Comment les managers peuvent utiliser les alertes d'Expensya pour renforcer la conformité et prévenir les anomalies?

Mis à jour 3/10/2024 par Rim Ferchichi

Les alertes et notifications jouent un rôle crucial dans la détection des anomalies et dans le maintien de la conformité aux politiques internes lors du processus de gestion des notes de frais.

Découvrons comment ces fonctionnalités offrent un contrôle accru, préviennent les irrégularités et optimisent la gestion des dépenses.

1. Alertes sur la politique de dépense

Expensya affiche une alerte lorsqu'une note de frais enfreint la politique de frais de l’entreprise.

Si l'employé envoie la note en ignorant l'alerte, celle-ci sera visible pour l'approbateur de la note.

Lorsque l'approbateur approuve une note de frais sans l'ouvrir pour examiner les dépenses, et qu'il y a au moins une dépense non-conforme à la politique de frais, un message d'alerte peut être affiché pour avertir l'approbateur.

2. Alerte en cas de doublon

Une alerte s'affiche pour l'employé lorsqu'un doublon est détecté.

Si la note est envoyée pour approbation, une alerte est également générée pour l'approbateur.

Expensya détecte également les doublons entre différents salariés, émettant une alerte en conséquence.

3. Alerte de conformité du reçu

Expensya permet de vérifier la qualité de l'image et affiche un avertissement dans la liste des dépenses. Un avertissement est également envoyé à l'employé et à l'approbateur si la qualité de l'image est insuffisante, par exemple, si elle est floue.

Veuillez noter que cette fonctionnalité peut être activée sur demande auprès de l'équipe Support.

Notre système de reconnaissance intelligente (OCR), basé sur le machine learning, s'améliore avec chaque utilisation. Bien qu'il puisse parfois générer des alertes pour des reçus conformes, la fréquence d'utilisation du même type de reçu permet à l'OCR de le reconnaître correctement sans alerte ultérieure. Votre expérience s'affine à mesure que le système apprend.

4. Alerte de suspicion de fraude sur le reçu

Expensya vérifie l'image du reçu et affiche un avertissement dans la liste des dépenses et dans la dépense elle-même, exclusivement pour l'approbateur en cas de suspicion d'altération de l'image.

Cette fonctionnalité est activable sur demande auprès de l'équipe Support et est disponible uniquement sur la plateforme web.

5. Alerte en cas d’ajout de fichiers

Expensya génère une alerte lorsque des fichiers sont ajoutés en plus du justificatif de note de frais.

6. Alerte en cas de modification des champs

Expensya émet une alerte en cas de modification à la hausse d'un nombre impactant (par exemple, nombre de kilomètres, montant de la dépense, taux de conversion de la devise).

De plus, une alerte de couleur s'affiche lorsque le taux de TVA n'est pas conforme au montant de la dépense.

Example 1:

Dans le cas ou la dépense est ajoutée à l'aide de la reconnaissance intelligente (OCR) et que l'employé augmente manuellement les nombres détectés, une alerte s'affiche comme suit:

Example 2:

Lorsque l'employé ajoute un frais kilométrique et augmente manuellement la distance calculée, une alerte s'affiche sur la dépense comme suit: