Options de configuration des politiques de dépenses
Mis à jour
Afin d'apporter une clarté et un contrôle optimal sur les politiques de dépenses, il est impératif de comprendre et de configurer judicieusement les règles qui les régissent. Notre article vise à démystifier ces paramètres cruciaux, offrant ainsi une perspective détaillée sur la manière de personnaliser les directives financières au sein de votre organisation.
Les règles de la politique de dépense :
Expensya propose quatre types de règles de politique de dépenses, chacune avec son propre objectif et ses avantages.
Info clé
Les règles d'information clé aident à garantir la communication efficace des règles de dépense. Elles sont conçues pour informer les utilisateurs lorsqu'ils approchent d'une limite ou d'une condition spécifique. Elles servent à conscientiser les utilisateurs aux politiques de dépenses sans bloquer leurs actions.
Par exemple, vous pouvez créer une règle d'alerte pour les dépenses supérieures à un certain montant, générant ainsi une notification pour que les utilisateurs en soient conscients.
Limite dépassée
Les règles de plafond fixent des limites maximales de dépenses pour des catégories spécifiques. Cela aide à contrôler les coûts et à prévenir les dépenses excessives.
Par exemple, vous pourriez imposer un plafond mensuel pour les voyages d'affaires.
Non Autorisée
Les règles bloquantes empêchent les utilisateurs d'effectuer des dépenses qui ne respectent pas les politiques établies. Ces règles sont strictes et empêchent toute action qui enfreint les directives.
Par exemple, vous pourriez mettre en place une règle bloquante pour empêcher les dépenses en dehors des heures de travail.
Avis de forfait
Les règles de forfait permettent de fixer un montant fixe ou une plage de dépenses autorisées pour certaines catégories. Cela garantit que les dépenses restent dans les limites prédéfinies.
Par exemple, vous pourriez définir un forfait mensuel pour les frais de repas, limitant ainsi les dépenses excessives.
Les conditions d’application des règles :
- Date de la dépense :
Exemple : Un tenant pourrait restreindre les dépenses de transport uniquement aux jours ouvrables de la semaine pour des raisons de politique interne. Ainsi, les dépenses effectuées le week-end seraient automatiquement soumises à des conditions spécifiques suivant la règle établie.
- Catégorie de la dépense :
Exemple : Si un tenant souhaite contrôler les dépenses liées aux repas, elle pourrait créer une règle spécifique qui s'applique uniquement aux catégories "Repas" et "Restauration", limitant ainsi l'utilisation des fonds pour ce type de dépenses.
- Montant maximal de la dépense :
Exemple : Un tenant pourrait fixer un plafond de 1000 euros pour les frais de déplacement. Si un employé soumet une dépense de déplacement dépassant cette limite, la règle se déclenchera.
Vous pouvez activer l'option "Appliquer quelle que soit la devise de la dépense ". Lorsque ce bouton est activé, la règle sera appliquée quelque soit la devise de la dépense. En le désactivant, la règle s'appliquera uniquement sur les dépenses ayant la même devise que la règle.
- Remboursabilité de la dépense :
Exemple : Cette option permet aux tenants de choisir si la règle s'applique que pour les dépenses remboursables, non remboursables, ou peu importe
- Invités internes et externes :
Pour les invités internes : Un tenant pourrait appliquer une règle spécifique aux dépenses partagés avec des invités.
- Facturabilité au client:
Exemple :Un tenant peut appliquer des règles spécifiques aux dépenses qui seront facturées à ses clients
- Appartenance à un groupe d'utilisateurs spécifique :
Exemple :Un tenant peut affecter une règle de dépense à un seul ou plusieurs groupes, permettant une gestion plus ciblée des budgets alloués.
Exemple : Un tenant travaillant sur différents projets pourrait créer des règles spécifiques pour chaque affaire ou pour une valeur d’un champ personnalisé qu’elle a déjà créé.
