Surveiller les factures électroniques reçues dans Medius Expense
Medius Expense propose une vue dédiée permettant aux administrateurs et aux comptables de surveiller toutes les factures électroniques reçues sur le compte de leur entreprise. Vous disposez ainsi d'une visibilité complète sur les factures entrantes et leur statut, et pouvez intervenir lorsqu'une facture ne peut pas être automatiquement attribuée à un collaborateur.
Où trouver cette vue
La vue de suivi des factures électroniques est accessible depuis deux endroits :
- Panneau d'administration → Liste des factures électroniques (page dédiée)
- Vue comptable → Onglet Factures électroniques
Comprendre les statuts des factures électroniques
Chaque facture électronique reçue affiche l'un des statuts suivants :
- Attribuée — la facture électronique a été associée avec succès à un collaborateur ou à une dépense, automatiquement ou manuellement.
- Non attribuée — la facture électronique n'a pas pu être reconciliée automatiquement. Cela se produit généralement lorsque le fournisseur n'a pas inclus d'identifiant employé valide dans les informations de routage.
Attribuer manuellement une facture électronique non attribuée
Lorsqu'une facture électronique arrive sans identifiant employé reconnaissable, elle apparaît comme Non attribuée dans la liste. En tant qu'administrateur ou comptable, vous pouvez l'attribuer manuellement de deux façons.
Option 1 — Attribuer à un collaborateur
À utiliser lorsqu'un collaborateur vous a informé (en dehors de l'application) qu'il attend une facture électronique.
- Ouvrez la facture électronique non attribuée.
- Sélectionnez Attribuer à un collaborateur et recherchez le collaborateur par son nom.
- Confirmez l'attribution.
Une fois attribuée, Medius Expense va automatiquement :
- Rapprocher la facture électronique avec une dépense existante dans le compte du collaborateur si une correspondance est trouvée, ou
- Créer une nouvelle dépense si aucune dépense correspondante n'existe.
Option 2 — Attribuer directement à une dépense
À utiliser lorsque vous pouvez identifier la dépense spécifique à laquelle la facture électronique se rapporte.
- Ouvrez la facture électronique non attribuée.
- Sélectionnez Attribuer à une dépense.
- Medius Expense vous suggère jusqu'à 3 dépenses candidates classées par score de correspondance.
- Sélectionnez la dépense correcte parmi les suggestions.
=> Une fois attribuée, la facture électronique est automatiquement réconciliée avec cette dépense.
Corriger une attribution erronée (Retirer)
Si une facture électronique a été réconciliée vers le mauvais collaborateur — que ce soit en raison d'une erreur d'attribution manuelle ou d'une erreur du fournisseur — vous pouvez la retirer, à condition que la dépense n'ait pas encore été soumise par le collaborateur.
Pour désattribuer :
- Ouvrez la facture électronique attribuée.
- Sélectionnez Retirer.
