Automatiser la suspension des cartes pour les reçus manquants
Mis à jour
En tant qu’administrateur sur la plateforme Expensya, vous avez le contrôle sur la configuration des politiques de dépenses pour répondre aux exigences de gestion des dépenses de votre organisation. Une fonctionnalité clé de cette configuration est la possibilité de définir des règles pour les cartes Expensya, notamment la suspension des cartes en cas de dépenses sans justificatifs. Cela aide à maintenir la conformité et à simplifier le suivi des dépenses, en veillant à ce que toutes les transactions soient correctement documentées.
Ce guide vous accompagne dans la mise en place de ces règles de politique de dépenses afin d’automatiser et de faciliter la supervision des dépenses.
Suivez les étapes ci-dessous pour configurer les règles de suspension basées sur les reçus manquants pour vos cartes Expensya.
- Depuis l’onglet Administration, allez dans le menu Dépenses et Demandes.
- Cliquez sur le sous-menu Politiques de Dépenses.
- Dans l'onglet Règles des Cartes Expensya, cliquez sur Ajouter une nouvelle règle pour la Carte Expensya.
- Cliquez sur Suspendre les cartes.
Vous pouvez définir un nombre maximal de jours pendant lesquels une dépense peut rester sans justificatif avant de déclencher une suspension automatique de la carte.
Vous pouvez également définir une limite pour le nombre de dépenses sans justificatif qui déclenchera automatiquement la suspension de la carte.
- Ajoutez un nom de règle et cliquez sur Ajouter la règle.
Exemple pour Illustrer la Logique de Suspension de Carte
Pour mieux comprendre le fonctionnement des règles, voici un exemple dans lequel les deux paramètres — nombre de jours et nombre de dépenses — sont liés :
Scénario d'Exemple :
Supposons que vous ayez défini les règles suivantes :
- Limite de Jours : Une dépense peut rester sans justificatif pendant un maximum de 10 jours.
- Limite de Dépenses : Un maximum de 3 dépenses sans justificatifs est autorisé.
Application Pratique :
- Scénario A : Si un employé a 4 dépenses sans justificatifs, sa carte sera suspendue immédiatement, quel que soit le nombre de jours écoulés, car il a dépassé la limite de dépenses sans justificatifs.
- Scénario B : Si un employé n’a qu’une seule dépense non soumise mais a dépassé la limite de 10 jours, la carte sera également suspendue pour avoir dépassé la limite de jours.
Une fois que ces conditions ne sont plus remplies (par exemple, le titulaire de la carte télécharge les justificatifs manquants, ramenant les éléments en souffrance dans les limites autorisées), la carte sera automatiquement réactivée.
