Configuration du FMD Standard

Imen Habouria Mis à jour par Imen Habouria

Le forfait mobilité durable standard est un module disponible avec toutes les offres commercialisées par Expensya. Il est paramétrable par l'administrateur du compte.

Grâce au FMD Standard, le salarié ne change pas ses habitudes de transport en achetant son abonnement de transport annuel pour être remboursé à 50%. Il bénéficie en revanche d’un avantage supplémentaire grâce au budget alloué au forfait mobilité durable.

Configuration du FMD Standard
  1. Configuration du groupe d’utilisateurs :

Commencez par configurer les utilisateurs qui vont déclarer des frais de mobilité durable en leur attribuant un groupe spécifique.

Vous trouverez plus de détails pour la création des groupes au niveau de l'article suivant : Créer des groupes d'utilisateurs sur Expensya

  1. Configuration des catégories :
    1. Configurez les modes de transports éligibles d’être utilisés pour déclarer les frais de mobilité durable
    Exemple : FMD- Covoiturage / FMD - Vélo électrique / FMD – Transport
    1. Limitez l’usage des catégories au groupe d’utilisateur « Forfait mobilité durable »

En créant la catégorie, dans la dernière étape, vous pouvez choisir le groupe qui est autorisé à utiliser cette catégorie.

Vous trouverez plus de détails pour la création et le paramétrage des catégories au niveau de l'article suivant : Comment créer une catégorie et configurer mon plan comptable?

  1. Configuration du flux de validation pour les dépenses FMD
    1. Configurez une affaire « Forfait mobilité » qui, d’une part, va aider l’utilisateur pendant la déclaration du FMD de lui rappeler le contexte de sa dépense (FMD ou note de frais) et d’autre part, pour configurer le flux de validation qui est différent du flux de validation des notes de frais.
    1. Affectez l’affaire au groupe d’utilisateur « Forfait mobilité durable ».
      Vous trouverez plus de détails pour l'affectation des affaires à un utilisateur ou à des groupes d'utilisateurs au niveau de l'article suivant : Affecter un utilisateur ou groupe à une affaire
    2. Paramétrez le flux de validation des FMD en choisissant le validateur dans l’onglet Validation / approbation

  1. Configuration du plafond du FMD :
    1. Ajout d'une politique de dépense :
      • Accédez à l'onglet Administration menu Dépenses et Demandes puis sous menu Politique de dépenses
      • Cliquez sur « Ajouter une nouvelle règle de dépense
      • Sélectionnez la règle « Limiter automatiquement le remboursement de certaines dépenses à un plafond »
    2. Choisissez le montant du plafond annuel (Exemple : 500€)
    Pour activer la fonctionnalité du plafond par période veuillez contacter le support Expensya via support@expensya.com
    1. Spécifiez que le plafond s’applique uniquement dans le contexte du forfait mobilité en choisissant l’affaire « Forfait mobilité » dans le paramètre « Selon affaire ou la valeur du champ personnalisé »

Pour en savoir plus sur la configuration des politiques de dépenses, veuillez consulter l'article suivant :Comment configurer les politiques de dépenses?

Utilisation du FMD Standard :

  1. Salarié qui fait de la mobilité durable
    1. Il choisit la catégorie de dépense du forfait mobilité durable, en cherchant la catégorie en question
    2. Il choisit l’affaire FMD – Forfait mobilité pour s’assurer que c’est le bon flux de validation qui est déclenché
    Astuce : les collaborateurs qui font que des dépenses de mobilité durable, peuvent choisir l’affaire « FMD – Forfait mobilité » comme étant l’affaire par défaut à sélectionner dans toutes les dépenses pour faciliter la saisie. Il faut se rediriger vers les paramètres personnels  Configuration par défaut

Si le salarié dépasse la limite du plafond configuré par l’administrateur du compte (dans notre cas 500€) le salarié sera alerté et le montant à rembourser sera limité au plafond.

  1. Salarié qui ne fait pas de la mobilité durable

Il ne remarquera aucun changement dans l’expérience d’ajout d’une dépense, car il n’appartient pas au groupe des salariés « Forfait mobilité durable », ainsi les catégories et l’affaire n’apparaîtront pas pour lui.

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