Configuration du FMD – Forfait par trajet

Imen Habouria Mis à jour par Imen Habouria

Le module Forfait Mobilité Durable par trajet est disponible avec toutes les offres de Expensya.

Ce module est paramétrable par l'administrateur du compte et permet au salarié d'utiliser, en fonction de ses préférences, l’offre Navigo liberté (1,5€ par ticket) et le plafond du forfait mobilité durable.

Dans ce cas le salarié prendra les moyens doux qui sont proches de chez lui.

Configuration du FMD – Forfait par trajet
  1. Configuration du groupe d’utilisateurs : Commencez par configurer les utilisateurs qui vont déclarer des frais de mobilité durable :
    1. Création d’un groupe « Forfait Mobilité Durable » 
    2. Attribution des salariés au groupe « Forfait mobilité durable »
Vous trouverez plus de détails pour la création des groupes au niveau de l'article suivant : Créer des groupes d'utilisateurs sur Expensya

  1. Configuration des catégories 
    1. Configurez les modes de transports éligibles d’être utilisés pour déclarer les frais de mobilité durable.
      Exemple : FMD – Vélo électrique / Trottinette électrique / FMD – Transport 
    2. Au niveau de la catégorie de type FMD, activez le champ quantité qui va servir à comptabiliser le nombre de trajets “domicile – travail” fait par le salarié pour appliquer le forfait par trajet :
      Pour activer ce champ, il suffit de :
      • Accéder à l'onglet Personnalisation de la catégorie.
      • Mettre le champ « Quantité » entant que champ obligatoire.
    3. Limitez l’usage des catégories au groupe d’utilisateurs « Forfait mobilité durable »
    Pour assigner une catégorie à un groupe d'utilisateurs en particulier, il suffit de :
  • Accédez à la catégorie FMD
  • Cliquez sur le bouton "suivant" jusqu'à atteindre le formulaire d'assignation des groupes d'utilisateurs,
Vous trouverez plus de détails pour la création et le paramétrage des catégories au niveau de l'article suivant : Comment créer une catégorie et configurer mon plan comptable?

  1. Configuration du flux de validation pour les dépenses FMD :
    1. L'affaire « Forfait mobilité » à créer est utile pour :
      • Aider l'utilisateur lors de la déclaration du FMD à se rappeler du contexte de sa dépense (FMD ou note de frais)
      • Configurer le flux de validation qui est différent du flux de validation des notes de frais.
    2. Affectez l’affaire au groupe d’utilisateur « Forfait mobilité durable
    1. Paramétrez le flux de validation des FMD en choisissant le validateur dans l’onglet validation / approbation

  1. Configuration de la règle forfaitaire par trajet :
    1. Ajout d'une politique de dépense :
      • Accédez à l'onglet Administration menu Dépenses et Demandes puis sous menu Politique de dépenses
      • Cliquez sur « Ajouter une nouvelle règle de dépense
      • Sélectionnez la règle « Rembourser un montant forfaitaire à l’employé dans certaines conditions »
    2. Choisissez le montant de la règle forfaitaire :
      Exemple : 1,5€
    3. Veuillez spécifier que le forfait s’applique uniquement dans le contexte du forfait mobilité en choisissant l’affaire « Forfait mobilité » dans le paramètre « Selon affaire ou la valeur du champ personnalisé » :

Il est possible aussi de configurer une règle de plafond, en plus de la règle forfaitaire, pour fixer le budget à ne pas dépasser annuellement pour les dépenses de type de mobilité durable.

Pour en savoir plus sur la configuration des politiques de dépenses, veuillez consulter l'article suivant :Comment configurer les politiques de dépenses?

  1. Configuration du plafond du FMD :
    1. Ajout d'une politique de dépense :
      • Accédez à l'onglet Administration menu Dépenses et Demandes puis sous menu Politique de dépenses
      • Cliquez sur « Ajouter une nouvelle règle de dépense
      • Sélectionnez la règle « Limiter automatiquement le remboursement de certaines dépenses à un plafond »
    2. Choisissez le montant du plafond annuel (Exemple : 500€)
      Pour activer la fonctionnalité du plafond par période veuillez contacter le support Expensya via support@expensya.com
    1. Spécifiez que le plafond s’applique uniquement dans le contexte du forfait mobilité en choisissant l’affaire « Forfait mobilité » dans le paramètre « Selon affaire ou la valeur du champ personnalisé »
    Pour en savoir plus sur la configuration des politiques de dépenses, veuillez consulter l'article suivant :Comment configurer les politiques de dépenses?

Utilisation du FMD – Forfait par trajet

  1. Salarié qui fait de la mobilité durable
    1. Il choisit la catégorie de dépense du forfait mobilité durable, en cherchant la catégorie en question
    2. Il choisit l’affaire FMD – Forfait mobilité pour s’assurer que c’est le bon flux de validation qui est déclenché
      Astuce : les collaborateurs qui font que des dépenses de mobilité durable, peuvent choisir l’affaire « FMD – Forfait mobilité » comme étant l’affaire par défaut à sélectionner dans toutes les dépenses pour faciliter la saisie. Il faut se rediriger vers les paramètres personnels au niveau du menu « Configuration par défaut »
    1. Expensya reconnaît automatiquement que le forfait par trajet est égal à 1,5€ et le montant de la dépense se multiplie automatiquement par le nombre de trajet déclaré par l’utilisateur.
    Exemple: Dans notre cas le salarié a fait trois fois le trajet “domicile – travail”. Par la suite, le montant de la dépense a été multiplié automatiquement par trois.

Si le salarié dépasse la limite du plafond configuré par l’administrateur du compte (dans notre cas 500€) le salarié sera alerté et le montant à rembourser sera limité au plafond.

  1. Salarié qui ne fait pas de la mobilité durable

Il ne remarquera aucun changement dans l’expérience d’ajout d’une dépense, car il n’appartient pas au groupe des salariés « Forfait mobilité durable », ainsi les catégories et l’affaire n’apparaîtront pour lui.

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