Ajout d'une déclaration de reçu manquant en cas de perte de reçu
Mis à jour
Dans la gestion des frais, la disponibilité de reçus valides est essentielle pour la conformité et les audits internes. Cependant, il arrive souvent que les utilisateurs ne puissent pas fournir une facture, par exemple dans le cas de transactions aux distributeurs automatiques ou lorsqu'ils oublient d’en demander une. Pour pallier cela, les tenants peuvent autoriser leurs employés à soumettre une déclaration de reçu manquant (déclaration sur l’honneur) en remplacement du reçu absent.
Expensya propose une solution facile grâce à la fonctionnalité de Déclaration de reçu manquant, permettant aux utilisateurs de générer une déclaration de reçu manquant. Cet article explique comment le système gère les frais en l'absence de reçus, en fonction de leur caractère obligatoire ou facultatif.
Activation de la fonctionnalité pour le tenant :
Pour accéder à cette fonctionnalité, l'administrateur du compte du tenant doit activer le paramètre en suivant ces étapes :
- Depuis le panneau Administration, allez dans le Menu Paramètres globaux
- Cliquez sur le sous-menu Dépense
- Trouvez le paramètre Déclaration de reçu manquant, activez son interrupteur et cliquez sur Sauvegarder
Comment les dépenses sont gérées :
- Reçu non obligatoire
Aucune action n'est requise. L'absence d’un reçu ne bloque pas l'enregistrement de la dépense.
- Reçu obligatoire
Si le reçu est obligatoire, Expensya propose une option pour gérer les reçus manquants par le biais d’une déclaration de reçu manquant.
- Cliquez sur Je n’ai pas le reçu
- Vous serez dirigé vers un formulaire de création de déclaration de reçu manquant. Vous devrez suivre les étapes suivantes :
- Essayez de retrouver la facture : Avant de continuer, Expensya vous encourage à faire un effort pour récupérer le reçu ou la facture d'origine.
- Remplissez le formulaire de déclaration de reçu manquant : Si le reçu est véritablement indisponible, il vous sera demandé de remplir un formulaire d'attestation. Cela comprend des détails sur la dépense et une confirmation de la perte du reçu.
- Signez la déclaration de reçu manquant : Une fois le formulaire rempli, vous devrez le signer électroniquement pour confirmer les informations fournies.
- Générez le document de déclaration de reçu manquant
Une fois le formulaire complété et signé, Expensya génère automatiquement un document de déclaration de reçu manquant pour vos archives, qui peut être joint à la dépense à la place du reçu manquant.
Ce processus garantit que vos rapports de frais restent conformes même en cas de reçu manquant, permettant une gestion fluide et efficace de vos demandes de remboursement.
