¿Cómo pueden los clientes recuperar datos después del archivado?
De acuerdo con el artículo L243-16 del Código de Seguridad Social, y en caso de una inspección de la URSSAF, los clientes están obligados a presentar pruebas de gastos de hasta 6 años atrás.La extracción de datos de los recibos escaneados se refiere a 2 escenarios diferentes y tiene en cuenta la opción de archivado de valor probatorio elegida por el cliente (Expensya-Arkhineo o Expensya-Vault).
Escenario 1: El cliente aún tiene un contrato activo con Expensya
En este caso, el cliente puede exportar sus gastos y documentos justificativos directamente desde Expensya en diferentes formatos (CSV, etc.). Luego pueden ser presentados al inspector de la URSSAF con los identificadores recuperados de su cuenta de Expensya.Expensya proporciona a los clientes una interfaz que les permite restaurar de forma independiente cualquier documento digital almacenado en Expensya:
- Inicia sesión como administrador.
- Ve a la pestaña "Admin" y luego a la sección "Gastos y solicitudes". Haz clic en el submenú "Lista de gastos".
- Pueden seleccionarse diferentes filtros, por ejemplo, por periodo, empleado y estado del gasto.
- Para extraer todos los documentos digitales, usa el botón de exportación.
Si se solicita prueba de autenticidad de los documentos digitales durante una inspección, el procedimiento difiere dependiendo de la oferta de archivado activada en la cuenta de Expensya:
- Si el cliente tiene la oferta de archivado de valor probatorio Expensya Vault
El cliente puede obtener pruebas de autenticidad de los documentos digitales directamente desde la solución, tal como se muestra en las capturas de pantalla a continuación:
- Si el cliente tiene la oferta de archivado de valor probatorio Expensya-Arkhineo
La solicitud de emisión de documentos auténticos es gratuita desde Expensya una vez por año de suscripción. Cualquier solicitud posterior durante el mismo año estará sujeta a una cotización.
Escenario 2: El cliente ya no tiene un contrato activo con Expensya pero aún tiene acceso a recibos que fueron archivados hace menos de 6, 10 o 11 años (dependiendo de la opción de archivado escogida).
Tras la expiración de un contrato de Expensya, se enviará una notificación por correo electrónico a todos los administradores de cuenta, informándoles de que sus datos serán eliminados después de 90 días y que deben tomar las medidas apropiadas para recuperar los datos almacenados.
Existen dos métodos para solicitar pruebas de autenticidad de los documentos digitales, dependiendo de la oferta de archivado:
Si el cliente tiene la oferta de archivado de valor probatorio Expensya Vault
Las solicitudes de devolución deben hacerse mediante carta certificada (con acuse de recibo). Esta debe estar dirigida a Expensya y debe detallar la siguiente información de identificación: identificador del cliente, periodo de gasto y el nombre del usuario activo.La mencionada solicitud de devolución será llevada a cabo por Expensya usando cualquier medio electrónico u óptico apropiado.
Si el cliente tiene la oferta de archivado de valor probatorio Expensya-Arkhineo
A pesar de la eliminación de la cuenta después de 90 días, los documentos digitales permanecerán en Arkhineo hasta su fecha de finalización de almacenamiento acordada (6 o 11 años dependiendo de la oferta escogida por el cliente).
Las solicitudes de devolución también pueden hacerse mediante carta certificada (con acuse de recibo). Esta debe estar dirigida a Arkhineo y debe detallar la siguiente información: identificador del cliente, periodo de gasto y el nombre del usuario activo. Las devoluciones de documentos son hechas por Arkhineo usando un medio electrónico u óptico apropiado y serán enviadas directamente al cliente.
Arkhineo solicitará documentos justificativos para verificar la identidad del cliente y puede requerir que el cliente cree una cuenta de pago con ellos para poder recuperar sus datos.Los identificadores de
Arkhineo están disponibles en la pestaña Administración >> bajo el menú Configuración global >> Contabilidad >> Archivado con valor probatorio.
La prueba de autenticidad que se almacena con Arkhineo consiste en:
- La versión digital del documento.
- La marca de tiempo (hora de digitalización al segundo más cercano) del documento digital.
- Una firma electrónica.
