Pourquoi les factures TravelPerk ne sont pas attachées aux dépenses dans Expensya
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Cet article explique comment Expensya gère les factures TravelPerk impliquant plusieurs réservataires. Il couvre les situations où des factures multi-réservataires se produisent et comment Expensya garantit la confidentialité en n'attachant pas le PDF de la facture aux dépenses individuelles.
Quelles sont les cycles de facturation disponibles dans TravelPerk ?
TravelPerk offre trois cycles de facturation :
- Facturation instantanée : Chaque réservation génère immédiatement une facture individuelle.
- Facturation hebdomadaire : Les factures sont générées une fois par semaine, combinant potentiellement plusieurs réservations.
- Facturation mensuelle : Les factures sont générées une fois par mois, combinant potentiellement plusieurs réservations.
Quand se produisent les factures multi-réservataires ?
Les factures multi-réservataires se produisent lorsque le cycle de facturation est défini sur hebdomadaire ou mensuel, et qu'un approbateur approuve et paie les réservations de différents réservataires au cours de la même période de facturation. Toutes les réservations sont compilées en une seule facture.
Comment Expensya gère-t-elle les factures multi-réservataires ?
Expensya crée une dépense pour chaque réservataire. Pour maintenir la confidentialité, le PDF de la facture n'est pas attaché aux dépenses individuelles créées pour chaque réservataire. Cela garantit que les détails de la réservation de chaque réservataire restent privés et confidentiels.
Que se passe-t-il si le cycle de facturation est défini sur facturation instantanée ?
Si le cycle de facturation est défini sur facturation instantanée, ou si chaque réservataire paie pour ses propres réservations, chaque réservation génère une facture distincte. Le PDF de la facture est alors attaché au rapport de dépenses individuel car il n'y a pas de préoccupations de confidentialité.
Comment puis-je consulter les détails de mes dépenses sans le PDF de la facture ?
Tous les détails pertinents de vos dépenses, tels que la date, le montant, la TVA, et d'autres informations pertinentes, sont enregistrés dans Expensya. Vous pouvez consulter ces détails directement dans votre dépense créée.
Que dois-je faire si j'ai besoin d'une copie du PDF de la facture ?
Si vous avez besoin d'une copie du PDF de la facture, vous devez contacter votre approbateur dans TravelPerk, car ils ont accès à la facture.
