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Import du relevé bancaire par l’administrateur

Pour gérer au mieux les dépenses et faciliter leur ajout sur les comptes des utilisateurs, Expensya permet à l’administrateur d’importer les relevés bancaires des cartes à débit sociétés. 

L’import se fait depuis l’onglet Administrateur sur le Web et nécessite : 

  • L’ajout au préalable des cartes à débit sociétés et leur affectation aux collaborateurs concernés. 
  • L’activation des intégrations bancaires avec la/les banque(s) partenaire(s). 

 Tous les détails pour l’activation des intégrations bancaires sont disponibles sur cette page :  Comment activer une intégration bancaire. 

Pour Importer le relevé bancaire depuis l’onglet Administrateur : 

  1. Rendez-vous dans l’onglet Administration sous menu Dépenses et demandes puis puis Liste des transactions 
  2. Cliquez Importer puis Import de relevé de carte bancaire. 
  1. Choisissez le type du relevé à importer parmi les intégrations déjà activées. 
  2. Cliquez sur Fichier d'import pour importer le relevé des cartes bancaires.
  3. Cliquez sur Importer 

Un tableau récapitulatif avec les noms des employés et le nombre des dépenses ajoutées s’affichera automatiquement après l’import.

Les dépenses sont ajoutées au niveau de la liste des dépenses sur le compte de l’utilisateur concerné et elles sont en statut à vérifier 

Les dépenses ajoutées sur le compte de l'utilisateur avec l'icône de la carte bancaire et un T pour Transaction. Cela permettra à l’utilisateur de distinguer entre les dépenses qui proviennent du relevé bancaire et celles créées manuellement.

Dans le cas où les dépenses sont déjà ajoutées sur le compte de l'utilisateur et qu’elles figurent aussi sur le relevé bancaire, elles seront également accompagnée par l'icône de la carte bancaire et T

La réconciliation entre les dépenses déjà saisies et les transactions ne se fait que lorsque les dépenses sont à l'état brouillon ou rejeté. Quand les dépenses sont en cours d'approbation ou archivées, la réconciliation ne se fait pas.

Les dépenses sont aussi disponibles sur l’onglet Administrateur depuis la liste des transactions.

Des filtres sont ajoutés sur cette interface pour permettre à l’administrateur de trouver facilement des transactions en fonction du nom de l’employé, de la date de la transaction ou encore en fonction de l’état.

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