Configuration du FMD – Forfait par trajet

Le module Forfait Mobilité Durable par trajet est disponible avec toutes les offres de Expensya.

Ce module est paramétrable par l'administrateur du compte et permet au salarié d'utiliser, en fonction de ses préférences, l’offre Navigo liberté (1,5€ par ticket) et le plafond du forfait mobilité durable.

Dans ce cas le salarié prendra les moyens doux qui sont proches de chez lui.

Configuration du FMD – Forfait par trajet

1. Configuration du groupe d’utilisateurs : Commencez par configurer les utilisateurs qui vont déclarer des frais de mobilité durable :
   1. Création d’un groupe  Forfait Mobilité Durable 
   2. Attribution des salariés au groupe Forfait mobilité durable 

1. Configuration des catégories 
   1. Configurez les modes de transports éligibles d’être utilisés pour déclarer les frais de mobilité durable.
      Exemple : FMD – Vélo électrique / Trottinette électrique / FMD – Transport 
   2. Au niveau de la catégorie de type FMD, activez le champ quantité qui va servir à comptabiliser le nombre de trajets domicile – travail fait par le salarié pour appliquer le forfait par trajet :
      Pour activer ce champ, il suffit de :
      • Accéder à l'onglet Personnalisation de la catégorie.
      • Mettre le champ Quantité entant que champ obligatoire.
   3. Limitez l’usage des catégories au groupe d’utilisateurs Forfait mobilité durable 
   Pour assigner une catégorie à un groupe d'utilisateurs en particulier, il suffit de:

• Accédez à la catégorie FMD
• Cliquez sur le bouton suivant jusqu'à atteindre le formulaire d'assignation des groupes d'utilisateurs,

1. Configuration du flux d'approbation pour les dépenses FMD :
   1. L'affaire Forfait mobilité à créer est utile pour :
      • Aider l'utilisateur lors de la déclaration du FMD à se rappeler du contexte de sa dépense (FMD ou note de frais)
      • Configurer le flux d'approbation qui est différent du flux d'approbation des notes de frais.
   2. Affectez l’affaire au groupe d’utilisateur Forfait mobilité durable

   

   1. Paramétrez le flux d'approbation des FMD en choisissant l'approbateur dans l’onglet Approbation

1. Configuration de la règle forfaitaire par trajet :
   1. Ajout d'une politique de dépense :
      • Accédez à l'onglet Administration menu Dépenses et Demandes puis sous menu Politique de dépenses
      • Cliquez sur Ajouter une nouvelle règle de dépense
      • Sélectionnez la règle Rembourser un montant forfaitaire à l’employé dans certaines conditions
   2. Choisissez le montant de la règle forfaitaire :
      Exemple : 1,5€
   3. Veuillez spécifier que le forfait s’applique uniquement dans le contexte du forfait mobilité en choisissant l’affaire Forfait mobilité dans le paramètre Selon affaire ou la valeur du champ personnalisé 

1. Configuration du plafond du FMD :
   1. Ajout d'une politique de dépense :
      • Accédez à l'onglet Administration menu Dépenses et Demandes puis sous menu Politique de dépenses
      • Cliquez sur Ajouter une nouvelle règle de dépense
      • Sélectionnez la règle Limiter automatiquement le remboursement de certaines dépenses à un plafond

      

   2. Choisissez le montant du plafond annuel (Exemple : 500€)
      Pour activer la fonctionnalité du plafond par période veuillez contacter le support Expensya via support@expensya.com
   1. Spécifiez que le plafond s’applique uniquement dans le contexte du forfait mobilité en choisissant l’affaire Forfait mobilité dans le paramètre Selon affaire ou la valeur du champ personnalisé
   Pour en savoir plus sur la configuration des politiques de dépenses, veuillez consulter l'article suivant :Comment configurer les politiques de dépenses?

Utilisation du FMD – Forfait par trajet

1. Salarié qui fait de la mobilité durable
   1. Il choisit la catégorie de dépense du forfait mobilité durable, en cherchant la catégorie en question
   2. Il choisit l’affaire FMD – Forfait mobilité pour s’assurer que c’est le bon flux d'approbation qui est déclenché
      Astuce : les collaborateurs qui font que des dépenses de mobilité durable, peuvent choisir l’affaire FMD – Forfait mobilité comme étant l’affaire par défaut à sélectionner dans toutes les dépenses pour faciliter la saisie. Il faut se rediriger vers les paramètres personnels au niveau du menu Configuration par défaut

   

   1. Expensya reconnaît automatiquement que le forfait par trajet est égal à 1,5€ et le montant de la dépense se multiplie automatiquement par le nombre de trajet déclaré par l’utilisateur.
   Exemple: Dans notre cas le salarié a fait trois fois le trajet domicile – travail. Par la suite, le montant de la dépense a été multiplié automatiquement par trois.

1. Salarié qui ne fait pas de la mobilité durable

Il ne remarquera aucun changement dans l’expérience d’ajout d’une dépense, car il n’appartient pas au groupe des salariés Forfait mobilité durable , ainsi les catégories et l’affaire n’apparaîtront pour lui.

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