Comment configurer les règles de dépenses?

En tant qu’Administrateur, vous pouvez fixer des plafonds pour les différentes catégories depuis le web. Vous avez le choix de créer 3 règles de dépenses :

  • Une alerte: Consiste à afficher un message en vous indiquant que vous avez dépassé le plafond mais qui sera comptabilisé par le montant de votre facture.
  • Le remboursement par plafond: Consiste à afficher à l'utilisateur qu'il y a un plafond, et qu'il ne sera pas remboursé sur la totalité du montant de sa dépense
  • Règle Bloquante: Toutes dépenses qui dépassent le montant fixé par l'entreprise ne peuvent être rentrées dans le système. L'utilisateur est prévenu de la raison.
  • Le remboursement par forfait: Consiste à rembourser un montant forfaitaire à l'employé dans certaine condition
Pour créer une règle de dépense :
  1. Rendez-vous sur l’onglet « Administration », sous menu « Règles »,
  2. Cliquez sur « Ajouter une nouvelle règle de dépense ».
  1. Choisissez l’une des 4 règles à configurer, celle qui vous convient le plus,
  2. Cliquez sur « Suivant »,
  1. Choisissez les paramètres pour configurer la règle: cernez la date, la catégorie a laquelle elle sera applicable, le montant du plafond, la présence ou non d'invités, si cette règle va s’appliquer pour les dépenses non facturables ou non remboursables ou bien sur les 2, si la règle est assigné à un groupe d'utilisateurs et si elle sera activée selon une affaire ou un champ personnalisé,
  2. Cliquez sur « Suivant »,
  1. Vous verrez alors un récapitulatif de vos paramètres, vous pouvez attribuer un nom à la règle et activer l'autorisation des exceptions,
  2. Cliquez sur « Ajouter la règle ».
Pour désactiver une règle de dépense :
  1. Rendez-vous sur l’onglet « Administration », sous menu « Règles »
  2. Sélectionnez la règle à désactiver puis cliquez sur « Action » et « Désactiver »

Vous pouvez désactiver une règle pour l’utiliser ultérieurement, mais vous ne pouvez pas la supprimer.

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