Gestion des règles avec les avoirs

Mis à jour 17/2/2024 par Rim Ferchichi

Comment configurer les politiques de dépenses

Veuillez consulter l’article sur la configuration des politiques de dépenses via ce lien : Comment configurer les politiques de dépenses

Cas d’utilisation explicatif

Si dans votre entreprise il existe une règle de type “Remboursement par plafond” sur une catégorie (exemple : catégorie “Restauration”) qui plafonne les dépenses à un montant donné (exemple : 20€), si vous entrez une dépense où le montant est supérieur au plafond (exemple : 25€), vous ne serez remboursé qu'à hauteur du plafond (dans l’exemple : 20€)

Dans le cas où vous voudriez créer un avoir sur cette dépense avec le montant supérieur au plafond (dans l’exemple : 25€), si la règle est appliquée sur les avoirs, et que vous créez un avoir avec le montant dépassant le plafond (dans l’exemple : 25€), l’entreprise ne va récupérer que la somme plafonnée, remboursée en premier lieu (dans l’exemple : 20€).

C’est pourquoi, Il vous est possible, en tant qu’administrateur, de configurer des règles de dépense et de choisir si elles s'appliquent sur les avoirs.

Activer la gestion des règles de dépense avec les avoirs

Rendez-vous dans "Administration", puis dans menu "Paramètres globaux"
Accédez au sous-menu “Dépense”
Activez l’option “Gestion des règles avec les avoirs”

Une fois l’option activée, un bouton vous permettant d’appliquer une règle de dépenses sur les avoirs, apparaîtra lors de sa création, sur tous les types de règles disponibles sur Expensya.

Appliquer des règles de dépenses sur les avoirs

Rendez-vous sur "Administration", sous menu "Politiques de dépenses"
Cliquez sur "Ajouter une nouvelle règle de dépense"
Sélectionnez le type de règle
Cliquez sur "Suivant"
Paramétrez les conditions d'application de la règle
Cliquez sur "Suivant"

Lors de la vérification de vos paramètres et de l’attribution du nom et des exceptions à la règle,

Cochez l’option "Appliquer sur les avoirs"
Cliquez sur "Ajouter la règle"

Comment fonctionne la règle de dépense avec les avoirs

Rendez-vous sur l’onglet "Dépenses"
Cliquez sur "+ Dépense", puis sur "Saisie manuelle"
Cochez "Avoir / Annulation"
Remplissez les champs

Une alerte apparaîtra si la règle de dépense n’est pas respectée