Agregar una declaración de recibo perdido en caso de recibo extraviado
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En la gestión de gastos, asegurar la disponibilidad de recibos válidos es crucial para el cumplimiento y los propósitos de auditoría interna. Sin embargo, a menudo surgen situaciones en las que los usuarios no pueden proporcionar una factura, como en transacciones de máquinas expendedoras o cuando los usuarios olvidan solicitar una. Para abordar esto, las empresas pueden permitir que los empleados presenten una declaración de recibo perdido (déclaration sur l’honneur) en lugar de un recibo faltante.
Expensya ofrece una manera fácil de manejar esto a través de la función Recibo Perdido, que permite a los usuarios generar una declaración de recibo perdido. Este artículo explica cómo el sistema gestiona los gastos cuando faltan los recibos, dependiendo de si el recibo es obligatorio u opcional.
Activar la función para la empresa:
Para acceder a esta función, el administrador de la cuenta de la empresa debe activar la configuración siguiendo estos pasos:
- Desde el panel de Administración, ve al Menú de Configuración Global.
- Haz clic en el sub-menú Gastos.
- Localiza la configuración Declaración de recibo faltante, activa su interruptor y haz clic en Guardar
Cómo se gestionan los gastos:
- Recibo No Obligatorio
No se requiere ninguna acción. La ausencia de un recibo no te impide guardar el gasto.
- Recibo Obligatorio
Si el campo del recibo es obligatorio, Expensya proporciona una opción para manejar los recibos perdidos a través de un proceso de declaración de recibo perdido.
- Haz clic en No tengo el recibo.
- Serás dirigido a un formulario de creación de declaración de recibo perdido. Aquí, seguirás los siguientes pasos:
- Intenta encontrar la factura: Antes de proceder, Expensya te anima a hacer un esfuerzo para recuperar el recibo o factura original.
- Completa el formulario de declaración de recibo perdido: Si el recibo realmente no está disponible, se te pedirá que llenes el formulario de declaración. Esto incluye proporcionar detalles del gasto y confirmar que el recibo se ha perdido.
- Firma la declaración de recibo perdido: Después de completar el formulario, deberás firmarlo electrónicamente para confirmar la información proporcionada.
- Genera el documento de declaración de recibo perdido:
Una vez completado y firmado el formulario, Expensya genera automáticamente un documento de declaración de recibo perdido para tus registros, que puede ser adjuntado al gasto en lugar del recibo faltante.
Este proceso asegura que tus informes de gastos sigan siendo cumplidos, incluso cuando falta un recibo, permitiendo una gestión fluida y eficiente de tus reclamaciones de gastos.
Puedes consultar este artículo para saber más sobre la Generación de E-Recibos para la Gestión de Gastos.
