Hinzufügen einer fehlenden Belegerklärung im Falle eines verlorenen Belegs
Aktualisiert
In der Ausgabenverwaltung ist die Sicherstellung der Verfügbarkeit gültiger Belege entscheidend für die Einhaltung und interne Audit-Zwecke. Es treten jedoch häufig Situationen auf, in denen Benutzer keine Rechnung vorlegen können, wie z.B. bei Transaktionen mit Verkaufsautomaten oder wenn Benutzer vergessen, eine anzufordern. Um dies zu adressieren, können Unternehmen den Mitarbeitern erlauben, eine fehlende Belegerklärung (déclaration sur l’honneur) anstelle eines fehlenden Belegs einzureichen.
Expensya bietet eine einfache Möglichkeit, dies über die Funktion Fehlender Beleg zu handhaben, die es Benutzern ermöglicht, eine fehlende Belegerklärung zu erstellen. Dieser Artikel erklärt, wie das System Ausgaben verwaltet, wenn Belege fehlen, je nachdem, ob der Beleg obligatorisch oder optional ist.
Aktivierung der Funktion für das Unternehmen:
Um auf diese Funktion zuzugreifen, sollte der Administrator des Unternehmenskontos die Einstellung folgendermaßen aktivieren:
- Gehen Sie vom Admin-Panel zum Menü Globale Einstellungen.
- Klicken Sie auf das Untermenü Ausgabe.
- Suchen Sie die Einstellung Fehlende Beleg Erklärung, aktivieren Sie den Schalter und klicken Sie auf Speichern.
Wie Ausgaben verwaltet werden:
- Nicht obligatorischer Beleg
Keine Aktion erforderlich. Das Fehlen eines Belegs hindert Sie nicht daran, die Ausgabe zu speichern.
- Obligatorischer Beleg
Wenn das Belegfeld obligatorisch ist, bietet Expensya eine Option zur Handhabung fehlender Belege durch einen fehlenden Belegerklärungsprozess.
- Klicken Sie auf Ich habe den Beleg nicht.
- Sie werden zu einem Formular zur Erstellung einer fehlenden Belegerklärung weitergeleitet. Hier durchlaufen Sie die folgenden Schritte:
- Versuchen Sie, die Rechnung zu finden: Bevor Sie fortfahren, ermutigt Expensya Sie, sich zu bemühen, den Originalbeleg oder die Rechnung zu beschaffen.
- Füllen Sie das Formular zur fehlenden Belegerklärung aus: Wenn der Beleg wirklich nicht verfügbar ist, werden Sie gebeten, das eidesstattliche Formular auszufüllen. Dies beinhaltet das Angeben der Ausgabedetails und die Bestätigung, dass der Beleg verloren gegangen ist.
- Signieren Sie die fehlende Belegerklärung: Nachdem Sie das Formular ausgefüllt haben, müssen Sie es elektronisch unterzeichnen, um die bereitgestellten Informationen zu bestätigen.
- Generieren Sie das Dokument zur fehlenden Belegerklärung:
Sobald das Formular ausgefüllt und unterzeichnet ist, generiert Expensya automatisch ein Dokument zur fehlenden Belegerklärung für Ihre Unterlagen, das anstelle des fehlenden Belegs an die Ausgabe angehängt werden kann.Die Funktion zur fehlenden Belegerklärung sollte mit Vorsicht und nur bei absoluter Notwendigkeit verwendet werden.Sie können auch zusätzliche Dokumentation, wie z.B. einen Kontoauszug, hinzufügen, um die fehlende Belegerklärung zu unterstützen.
Dieser Prozess stellt sicher, dass Ihre Spesenabrechnungen auch dann konform bleiben, wenn ein Beleg fehlt, und ermöglicht eine reibungslose und effiziente Verwaltung Ihrer Spesenansprüche.
