Ajouter une indemnité de voyage
Mis à jour
Une indemnité de voyage est une allocation journalière que les entreprises accordent pour couvrir les frais de subsistance lors d’un déplacement professionnel.
Chez Expensya, l’indemnité de voyage calcule automatiquement le montant journalier. Elle vous permet de déclarer vos frais de déplacement en une seule dépense, sans avoir à ajouter plusieurs justificatifs pour chaque type de frais.
Le montant calculé dépend des détails de votre déplacement, notamment les destinations, les dates et heures de voyage, ainsi que des règles d’indemnité de voyage définies par votre entreprise, généralement basées sur les réglementations nationales.
Comment ajouter une indemnité de voyage?
Pour ajouter une indemnité de voyage, suivez ces étapes :
- Accédez à l’onglet Dépenses.
- Cliquez sur Ajouter, puis sélectionnez Indemnités de voyage.
- Renseignez les informations de votre déplacement :
- Le but de votre voyage – décrivez la raison de votre déplacement.
- Adresse de départ – saisissez l’adresse de départ.
- Date et heure de départ – sélectionnez la date et l’heure de départ.
- Destination – saisissez l’adresse de destination.
- Date et heure d’arrivée – sélectionnez la date et l’heure d’arrivée à destination.
- Adresse de retour – par défaut, elle correspond à l’adresse de départ et ne peut pas être modifiée. Si votre administrateur autorise la modification, vous pouvez la mettre à jour pour refléter le lieu réel de retour.
- Date et heure de retour – sélectionnez la date et l’heure de retour.
- Pour ajouter une autre destination, cliquez sur Ajouter une destination, puis renseignez les informations correspondantes.
- Cliquez sur Suivant pour continuer.
- La liste des allocations et les montants calculés s’affichent pour chaque jour de votre déplacement. Vérifiez la sélection et ajustez les allocations si nécessaire. Vous pouvez modifier chaque journée individuellement.
- Cliquez sur Sauvegarder. L’indemnité de voyage apparaît dans votre liste de dépenses avec le statut À vérifier.
Comment soumettre une indemnité de voyage pour approbation
Une fois l’indemnité de voyage créée, elle apparaît dans votre liste de dépenses avec le statut À vérifier.
Pour changer le statut de À vérifier à À soumettre, suivez ces étapes :
- Cliquez sur l’indemnité de voyage pour l’ouvrir.
- Vérifiez les informations. Vous pouvez mettre à jour des champs comme la Raison du voyage, Votre itinéraire, Date de création ou Moyen de paiement , ou conserver les valeurs existantes. Vous pouvez également mettre à jour les indemnités journalières et ajouter des justificatifs si nécessaire.
- Cliquez sur Sauvegarder, même si vous n’apportez aucune modification. Cela confirme que vous avez vérifié l’indemnité de voyage et met à jour son statut en À soumettre.
- Vous pouvez désormais soumettre l’indemnité de voyage pour approbation.
