Déclaration d’une dépense comme personnelle
Si vous utilisez un moyen de paiement professionnel, comme la carte Expensya, pour des dépenses personnelles, vous pouvez les marquer comme personnelles. Vous pourrez ainsi les gérer correctement, que vous ayez prévu d’utiliser la carte pour des dépenses personnelles ou que ce soit un usage accidentel. Pour déclarer une dépense personnelle, suivez ces étapes :
- Cochez la case Cette dépense est personnelle et ajoutez la raison ou la description.
- Le système affichera le montant à restituer à l’entreprise, qui correspond au montant total payé.
- Si vous souhaitez déclarer uniquement une partie de la dépense comme personnelle, vous devrez la diviser.
- Cliquez sur Enregistrer pour confirmer.
- Une fois qu’une dépense est marquée comme Personnelle et Archivée, le système génère automatiquement une facture de crédit pour le montant du remboursement.
- Sur le site web :
Si vous déclarez par erreur une dépense comme Personnelle, vous pouvez demander à votre responsable, administrateur ou comptable de la rejeter. Cela vous permettra de modifier la case à cocher et de soumettre à nouveau la dépense.
La case à cocher ne s'affichera pas pour les dépenses payées avec un moyen de paiement personnel, les frais kilométriques ou les dépenses remboursables.
Si la dépense va à l'encontre de la politique de l'entreprise, la marquer comme personnelle arrêtera toute alerte liée aux règles et empêchera les exceptions.
