Automatisierung der Kartensperrung bei fehlenden Belegen
Aktualisiert
Als Administrator auf der Expensya-Plattform haben Sie die Kontrolle darüber, Ausgabenrichtlinien so zu konfigurieren, dass sie mit den Anforderungen Ihres Unternehmens im Ausgabenmanagement übereinstimmen. Eine wichtige Funktion innerhalb dieser Funktionalität ist die Möglichkeit, Regeln für Expensya-Karten festzulegen, einschließlich der Kartensperrung für Ausgaben ohne Belege. Dies trägt dazu bei, die Compliance aufrechtzuerhalten und die Nachverfolgung von Ausgaben zu vereinfachen, wodurch sichergestellt wird, dass alle Transaktionen ordnungsgemäß dokumentiert sind.
Diese Anleitung führt Sie durch die Einrichtung dieser Ausgabenrichtlinien, um die Überwachung von Ausgaben zu automatisieren und zu vereinfachen.
Befolgen Sie die unten stehenden Schritte, um Sperrregeln basierend auf fehlenden Belegen für Ihre Expensya-Karten zu konfigurieren.
- Gehen Sie im Admin-Tab zum Menü Ausgaben und Anträge.
- Klicken Sie auf das Untermenü Ausgabenrichtlinien.
- Klicken Sie im Tab Expensya-Karten-Richtlinie auf Neue Regel für Expensya-Karte hinzufügen.
- Klicken Sie auf Karten sperren.
Sie können eine maximale Anzahl von Tagen festlegen, die eine Ausgabe ohne Beleg verbleiben kann, bevor eine automatische Sperrung der Karte ausgelöst wird.
Sie können auch eine Begrenzung der Anzahl von Ausgaben ohne Belege festlegen, die eine automatische Sperrung der Karte auslösen wird.
- Fügen Sie einen Regelname hinzu und klicken Sie auf Regel hinzufügen.
Beispiel zur Veranschaulichung der Logik zur Kartensperrung
Um besser zu verstehen, wie die Regeln funktionieren, betrachten wir ein Beispiel, bei dem beide Parameter - Tage und Anzahl der Ausgaben - verknüpft sind:
Beispielszenario:
Angenommen, Sie setzen die folgenden Regeln:
- Tagesgrenze: Eine Ausgabe kann bis zu 10 Tage ohne Beleg bleiben.
- Ausgabengrenze: Maximal 3 Ausgaben sind ohne Belege erlaubt.
Was in der Praxis passiert:
- Szenario A: Wenn ein Mitarbeiter 4 Ausgaben ohne Belege hat, wird seine Karte sofort gesperrt, unabhängig von der Anzahl der Tage, da er die Ausgabengrenze überschritten hat.
- Szenario B: Wenn ein Mitarbeiter nur eine nicht eingereichte Ausgabe hat, aber das 10-Tage-Limit überschreitet, wird die Karte dennoch gesperrt, weil die Tagesgrenze überschritten wurde.
Sobald diese Bedingungen nicht mehr erfüllt sind (d.h. der Karteninhaber lädt die fehlenden Belege hoch und bringt die ausstehenden Punkte innerhalb der erlaubten Grenzen), wird die Karte automatisch reaktiviert.
