Erstellung von E-Belegen für das Ausgabenmanagement
Aktualisiert
Eine spezifische Regelung in den USA erlaubt die Einreichung von einige Ausgaben, die mit Karte bezahlt wurden und unter $75 ohne Beleg. Daher hat Expensya eine Funktion zur Erstellung von E-Belegen eingeführt, die über eine Web-Einstellung namens E-Beleg aktivieren gesteuert wird, die von den Administratoren aufgerufen und aktiviert werden kann.
Diese Funktion bietet Administratoren eine größere Flexibilität, indem sie die Verwaltung elektronischer Belege basierend auf Parametern wie Rechnungsbetrag, Land des Benutzers und Ausgabenkategorie ermöglicht.
Eine neue administrative Web-Einstellung, E-Beleg aktivieren, ist im Expensya-Admin-Panel verfügbar. Diese Einstellung bietet eine zentrale Kontrolle für die Verwaltung der E-Beleg-Erstellung.
Um auf diese Funktion zuzugreifen, sollte der Administrator des Unternehmenskontos folgendermaßen vorgehen:
- Gehen Sie vom Admin-Panel zum Menü Globale Einstellungen
- Klicken Sie auf das Untermenü Ausgaben
- Finden Sie die Einstellung E-Beleg aktivieren, aktivieren Sie den Schalter und klicken Sie auf Aktualisieren
Ein Fenster wird angezeigt, das dem Administrator ermöglicht, die Parameter der Funktion zu konfigurieren.
- Anwendbare Benutzerländer: bezieht sich auf die Nutzerländer, die berechtigt sind, die E-Belege zu erstellen und anstelle der klassischen physischen Belege zu verwenden
- Maximalbetrag für die Erstellung von E-Belegen: Dies ist der maximale Betrag, der ausgegeben werden kann, für den E-Belege erlaubt sind. Wenn ein Mitarbeiter eine Ausgabe tätigt, die den festgelegten Maximalbetrag überschreitet, dürfen E-Belege nicht die physischen Belege ersetzen.
- Händlertypen: der Administrator kann entweder bestimmte Händlertypen auswählen, auf die die Funktion anwendbar ist, oder alle Händlertypen auswählen
Diese Funktion stellt sicher, dass Unternehmen regionale Vorschriften einhalten können und gleichzeitig ein effizientes und kontrolliertes Ausgabenmanagement-Prozess aufrechterhalten.
