Automatiser la suspension des cartes pour les reçus manquants
Mis à jour
En tant qu’administrateur, vous pouvez configurer les politiques de dépenses pour qu’elles correspondent aux exigences de gestion des notes de frais de votre tenant. Une fonctionnalité clé vous permet de définir des règles pour les cartes Expensya, y compris la suspension automatique des cartes pour les dépenses sans reçus. Cela aide à maintenir la conformité et à simplifier le suivi des dépenses en s’assurant que toutes les transactions sont correctement documentées.
Pour configurer les règles de suspension basées sur les reçus manquants pour vos cartes Expensya, suivez ces étapes:
- Depuis l’onglet Administration, allez dans le menu Dépenses et demandes.
- Cliquez sur le sous-menu Politiques de dépenses.
- Dans l’onglet Règles des cartes Expensya, cliquez sur Ajouter une nouvelle règle pour la carte Expensya.
- Cliquez sur Suspendre les cartes.
Vous pouvez définir le nombre maximum de jours pendant lesquels une dépense peut rester sans reçu avant de déclencher la suspension automatique de la carte.
Vous pouvez également définir un nombre maximum de dépenses sans reçu qui déclenchera la suspension automatique de la carte.
- Ajoutez un nom de règle, puis cliquez sur Ajouter la règle.
Exemple pour illustrer la logique de suspension de carte
Pour mieux comprendre le fonctionnement des règles, voici un exemple dans lequel les deux paramètres — nombre de jours et nombre de dépenses — sont liés :
Exemple de scénario
Supposons que vous ayez défini les règles suivantes:
- Limite de jours - Une dépense peut rester jusqu’à 10 jours sans reçu.
- Limite de dépenses - Un maximum de 3 dépenses sans reçus est autorisé.
Que se passe-t-il en pratique
- Scénario A - si un employé a 4 dépenses sans reçu, sa carte est suspendue immédiatement, même si les dépenses sont récentes, car le nombre maximum de dépenses est dépassé.
- Scénario B - si un employé n’a qu’une seule dépense non soumise mais a dépassé la limite de 10 jours, la carte sera également suspendue pour avoir dépassé la limite de jours.
La carte est automatiquement réactivée dès que le détenteur télévharge les reçus manquants et que les dépenses restent dans les limites autorisées.
