Comment le client récupère ses données suite à l’archivage

Imen Habouria Mis à jour par Imen Habouria

En cas de contrôle de l’URSSAF, le client est amené à présenter les justificatifs des dépenses datant de jusqu’à 6 ans, conformément à l'article L243-16 du Code de la sécurité sociale.

L’extraction des données de reçus numérisés répond à 2 scénarios et prend en compte l’offre d’archivage à valeur probante choisie par le client (Expensya-CDC ou Expensya-Vault).

  • Cas 1 : Le client a toujours un contrat actif avec Expensya
  • Cas 2 : Le client n’a plus de contrat actif avec Expensya mais a toujours accès aux reçus qui ont été archivés il y a moins de 6 ans, 10 ans ou 11 ans selon l’option d’archivage choisie.

Cas 1 : Le client a toujours un contrat actif avec Expensya

Pour cela, le client peut exporter ses dépenses avec leurs justificatifs directement depuis Expensya sous différents formats (CSV, ...) et les présenter au contrôleur de l’URSSAF avec les identifiants qu’il doit récupérer depuis son compte Expensya.

Expensya met à la disposition du client une interface lui permettant, en toute autonomie, de restituer tout document numérique dans le stockage Expensya :

  1. S’identifier en tant qu’utilisateur administrateur
  2. Se rendre sur l'onglet “Administration”, puis le volet “Dépenses et demandes” et enfin cliquez sur le sous menu “Dépenses”
  3. Utiliser les filtres par période, par salarié et par statut de dépense,
  4. Utiliser le bouton exporter pour extraire tous les documents numériques

Expensya permet à son client d'avoir toujours accès à son compte et de récupérer ses archives via sa plateforme web jusqu'à la suppression de son compte qui aura lieu 90 jours après l'arrêt de son contrat.

Si le client a choisi l’offre d’archivage à valeur probante Expensya-CDC, il peut aussi choisir de récupérer directement les données depuis son coffre-fort d’archivage Expensya-CDC.

La demande de restitution peut se faire aussi par lettre recommandée avec accusé de réception adressée à CDC Arkhineo en précisant les éléments d’identification (identifiant du client, période des dépenses effectuées et nom de l’utilisateur actif). La restitution se fait sur un support électronique ou optique approprié, par CDC Arkhineo auprès du client. Chaque première demande par année d’abonnement est gratuite. Toute demande supplémentaire dans l’année fera l’objet d’un devis.

Les identifiants CDC Arkhinéo sont disponibles au niveau de l’onglet Administration >> sous le menu Paramètres globaux >> Comptabilité >> Archivage à valeur probante.

Cas 2 : Le client n’a plus de contrat actif avec Expensya mais a toujours accès aux reçus qui ont été archivés il y a moins de 6 ans, 10 ans ou même 11 ans selon l’option d’archivage choisie.

En effet, à la suite de l’expiration du contrat Expensya, une notification par mail sera envoyée à tous les administrateurs du compte, les informant que leurs données vont être effacées 90 jours après et qu’ils devraient les récupérer. Dans le cas d’une offre Expensya-CDC, le partenaire CDC-Arkhineo pourra exiger du client la création d’un compte payant chez eux afin de pouvoir récupérer ses données.

Fournir une preuve d’authenticité du reçu numérisé

A la demande du contrôleur URSSAF, le client doit pouvoir fournir une preuve d'authenticité des documents numériques.

Pour l’offre Expensya-Vault, la preuve d’authenticité est récupérable directement depuis Expensya en cliquant sur la dépense comme suit :

Pour l’offre Expensya-CDC, la preuve d’authenticité est stockée auprès de CDC-Arkhineo, et est composée de :

  • La version numérique du document.
  • L’horodatage (heure de numérisation à la seconde près) du document numérique.
  • Une signature électronique.

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