Comment configurer les politiques de dépenses

Mis à jour 2 weeks ago par Selim Ounis

En tant qu'administrateur, vous avez le pouvoir d'introduire des politiques de dépenses sur la plateforme Expensya, vous permettant ainsi de notifier vos collaborateurs en temps réel lors de dépassements, tout en ayant une vue d'ensemble immédiate de la situation.

Créer une règle de dépense

1. Rendez-vous sur "Administration", sous menu "Politiques de dépenses"
2. Cliquez sur "Ajouter une nouvelle règle de dépense"

1. Sélectionnez le type de règle

Expensya propose quatre types de règles de politique de dépenses, chacune avec son propre objectif et ses avantages.

• Alerte :

Les règles d'alerte sont conçues pour informer les utilisateurs lorsqu'ils approchent d'une limite ou d'une condition spécifique. Elles servent à conscientiser les utilisateurs aux politiques de dépenses sans bloquer leurs actions.

Par exemple, vous pouvez créer une règle d'alerte pour les dépenses supérieures à un certain montant, générant ainsi une notification pour que les utilisateurs en soient conscients.

• Forfait :

Les règles de forfait permettent de fixer un montant fixe ou une plage de dépenses autorisées pour certaines catégories. Cela garantit que les dépenses restent dans les limites prédéfinies.

Par exemple, vous pourriez définir un forfait mensuel pour les frais de repas, limitant ainsi les dépenses excessives.

• Bloquante :

Les règles bloquantes empêchent les utilisateurs d'effectuer des dépenses qui ne respectent pas les politiques établies. Ces règles sont strictes et empêchent toute action qui enfreint les directives.

Par exemple, vous pourriez mettre en place une règle bloquante pour empêcher les dépenses en dehors des heures de travail.

• Plafond :

Les règles de plafond fixent des limites maximales de dépenses pour des catégories spécifiques. Cela aide à contrôler les coûts et à prévenir les dépenses excessives.

Par exemple, vous pourriez imposer un plafond mensuel pour les voyages d'affaires.

1. Cliquez sur "Suivant"
2. Paramétrez les conditions d'application de la règle
3. Cliquez sur "Suivant"

1. Vérifiez l'exactitude de vos paramètres, nommez la règle et accordez des exceptions si nécessaire
2. Cliquez sur "Ajouter la règle"

Désactiver une règle de dépense

1. Rendez-vous sur l’onglet "Administration", sous menu "Politiques de dépenses"
2. Sélectionnez la règle à désactiver puis cliquez sur "Désactiver"

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