra l'attribuer manuellement. Voir Surveiller les factures électroniques reçues dans Medius Expense.
Comment Medius Expense traite une facture électronique reçue

Scénario 1 — Aucune dépense correspondante n'existe

Medius Expense crée automatiquement une nouvelle dépense en votre nom et :

  • Pré-remplit les champs de la dépense avec les données de la facture électronique.
  • Rend le fichier de la facture électronique originale téléchargeable depuis la dépense.
  • Affiche un PDF lisible généré sur la dépense dans l'onglet reçu. Un second onglet est toujours disponible si vous souhaitez y joindre manuellement le reçu papier.
  • Applique un tag "e-facture" sur la dépense pour indiquer qu'elle inclut une facture électronique.
  • Vous notifie par e-mail et par notification push sur mobile.

Scénario 2 — Une dépense correspondante existe déjà

Si une dépense correspondante existe déjà — par exemple, une dépense créée manuellement ou générée à partir d'une transaction bancaire — Medius Expense les réconcilie automatiquement. La facture électronique est fusionnée avec la dépense existante et :

  • Les champs de la dépense sont mis à jour ou complétés avec les données de la facture électronique (pour les champs différents n'ayant pas servi de critère de rapprochement).
  • Un PDF lisible généré est affiché sur la dépense dans l'onglet dédié, aux côtés du reçu affiché dans un second onglet.
  • Le fichier de la facture électronique originale est rendu téléchargeable depuis la dépense.
  • Un tag facture électronique est appliqué sur la dépense pour indiquer qu'elle inclut une facture électronique.
  • Un tag Fusionnée est appliqué sur la dépense pour indiquer qu'un rapprochement a eu lieu.
  • Une bannière s'affiche sur la dépense pour vous informer qu'une fusion a été effectuée.

La fusion n'est pas appliquée tant que vous ne l'avez pas confirmée en cliquant sur Enregistrer sur la dépense.
Que faire si la fusion est incorrecte ?

Si Medius Expense a rapproché votre facture électronique avec la mauvaise dépense, vous pouvez annuler la fusion directement depuis la dépense :

  1. Ouvrez la dépense fusionnée.
  2. Utilisez l'option annuler la fusion pour détacher la facture électronique de la dépense.
  3. La facture électronique est retirée de la dépense et une nouvelle dépense est automatiquement créée à partir des données de la facture électronique.
Une fois la fusion annulée, la dépense originale retrouve son état antérieur et la facture électronique est retraitée en tant que nouvelle dépense.

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