Comment le client récupère ses données suite à l’archivage
En cas de contrôle de l’URSSAF, le client est amené à présenter les justificatifs des dépenses datant de jusqu’à 6 ans, conformément à l'article L243-16 du Code de la sécurité sociale.
L’extraction des données de reçus numérisés répond à 2 scénarios et prend en compte l’offre d’archivage à valeur probante choisie par le client (Expensya-Arkhineo ou Expensya-Vault).
- Cas 1 : Le client a toujours un contrat actif avec Expensya
- Cas 2 : Le client n’a plus de contrat actif avec Expensya mais a toujours accès aux reçus qui ont été archivés il y a moins de 6 ans, 10 ans ou 11 ans selon l’option d’archivage choisie.
Cas 1 : Le client a toujours un contrat actif avec Expensya
Pour cela, le client peut exporter ses dépenses avec leurs justificatifs directement depuis Expensya sous différents formats (CSV, ...) et les présenter au contrôleur de l’URSSAF avec les identifiants qu’il doit récupérer depuis son compte Expensya.
Expensya met à la disposition du client une interface lui permettant, en toute autonomie, de restituer tout document numérique dans le stockage Expensya :
- S’identifier en tant qu’utilisateur administrateur
- Se rendre sur l'onglet “Administration”, puis le volet “Dépenses et demandes” et enfin cliquer sur le sous menu “Dépenses”
- Utiliser les filtres par période, par salarié et par statut de dépense
- Utiliser le bouton exporter pour extraire tous les documents numériques
Si lors d'un contrôle, une preuve d'authenticité des documents numériques est demandée, la procédure diffère selon l'offre d'archivage activée sur le compte Expensya:
- Si le client dispose de l’offre d’archivage à valeur probante Expensya Vault
Le client peut obtenir la preuve d'authenticité des documents numériques directement depuis la solution, selon la captures d'écran ci-dessous:
- Si le client dispose de l’offre d’archivage à valeur probante Expensya-Arkhineo
La demande de délivrance des documents authentiques est gratuite auprès d'Expensya une fois par année d'abonnement. Toute demande supplémentaire dans l'année fera l'objet d'un devis.
Cas 2 : Le client n’a plus de contrat actif avec Expensya mais a toujours accès aux reçus qui ont été archivés il y a moins de 6 ans, 10 ans ou même 11 ans selon l’option d’archivage choisie.
En effet, à la suite de l’expiration du contrat Expensya, une notification par mail sera envoyée à tous les administrateurs du compte, les informant que leurs données vont être effacées 90 jours après et qu’ils devraient les récupérer.
À la demande d'une preuve d'authenticité des documents numériques, selon l'offre d'archivage, il existe deux méthodes:
- Si le client dispose de l’offre d’archivage à valeur probante Expensya Vault
La demande de restitution devra se faire par lettre recommandée avec accusé de réception adressée à Expensya en précisant les éléments d’identification (identifiant du client, période des dépenses effectuées et nom de l’utilisateur actif).
La restitution susvisée sera effectuée sur tout support électronique ou optique approprié par Expensya.
- Si le client dispose de l’offre d’archivage à valeur probante Expensya-Arkhineo
Malgré la suppression du compte au bout de 90 jours, toutefois, les documents numériques restent conservés chez Arkhinéo jusqu'à leur fin de conservation convenue ( 6 ou 11 ans selon l'offre choisie par le client).
La demande de restitution peut se faire aussi par lettre recommandée avec accusé de réception adressée à Arkhineo en précisant les éléments d’identification (identifiant du client, période des dépenses effectuées et nom de l’utilisateur actif). La restitution se fait sur un support électronique ou optique approprié, par Arkhineo auprès du client.
Arkhinéo demandera les justificatifs afin de vérifier l'identité du client et pourra exiger du client la création d’un compte payant chez eux afin de pouvoir récupérer ses données.
Les identifiants Arkhinéo sont disponibles au niveau de l’onglet Administration >> sous le menu Paramètres globaux >> Comptabilité >> Archivage à valeur probante.
La preuve d’authenticité qui est stockée auprès de Arkhineo est composée de :
- La version numérique du document.
- L’horodatage (heure de numérisation à la seconde près) du document numérique.
- Une signature électronique.
